dijous, 29 d’agost de 2013

Els riscos de la mala qualitat de les dades [1]

El passat mes de juny vàrem plantejar la necessitat de disposar de dades de qualitat quan parlem de grans conceptes com Big Data o Open Data. De res servirà "obrir" i disposar de "grans quantitats" de dades, si aquestes no són de qualitat i si no es mostren amb qualitat. Un exemple senzill aparegut fa uns dies. El col·lectiu Anonymous s'ha vantat de publicar en obert i sense cap censura els documents que demostrarien la implicació de destacats dirigents del PP en trames de narcotràfic. Bé, cap trascendència, ni cap força ha tingut la filtració, a diferència del revolt que va suposar la publicació de les anomenades #cuentasdelPP durant el mes de juny. Hi ha una diferència substancial entre els #OpSecretFiles2 i les #cuentasdelPP: la qualitat de la presentació organitzada de la documentació i, de retruc, la qualitat de les pròpìes dades. 

En una esfera més institucional, i sense haver de recórrer a exemples provinents de col·lectius de hackers (que hi estiguem d'acord o no en la seva filosofia, fan accions en favor d'una transparència pura, que seria de desitjar en moltes organitzacions públiques), convé advertir dels riscos que pot suposar oferir en portals de transparència o en portals de dades obertes, dades de baixa, poca o inexacta qualitat. La manca de qualitat prové de diferents aspectes, però pensem que es poden sintetitzar en: una mala compil·lació, una mala supervisió, una mala gestió i una mala preservació.

Victoria L. Lemieux ha estudiat com afrontar la gestió dels riscos dels documents d’arxiu i de la informació. En primer lloc defineix la gestió dels riscos com un procés sistemàtic configurat a partir d’un conjunt d’accions deliberades orientat a l’identificació i el control del risc. Un procés que ha de ser proactiu, que ha de disposar d’alguna eina que li proporcioni suport i que permeti la prevenció de la pèrdua d’oportunitats en l’implementació d’operacions d’una organització.[1]

El risc, es definitiva, s’entén com un element, esdeveniment o acció que encara no ha succeït, però que existeix una probabilitat alta que es produeixi. El risc, a més, provocarà una conseqüència o impacte després que s’hagi produït. Per determinar el grau de probabilitat i el grau de l’impacte cal emprendre iniciatives de cara a evitar-lo. La probabilitat de risc, doncs, és sempre existent. Per tant, cal gestionar-lo perquè no es produeixi o el seu impacte sigui raonablement acceptat per l’organització.

Podem classificar el risc de les organitzacions des de diferents prespectives:

Risc estratègic: és aquell risc que pot afectar la direcció i la pròpia supervivència de l’ens.
Risc financer o de negoci: és el risc que la viabilitat financera de l’organització es vegi afectada per algun problema.
Risc de programa: és el risc que les iniciatives fallin o que els beneficis esperats no es materialitzin.
Risc operacional: és el risc que qualsevol aspecte de les operacions de negoci d’una organització pugui fallar.
Risc tecnològic: és el risc que qualsevol iniciativa orientada a introduir nova tecnologia en l’organització acabi fallant.

El risc derivat d’una mala gestió dels documents electrònics també ha de ser avaluat en funció del risc bàsic que pot provocar a les organitzacions. Cert és que en un ajuntament, el risc estratègic que perjudiqui la supervivència de l’ens és més difícil que es produeixi. Però, també és cert, com va demostrar el famós cas ENRON de l’any 2001, que una gestió pèssima de la documentació electrònica pot acabar liquidant aquelles empreses que no hagin pres mesures per a impedir-ho.[2]

En el cas d’un ajuntament, una mala gestió documental i una mala preservació dels documents sí representa riscos econòmics i financers avaluables. Un cas paradigmàtic de mala gestió que implica, no riscos, sinó pèrdues reals en un ajuntament és el de conservar uns documents electrònics que han estat eliminats en la seva versió en paper perquè formen part d’una sèrie avaluada com d’eliminació als 5 anys. La impossibilitat de dissociar dels sistemes els documents electrònics eliminables, fa que haguem de perdre diners mantenint-los innecessàriament. A això, cal sumar-hi la despesa que implica la destrucció del paper generat per a la gestió del mateix procediment. El cost de retenció a l’interior dels repositoris i el cost d’eliminació no són recuperables.

