divendres, 25 de maig de 2012

¿Por qué a los archiveros nos toca siempre redactar nuestros convenios?

¿Y por qué los archiveros no entendemos las leyes?¿Y por qué los diplomatistas son excelentes redactores de convenios? Preguntas curiosas que miraremos de responder. Los archiveros no entienden de leyes a no ser que tengan una sólida formación en Derecho. O es así, o su formación, preferentemente basada en estudios históricos, les impide una comprensión adecuada de las leyes. Esa incomprensión les impide interpretar correctamente los corpus legislativos, quedándose siempre con sensaciones de vacío ante las nuevas leyes. La prueba está en que siempre, después de una lectura detallada del texto legislativo, tienen la sensación de que aquella ley es incompleta, que en aquella ley falta algo. 

Creemos que el problema es claramente formativo: la ciencia histórica aproxima a una interpretación a posteriori de unos hechos históricos protagonizados por hombres y mujeres. Aunque existan tendencias historiográficas que lo hayan promulgado, la historia no parece ser una ciencia predictiva. Si la formación ha incluido estudios de diplomática clásica, la de toda la vida, lo normal es que se analice la ley como se analiza críticamente un documento. De modo que, a lo sumo, entenderá su forma, justificará su autenticidad, conocerá su productor, y solo hará una interpretación de la literalidad del texto. Es este último motivo el verdadero handicap de la interpretación de las leyes: sólo ser capaz de entender su literalidad y, ante las habituales ausencias de las leyes, quedarse perplejo de nuevo y considerar que esa ley es otra oportunidad perdida. En cambio, los abogados sólo recurren a la literalidad de la ley cuando les es restrictiva a sus intereses, mientras que analizan, interpretan y combinan distintas leyes para construir un argumento sólido a sus propuestas. A los archiveros esta metodología nos queda lejos. A continuació, la naturaleza positivista de la diplomática clásica, si se ha recibido esta formación, hace el resto: conceptos, abstractos y estáticos. La interpretación en diplomática es un lujo, e incluso para algunos, una herejía. Sólo interpretar la forma del documento, nunca su contenido. Incluso si la formación ha sido en diplomática contemporánea, fundada en los conocimientos InterPARES, la aproximación se puede considerar postpositivista. De modo que aplicar el método y el conocimiento diplomático de tono más clásico para interpretar las leyes puede ser perjudicial, por su aproximación estricta y sin contexto.

En cambio, la diplomática puede, y es, muy útil, para redactar textos normativos y legislativos. El respeto que se da a la forma intelectual del documento, a sus cláusulas y fórmulas, permite la redacción de convenios, normas, reglamentos, e incluso anteproyectos de normas más elevadas, con un nivel de detalle, precisión y pertinencia muy útil. No hay margen a vacíos porque se considera que aquello que aparece en la cláusula es cercano a un marco de "verdad" que querrá transmitir la ley. No ha lugar a cláusulas intencionales, sino a cláusulas de contenido exacto y liberado de ambigüedad. Considerad, si no dáis crédito a la idea que transmitimos, que base formativa tienen la mayoría de archiveros que alguna vez han redactado algun convenio o reglamento: normalmente un ex medievalista con formación en diplomática clásica. Se aceptan estadísticas! A! También hay abogados que redactan convenios, pero cuando el tema es relativo a patrimonio documental, quién los acaba redactando?

diumenge, 6 de maig de 2012

Bebés robados: en los límites de la documentación

Hace tiempo que queríamos tratar esta problemática en este blog. Es incuestionable que la parte débil de cualquier investigación relacionada con la sospecha del robo de niños o niñas en el momento de su nacimiento es precisamente el de la documentación. Entra dentro de la trama no dejar rastro de cualquier acción dolosa o fraudulenta. Entra dentro de estos casos no dejar registro, no documentar nada o documentarlo con una clara voluntad de falsificar la información. Es por ese motivo que la relación de los archivos con estos casos puede parecer la más sospechosa o la menos transparente. No debería ser así y creemos que es un ejercicio de clara transparencia disponer de un protocolo de acción claro y serio ante cualquier consulta de este tipo.

