Vés al contingut principal

Els riscos de la mala qualitat de les dades [1]

El passat mes de juny vàrem plantejar la necessitat de disposar de dades de qualitat quan parlem de grans conceptes com Big Data o Open Data. De res servirà "obrir" i disposar de "grans quantitats" de dades, si aquestes no són de qualitat i si no es mostren amb qualitat. Un exemple senzill aparegut fa uns dies. El col·lectiu Anonymous s'ha vantat de publicar en obert i sense cap censura els documents que demostrarien la implicació de destacats dirigents del PP en trames de narcotràfic. Bé, cap trascendència, ni cap força ha tingut la filtració, a diferència del revolt que va suposar la publicació de les anomenades #cuentasdelPP durant el mes de juny. Hi ha una diferència substancial entre els #OpSecretFiles2 i les #cuentasdelPP: la qualitat de la presentació organitzada de la documentació i, de retruc, la qualitat de les pròpìes dades. 

En una esfera més institucional, i sense haver de recórrer a exemples provinents de col·lectius de hackers (que hi estiguem d'acord o no en la seva filosofia, fan accions en favor d'una transparència pura, que seria de desitjar en moltes organitzacions públiques), convé advertir dels riscos que pot suposar oferir en portals de transparència o en portals de dades obertes, dades de baixa, poca o inexacta qualitat. La manca de qualitat prové de diferents aspectes, però pensem que es poden sintetitzar en: una mala compil·lació, una mala supervisió, una mala gestió i una mala preservació.

Victoria L. Lemieux ha estudiat com afrontar la gestió dels riscos dels documents d’arxiu i de la informació. En primer lloc defineix la gestió dels riscos com un procés sistemàtic configurat a partir d’un conjunt d’accions deliberades orientat a l’identificació i el control del risc. Un procés que ha de ser proactiu, que ha de disposar d’alguna eina que li proporcioni suport i que permeti la prevenció de la pèrdua d’oportunitats en l’implementació d’operacions d’una organització.[1]

El risc, es definitiva, s’entén com un element, esdeveniment o acció que encara no ha succeït, però que existeix una probabilitat alta que es produeixi. El risc, a més, provocarà una conseqüència o impacte després que s’hagi produït. Per determinar el grau de probabilitat i el grau de l’impacte cal emprendre iniciatives de cara a evitar-lo. La probabilitat de risc, doncs, és sempre existent. Per tant, cal gestionar-lo perquè no es produeixi o el seu impacte sigui raonablement acceptat per l’organització.

Podem classificar el risc de les organitzacions des de diferents prespectives:

Risc estratègic: és aquell risc que pot afectar la direcció i la pròpia supervivència de l’ens.
Risc financer o de negoci: és el risc que la viabilitat financera de l’organització es vegi afectada per algun problema.
Risc de programa: és el risc que les iniciatives fallin o que els beneficis esperats no es materialitzin.
Risc operacional: és el risc que qualsevol aspecte de les operacions de negoci d’una organització pugui fallar.
Risc tecnològic: és el risc que qualsevol iniciativa orientada a introduir nova tecnologia en l’organització acabi fallant.

El risc derivat d’una mala gestió dels documents electrònics també ha de ser avaluat en funció del risc bàsic que pot provocar a les organitzacions. Cert és que en un ajuntament, el risc estratègic que perjudiqui la supervivència de l’ens és més difícil que es produeixi. Però, també és cert, com va demostrar el famós cas ENRON de l’any 2001, que una gestió pèssima de la documentació electrònica pot acabar liquidant aquelles empreses que no hagin pres mesures per a impedir-ho.[2]

En el cas d’un ajuntament, una mala gestió documental i una mala preservació dels documents sí representa riscos econòmics i financers avaluables. Un cas paradigmàtic de mala gestió que implica, no riscos, sinó pèrdues reals en un ajuntament és el de conservar uns documents electrònics que han estat eliminats en la seva versió en paper perquè formen part d’una sèrie avaluada com d’eliminació als 5 anys. La impossibilitat de dissociar dels sistemes els documents electrònics eliminables, fa que haguem de perdre diners mantenint-los innecessàriament. A això, cal sumar-hi la despesa que implica la destrucció del paper generat per a la gestió del mateix procediment. El cost de retenció a l’interior dels repositoris i el cost d’eliminació no són recuperables.

Riscos operacionals es produeixen quan documents electrònics amb dades que servirien a altres procediments no necessàriament vinculats al primer que els ha creat, no es vinculen a l’interior dels sistemes. Imaginem la sol·licitud d’una escriptura que digitalitzem per a justificar una plusvàlua, la qual serviria per calcular alguna dada cadastral. La no vinculació del document digitalitzat a l’interior dels sistemes, farà que el departament de cadastre perdi temps operacional en sol·licitar una altra còpia de la mateixa escriptura. Dues escriptures idèntiques, igualment digitalitzades (i una còpia en paper, per si de cas), duplicades a l’interior dels sistemes informàtics. Tot plegat implica despeses econòmiques de retenció i d’eliminació a posteriori.