Riscos operacionals es produeixen quan documents electrònics amb dades que servirien a altres procediments no necessàriament vinculats al primer que els ha creat, no es vinculen a l’interior dels sistemes. Imaginem la sol·licitud d’una escriptura que digitalitzem per a justificar una plusvàlua, la qual serviria per calcular alguna dada cadastral. La no vinculació del document digitalitzat a l’interior dels sistemes, farà que el departament de cadastre perdi temps operacional en sol·licitar una altra còpia de la mateixa escriptura. Dues escriptures idèntiques, igualment digitalitzades (i una còpia en paper, per si de cas), duplicades a l’interior dels sistemes informàtics. Tot plegat implica despeses econòmiques de retenció i d’eliminació a posteriori.

Els sistemes informàtics de molts ajuntaments solen estar compostos de solucions tecnològiques estratificades, és a dir, acumulades i encaixades al llarg del temps. Coincideixen solucions tecnològiques obsoletes, actives però deficients, productes fets a mida i productes propis. Aquesta amalgama produïda a còpia d’anys provoca que qualsevol nova solució pugui generar greus problemes en el moment en què s’implanta. O en el millor dels casos, no s’implanta a temps o es posposa sine die, perquè hi ha seriosos riscos de colapse en els sistemes. Tot plegat provoca situacions complexes i de solució difícil. Els riscos tecnològics hi són diàriament i la majoria són producte d’una mala planificació inicial.

Riscos relacionats amb l’autenticitat i la integritat dels documents administratius, no previstos des de la prespectiva empresarial i no contemplats per Lemieux, existeixen des del moment que els documents es produeixen. Miquel Casademont i Montserrat Canela n’han individuat alguns:[3]

-  L’autenticitat d’un document pot quedar compromesa des del moment que el seu productor o el seu receptor decideixin no guardar-lo o alterar-lo abans de fer-ho.
-     Extreure documents per al seu ingrés en un Sistema d’Arxiu pot implicar la pèrdua dels vincles existents entre diferents documents a l’interior del sistema. Els documents que passen al Sistema d’Arxiu perden part del seu context necessari per a la seva comprensió i descripció.
-    Qualsevol intervenció dirigida a garantir la legibilitat dels documents electrònics a llarg termini depèn d’un programari addicional. L’única transferència que no pateix aquest risc és la transferència entre suports. El risc, en aquest segon cas, és el de la resistència al pas del temps del propi suport.
Les còpies que es serveixen des d’un Sistema d’Arxiu per a la seva consulta, es posen en perill de modificació un cop surten del sistema. Les còpies, que haurien de ser autèntiques, són febles.



[1]. Lemieux, Victoria L. Managing risks for records and information. ARMA International, 2004, 94p.
[2]. Serra, Jordi. “Informe sobre el tercer DLM-Forum on Electronic Records (Barcelona, 6-8 de maig de 2002”, a BiD, núm.8, juny 2002. Diu l’autor: “el cas recent de l'empresa Enron, on l'existència d'un sistema de gestió documental, unit a la no-aplicació d'aquest sistema, ha esdevingut un argument legal en contra de la mateixa empresa, ha estat una segona veu d'alarma sobre la necessitat, no solament de garantir la conservació dels documents, sinó també de gestionar-los correctament.”
[3]. Canela, Montserrat; Casademont, Miquel. “La funció arxius avui: el miratge de la cruïlla” a Lligall, núm. 26, 2007, p.29-30. 

dissabte, 24 d’agost de 2013

Más sobre los papeles de Bárcenas: documentos auténticos y gestión documental espantosa

Desde el mes de febrero pasado en que estalló el caso de los "Papeles de Bárcenas" no habíamos aportado ninguna otra interpretación desde este blog. Nos quedó claro ya en ese momento que los documentos parecían claramente atribuibles a Luís Bárcenas, previo estudio caligráfico, que demostrara, analizando los originales de los papeles, y no solamente las copias que entonces se difundieron, que eran de su puño y letra. En febrero el problema estaba en que no se estaban valorando originales, sino solamente copias. Y para ser exactos copias digitales de fotocopias en papel en manos de el diario El País. La clave estaba en poder acceder a los originales y validar su forma, su contexto y, a continuación, su contenido.