Esta es la línia de trabajo que estructura la jornada que el próximo miércoles se celebra en el Arxiu Històric de Terrassa (que organiza conjuntament con el Centre d'Estudis Històrics de Terrassa) y que lleva por título "Els nens robats: la circulació il·legal de menors al segle XX". La jornada se articula en cuatro ámbitos: la contextualización histórica que realizará Elena Ràfols, el planteamiento jurídico que realizará Enrique J. Vila, el papel de los archivos que desarrollará Patrícia Lloveras y la voz de los afectados que expresará Ana Martín Escabia, vicepresidenta de SOS Bebés Robados. El historiador Raul Hernández Villasol finalizará el acto. La jornada se celebara en un archivo con la voluntad de transmitir la confianza y la responsabilidad de los centros de preservación de documentación administrativa para reforzar las investigaciones sobre estos casos con el objetivo de impulsar una justicia necesaria. No hay ningún planteamiento sensacionalista, sino la necesidad de un espacio donde el rigor profesional señale una perspectiva completa para la construcción de argumentos sólidos que permitan afrontar estas investigaciones. La jornada es gratuïta y abierta a toda persona interesada. Para poderla seguir a distancia podéis seguir las etiquetas #nensrobats12, exclusiva de esta jornada, o #bebesrobados, la más utilizada en el estado español estos últimos meses. Harán un seguimiento exhaustivo de la jornada los perfiles organizadores @Cehterrassa y @ArxiudeTerrassa.

Y es que estos casos demuestran los claros límites de la documentación para demostrar una certeza histórica, una verdad que pueda permitir una confianza ciega en el acto de documentar. Esta es una cuestión fundamental de la diplomática y por ello lo tratamos aquí. Queremos apuntar algunas ideas:

El acto de registrar no siempre implica registrar la verdad. El caso de la documentación de soporte a los casos de Bebés Robados, no hay duda que nos encontramos con uno de los límites fundamentales del registro escrito de naturaleza jurídica. Es un principio diplomático fundamental saber que el acto de registrar, el acto de documentar, nunca implica necesariamente el de registrar o documentar una verdad. La verdad histórica no siempre se adecua a la realidad del documento. El documento puede existir, ser evidencia, pero no necesariamente evidencia de verdad. Sabemos que puede ser evidencia de falsedad, de mentira.

El acto de registrar puede conllevar la voluntad de fraude. Y es que quizás era más seguro registrar una falsa muerte, que no dejar rastro. De ese modo los centros o personas que incurrieron en estos robos muy probablemente podrían haber optado por registrar falsas muertes, por enterrar en fosas comunes personas sin nombre o enterrar bajo el nombre del niño o niña robados, algún otro cadáver. Estas situaciones ya están apareciendo en muchos casos. Por ello, además de sancionar por el robo, el uso fraudulento de la documentación administrativa debería sumarse como agravante a la pena.

Es necesario combinar distinta documentación, y mostrarla. Así ante un historial clínico donde se indique la muerte de un bebé, conviene cotejar el Registro Civil y los necesarios certificados de defunción, los registros de sepulturas de los cementerios, contrastar fechas, nombres, etc. Hay distinta tipologia documental utilizable: historiales clínicos de partos, registros de ingresos hospitalarios, expedientes de criaturas abortivas en los registros civiles, expedientes de nacimientos y defunciones, expedientes de prematuros, registros de ihumaciones, etc. Pero es igualmente importante ante cualquier solicitud -previa demostración de la proximidad familiar con el del posible bebé robado -, mostrar los originales de la documentación. Y este punto, sin duda polémico para algunos, debería ser la base de un principio de fiabilidad por parte de los archivos públicos, pero también privados.