Els sistemes informàtics de molts ajuntaments solen estar compostos de solucions tecnològiques estratificades, és a dir, acumulades i encaixades al llarg del temps. Coincideixen solucions tecnològiques obsoletes, actives però deficients, productes fets a mida i productes propis. Aquesta amalgama produïda a còpia d’anys provoca que qualsevol nova solució pugui generar greus problemes en el moment en què s’implanta. O en el millor dels casos, no s’implanta a temps o es posposa sine die, perquè hi ha seriosos riscos de colapse en els sistemes. Tot plegat provoca situacions complexes i de solució difícil. Els riscos tecnològics hi són diàriament i la majoria són producte d’una mala planificació inicial.

Riscos relacionats amb l’autenticitat i la integritat dels documents administratius, no previstos des de la prespectiva empresarial i no contemplats per Lemieux, existeixen des del moment que els documents es produeixen. Miquel Casademont i Montserrat Canela n’han individuat alguns:[3]

-  L’autenticitat d’un document pot quedar compromesa des del moment que el seu productor o el seu receptor decideixin no guardar-lo o alterar-lo abans de fer-ho.
-     Extreure documents per al seu ingrés en un Sistema d’Arxiu pot implicar la pèrdua dels vincles existents entre diferents documents a l’interior del sistema. Els documents que passen al Sistema d’Arxiu perden part del seu context necessari per a la seva comprensió i descripció.
-    Qualsevol intervenció dirigida a garantir la legibilitat dels documents electrònics a llarg termini depèn d’un programari addicional. L’única transferència que no pateix aquest risc és la transferència entre suports. El risc, en aquest segon cas, és el de la resistència al pas del temps del propi suport.
Les còpies que es serveixen des d’un Sistema d’Arxiu per a la seva consulta, es posen en perill de modificació un cop surten del sistema. Les còpies, que haurien de ser autèntiques, són febles.



[1]. Lemieux, Victoria L. Managing risks for records and information. ARMA International, 2004, 94p.
[2]. Serra, Jordi. “Informe sobre el tercer DLM-Forum on Electronic Records (Barcelona, 6-8 de maig de 2002”, a BiD, núm.8, juny 2002. Diu l’autor: “el cas recent de l'empresa Enron, on l'existència d'un sistema de gestió documental, unit a la no-aplicació d'aquest sistema, ha esdevingut un argument legal en contra de la mateixa empresa, ha estat una segona veu d'alarma sobre la necessitat, no solament de garantir la conservació dels documents, sinó també de gestionar-los correctament.”
[3]. Canela, Montserrat; Casademont, Miquel. “La funció arxius avui: el miratge de la cruïlla” a Lligall, núm. 26, 2007, p.29-30. 

Comentaris

Entrades populars d'aquest blog

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

Las unidades documentales no son entidades intelectuales vacías.Están cargadas de propiedades que las significan.Entendiendo unapropiedadcomo esa cualidad peculiar o característica, como aquel atributo esencial que identifica una entidad y la diferencia de otras, en el mundo de los documentos podemos hablar de tres tipologías concretas: las propiedades significativas, las esenciales y las legales.
Laspropiedades significativasson aquellas características formales que permiten la representación inteligible de un documento.Han sido definidas por Andrew Wilson como las características de un objeto digital que deben ser preservadas con el fin de asegurar la accesibilidad, la usabilidad y su comprensión permanente, así como su capacidad para ser aceptadas como evidencia de lo que representa y transmite el documento.La Diplomática, a las propiedades significativas, las ha llamado tradicionalmente características intrínsecas y extrínsecas, y en la actualidad también las llama forma física y f…

A la recerca del panellet autèntic!!

Quin és el panellet més autèntic? Quin és l'original? Aquesta és la petita recerca que hem realitzat durant aquesta setmana i que malauradament no donarà resposta al dubte més manifestat: de moniato o de patata? Aquest tema no té resposta, tants productors, tantes opinions. El que farem en aquest post és observar quines estratègies se segueixen per "vendre" com a autèntics i, per tant, com a millors, diferents autors de receptes de panellets. 
Ara us preguntareu? Què té a veure amb la Diplomàtica aquest assumpte? Si seguim escrupulosament la teoria no hi ha raons ni natura jurídica en una recepta de panellets. Tanmateix, sí que podem observar com s'utilitzen mecanismes propis dels documents de natura jurídica per dotar d'autoritat i de credibilitat aquestes propostes. L'autenticitat, entesa com a un valor de qualitat, obliga a utilitzar tots els mecanismes a l'abast i què millor que fer-ho amb les estratègies típiques dels documents de natura jurídica? P…

Evidencia, prueba y testimonio.

Una de las innovaciones de la traducción española de las ISO-30300 y 30301 es el uso extendido del concepto "evidencia", denostando los clásicos "prueba" o "testimonio". Es una consecuencia natural de la progresiva adopción de los conceptos anglosajones en el vocabulario de las ciencias de la información. Otra consecuencia es precisamente esta: incluir en las ciencias de la información, otras disciplinas que hasta hace poco años era auxiliares de la historia, como la diplomática o la misma archivística. Es una tendencia marcada por las necesidades de nuestra sociedad y no es imputable exclusivamente a exigencias de mercado. El caso pues, del concepto "evidencia" es una conquista más de esta nueva manera de ver las cosas. En ningún caso, nos parece mal.
Pero sí que es cierto que en las comunidades de uso con una larga tradición basada en el derecho romano (hablo de países europeos no anglosajones) la aparición del concepto "evidencia" …