Durante los meses de febrero y junio, se analizan las copias digitales de las fotocopias y la presunta veracidad de su contenido. Todo el análisis, y muchos más indicios, llevan a encarcelar a Luís Bárcenas a finales de junio. Es entonces cuando el ex-tesorero mueva pieza y habla con el director Pedro J. Ramírez, director de El Mundo, y dice disponer de los originales de los documentos publicados en febrero. El día 9 de julio el diario El Mundo publica los originales y el dia 11, su director, los deposita ante el juez Pablo Ruz. Y efectivamente, en declaración del propio Luís Bárcenas, del 15 de julio, se certifica que eran obra de su puño y letra. El caso entra en otra dimensión y todo se precipita. 

Los documentos ya habían sido analizados caligráficamente. Muchos calígrafos presentan sus conclusiones durante este periodo: Enrique Juan Madruga, Susana MartínLuís Alamancos Pampín, Francisco Javier Huerta Muñoz, Carlos Belda, Tomás Alonso de Corcuera. Todos coinciden en que sí, la escritura es de Luís Bárcenas. Pero son los calígrafos policiales los que concretan esta certeza, al menos por lo que respecta a los documentos en fotocopia. El juez Ruz una vez aparecidos los originales solicitó estudios caligráficos adicionales que no han trascendido, pero que no aportarian incongruencias demasiado significativas con la opinión de los expertos. Bueno, algun experto sí se pasó de listo como el matemático Miguel Lacruz Martín, de la Universidad de Sevilla, que apelando a la Ley de Benford, sostuvo durante el mes de febrero que los documentos eran totalmente falsos. El diario ABC quién lo publicó dio credibilidad a este informe. No sabemos que debe pensar este ilustre matemático actualmente. Cierto será que Bárcenas igual no sabe mucho de matemáticas, pero está claro que Lacruz poco sabe de contabilidad.


















El resultado del análisis es que los documentos son auténticos, es decir, son de quién dicen que son, y son lo que dicen ser. Auténticos diplomáticamente, está claro. Pero su contenido ¿obedece a la verdad? ¿Hay verdad o verdades en los distintos asientos redactados por Luís Bárcenas, firmados por Luís Bárcenas, e incluso en algunos momentos por otro ex-tesorero del PP, Álvaro Lapuerta? Ahí está la causa en fecha actual. Durante el mes de agosto los ex-secretarios del PP han sido interrogados por el juez Ruz, y todos ellos han negado que los asientos fuesen verdad y que ellos tuvieran conocimiento de su existencia. Incluso han confirmado que los asientos en que aparecen sus nombres, Javier Arenas, Francisco Álvarez-Cascos y Maria Dolores de Cospedal, sean ciertos y obedezcan a verdad. No les consta, ni reconocen ningún ingreso de los descritos en los papeles.

Podemos seguir una cronología muy precisa de todo lo ocurrido desde el 16 de enero al 13 de agosto en una página web de RTVE (!)  El diario El País y el diario El Mundo continuan trabajando con la documentación y analizando con mucho detalle su contenido.

A día de hoy, y desde el punto de vista diplomático, podemos afirmar que:

Los documentos son ciertos

Los documentos son ciertos, existen, son auténticos, pero su contenido no puede ser comprobado como verdad por las circunstancias que describimos a continuación.

a) Los asientos no han sido nunca validados ni certificados de modo oficial. 

b) La única validación es fruto de una convención procedimental, la de consignar mediante firma autógrafa un punto y a parte en la relación de asientos realizada por Luís Bárcenas y, alguna vez, por Álvaro Lapuerta. La práctica es reconocible como actuación procedimentada, pero no como actuación oficialmente procedimentada. Lo único, y no es un punto menor, que certifica esta firma es la necesidad de control y de verificación por parte de los dos ex-tesoreros, a la vez que demuestra que no se trata de información compilada aleatoriamente sino fruto de una sistemática y un procedimiento. Insistimos, aun así, no se trata de una validación certificable, puesto que nadie más, a parte de los ex-tesoreros, podría diligenciar estos papeles. Esto nos situa ante la duda sobre la verdad sobre cada unos de estos asientos.

c) El cotejo entre la certeza de los asientos y su posibles protagonistas, mediante el testimonio de estos, ha generado confirmaciones de verdad y no reconocimientos. El País publicó el 16 de agosto la acreditación del juez Ruz de 55 apuntes de la contabilidad entregada por Luís Bárcenas. En total se habla de 1'7 millones de euros en pagos comprobados y verdaderos ante los 6'7 millones de euros, entre abril de 1990 y diciembre de 2008. Un 25% de verdad ante un 75% no comprobable o negado por parte de sus presuntos perceptores. No es tarea fácil, antendiendo que de momento solo se han verificado como ciertos totalmente 55 de los 452 asientos de los papeles. Hablamos pues de un 12% de asientos verdaderos y certificados.

d) La tarea es ardua y está en manos del juez Ruz, por una parte, y de la opinión pública, en las manos de la prensa nacional, en este caso El País y El Mundo. Ante el necesario secretismo y silencio de la autoridad judicial, se impone la necesidad de informar por part de la prensa y el deseo ciudadano de saber verdad y dilucidar si hay o no hay delito detrás de los papeles de Bárcenas. Estos documentos son usados por la prensa, por los partidos políticos y por los mismos ciudadanos para crear y defensar sus propias verdades y para crear situaciones de duda que permitan obtener distintos objetivos. Los documentos y la literalidad de su contenido son usados de modo partidista y sin científicidad, creando situaciones de desgaste y incertidumbre.

e) A la contabilidad, hay que añadir pequeñas notas manuscritas pero firmadas, por tanto con valor de validación de lo escrito, que también fueron aportadas al juez Ruz por parte de Pedro J. Ramírez. En estas notas aparecían pagos a Mariano Rajoy, Francisco Álvarez-Cascos, Federico Trillo, entre otros. Esta documentación también fuer validada como auténtica por el propio Luís Bárcenas y sigue el patrón de texto manuscrito, en este caso no procedimentado, aleatorio, espontáneo, y producido a efectos de autocontrol de el dinero gestionado por el ex-tesorero. Parecerían notas para su posterior sistematización el la contabilidad.





















f) E igualmente ciertos son los SMS intercambiados entre Luís Bárcenas y Mariano Rajoy publicados también por El Mundo y otra prensa para demostrar que la relación entre el ex-tesorero y el actual presidente del Gobierno se sostuvo incluso después de haberse publicado los primeros papeles de Bárcenas a inicios del mes de febrero. Estos SMS han sido aceptados como ciertos tanto por Luís Bárcenas como por el mismo Mariano Rajoy, dando, con su testimonio, verosimilitud al documento-mensaje electrónico como a su contenido.


Una gestión de los documentos espantosa

Objetivamente, y desde un punto de vista archivístico, la gestión de estos documentos es espantosa. Al menos por lo que respecta a los documentos publicados por la prensa. Donde encontrar sus reproducciones con facilidad? Como verificar su completitud? Como reutilizarlos? 

a) La gestión de los documentos realizada por la prensa es voluntariamente orientada al producto, no al reencuentro de la documentación. La prensa usa el contenido de los documentos a su merced y a sus objetivos, publica parcialmente la reproducción de los documentos, con el paso de los meses se complica cada vez más reencontrarlos y que cada uno juzgue por si mismo. Los tags utilizados en los dos portales más activos de El País y El Mundo a veces reconducen a las mismas páginas y no se avanza. Muy difícil es tener un control completo de la situación. Como ya hemos dicho anteriormente, la página web de RTVE parece ser la guia más segura para reseguir los diferentes hechos. En este sentido también es importante recordar que a la vez que El País y El Mundo utilizan la información para generar dudas y crear incertidumbre sobre el ex-tesorero y sus presuntos perceptores, el diario ABC y La Razón, utilizan la poca información que publican para inculpar solamente a Luís Bárcenas, probando de dejar incólumes a los perceptores, sobretodo a los de más pedigrí. La gestión de los documentos es, pues, orientada a producto y objetivo. No hay una gestión aséptica de los documentos.

b) La solución de reencontrar los documentos buscando por imágenes en los navegadores es compleja. Aparecen todas las imágenes a la vez, repetidas, rereproducidas, retocadas, incompletas, sin citar su origen. Es difícil saber la totalidad de documentos que la prensa, en todos sus portales, ha acabado publicando. No se puede recuperar pues toda la información necesaria para emitir juicios científicos y justos sobre estos documentos.

c) Se presupone que el juez Ruz y los gestores de documentos del juzgado de instrucción número 5 de la Audiencia Nacional están realizando una gestión mucho más aséptica y profesional de estos papeles. La explotación de la información por un lado. La verificación de la autenticidad de los documentos por otro. Y la capacidad de reutilizar y rendir accesibles cada uno de ellos mediante una estructuración archivística adequada y una descripción mejor. La configuración de los expedientes debiera ser apropiada. Se presupone pues, este trabajo de reordenación, que permitirá en su momento su relectura y reutilización. Lástima que esta buena práctica no trascienda del trabajo en el juzgado y que el ciudadano no sepa qué es lo que hay realmente. El secreto de sumario, la protección de los inculpados, la táctica jurídica, el trabajo de abogados y fiscales, ... todo ello queda en pocas manos. Lástima que estos documentos originales no aparezcan reproducidos en algún momento por parte de Anonymus o cualquier otro grupo de hackers como ya hicieron con las #cuentasdelPP el dia 7 de julio. Los dos sites que difundieros estos documentos ya no están en funcionamientos: anonyourvoice y pastebin. La iniciativa ciudadana acabó creando un portal llamado Cuentas Claras, para la explotación de todos los datos presentados en estas cuentas. Pero por lo visto no tuvo demasiada continuidad.

d) Así pues, ante la falta de claridad por parte de la prensa, y la falta de transparencia (en atención a la presunción de inocencia, a la necesidad de juicio justo, a la no contaminación de pruebas, y en aras a certificar la solidez del procedimiento judicial), los ciudadanos no podemos analizar esta documentación en toda su amplitud. O al menos, en la amplitud de aquello conocido y ya presentado ante el juez. En esta situación se confrontan la seguridad del sistema y el procedimiento judicial, y la necesidad democrática de conocimiento para rendir cuentas de la ciudadanía. Siempre hay tensión entre estos dos elementos. Lo que demuestra todo esto, al menos desde el punto de vista archivístico, es que la gestión de los documentos de la prensa nada tiene que ver con la gestión de la archivística debería dar a estos documentos. Probablemente, una gestión más ordenada publicitada adecuadamente daría más criterio a la ciudadanía en su necesidad justa de conocimiento sobre la situación. Gestionar la desinformación es sumamente pernicioso y acaba creando monstruos.

Objetivo de los documentos: blanquear cuando y cuanto sea posible

Uno de los argumentos utilizados para desacreditar esta documentación fue en su principio la necesidad de poner por escrito, por tanto, de dejar registrado, una relación de fraudes. El argumento se hubiera sostenido si efectivamente fuese falso su contenido, pero de momento hay cierta verdad en los documentos. Y por otra parte podemos creer con certeza en la existencia de registros de la contabilidad ilegal, ya no solamente de el PP sino de tantas otras entidades, partidos políticos o empresas, que gestionan dinero negro. Una de las principales funciones de los documentos redactados por Bárcenas fue la de controlar todo aquel dinero que entraba de forma irregular con el fin de blanquearlo de la manera más rápida posible. Una función estrictamente coercitiva para con los perceptores del dinero es estrictamente simplista. No seria el primero ni el último que contabiliza el ingreso de dinero irregular en contabilidad aparte, la llamada contabilidad "B", para poder gestionarla de la mejor manera y saber, en todo momento, como y dónde debe ubicarla para: 

a) saber lo que se maneja, 

b) blanquearla mediante fraccionamiento de capital y redistribución de las fracciones entre personas o entidades bancarias, nacionales o internacionales. Ésta necesidad de control para la progresiva desaparición del rastro del blanqueo es importante ante el volumen del dinero que se estaba gestionando. La maniobra, además, pasa por hacerla mediante un proceso de documentación no normalizado o voluntariamente con aspecto de borrador o de anotaciones no oficiales. Se trata pues de un método voluntariamente seleccionado.