Los archivos deben ser transparentes. Es conocida la tensión entre el derecho al libre acceso a los registros y archivos públicos amparado en el artículo 105 de la Constitución Española y la protección de datos personales estipulada por la LOPD. Aun así - y pensamos que este debería ser un principio moral de primer orden -, el primer derecho debería imponerse al segundo, al menos por lo que representa de transparente ante un posible afectado. No somos juristas, pero si archiveros de formación, y existen momentos en que debemos tomar decisiones que miren de ayudar a los usuarios. Ante la negatividad habitual de la LOPD y la inexistencia de una Ley de Transparencia (aunque existan intentos recientes, bastante criticados por distintos sectores todo sea dicho), los archivos deben tomar decisiones fuera del amparo de la ley. En estos casos el código deontológico debería primar, antes que cualquier silencio administrativo negativo o cualquier exceso de burocratización disuasoria. Creemos que es de justicia. Los archivos deben tener su protocolo de actuación, pero nunca ralentizar o mostrar ambigüedad en las respuestas ante las posibles peticiones. Esto que ha valido para las investigaciones relacionadas con la represión antifranquista o la exhumación de fosas comunes de la Guerra Civil, debería valer sin dudas ante los casos de Bebés Robados. Necesitamos archivos que infundan confianza y colaboración.

Exigir archivos hospitalarios transparentes. No hay duda, no pueden existir hospitales o clínicas sin un sentido de la gestión documental actualizado y moderno, y sin un servicio de archivo amparado en las leyes existentes. Es una exigencia absoluta. No vale el conformismo propio de cierta empresa privada que olvida su gestión documental y, sobretodo, de sus expedientes clínicos. Se ha avanzado bastante pero aun existen muchos centros hospitalarios que dan el silencio por respuesta, o el doloroso "no tenemos nada." Centros como el Hospital de Avilés, Mútua de Terrassa (Diari de Terrassa, 21 de juny de 2011), o los hospitales de Euskadi, no deberían demostrar tanta inconsistencia ante los requerimientos, ya no judiciales, sino de las personas que tengan dudas fundadas de un posible robo. Hay que exigir seriedad y respeto, y no aceptar el silencio administrativo negativo. Conocemos de primera mano los protocolos seguidos entre el Arxiu Històric de Terrassa, Arxiu Comarcal del Vallès Occidental y l'Hospital de Terrassa como ejemplo de buena práctica en este sentido. Objetivos: dar la misma información en todos los centros, mostrar toda la documentación existente por breve o poca que sea, demostrar el procedimiento seguido ante la ausencia de documentación para demostrar fiabilidad y infundir confianza.

Evitar el sensacionalismo; pero ser sensibles. Para ello ya están los programas de algunas televisiones privadas. En nuestro ejercicio profesional no podemos caer en la opinión, debemos actuar con sobriedad y eficiencia. Es lo que un usuario debe exigirnos y es lo que debemos demostrar. Básicamente porque está en juego la credibilidad de los archivos y registros públicos, porque es necesario romper con la idea de las administraciones burocratizantes y lentas, y porque seria imperdonable no poder ayudar en un acto de justicia tan necesario como el exigido en estos casos.

dimarts, 1 de maig de 2012

Dominació i contracultura en la gestió documental

Un sistema de gestió de documents és un sistema de dominació. Un sistema de dominació en un entorn burocràtic. Es busca un estat d'ordre proper a la perfecció que en realitat és utòpic. Per evitar incórrer en una utopia i no trobar un final, és preferible pensar en el paradigma de la millora continuada. Com qualsevol sistema de dominació es tracta de establir una forta sensació de control i de seguretat en el sistema productiu. Si parlem de documents administratius, dels quals se n'esdevenen efectes jurídics contra deures i a favor de drets d'uns usuaris, les mesures de control i seguretat han de ser més sòlides. Però a major control de la traçabilitat de les accions, més instruments per a retre comptes i establir responsabilitats. De manera que la implantació d'un sistema de gestió de documents acabarà afavorint més les posicions dels alts càrrecs que no pas la dels propis treballadors. Els alts càrrecs hi acabaran trobant el sistema que permetrà controlar les tasques que els seus treballadors realitzen en un entorn de producció i gestió de documents. Un procés de simplificació dels processos de treball redundarà en una reconsideració dels treballadors necessaris. Aquests treballadors passaran a ser prescindibles. Els alts càrrecs retran comptes amb els treballadors que no "rendeixin" segons els indicadors que els sistemes de control i seguretat generaran. La gestió de documents, per tant, tal com s'està plantejant i tal com s'explica a la ISO 30300 no serà per res contracultural i sí es refermarà en principis estructuralistes i weberians. Es fonamentarà "en el de sempre". D'entrada doncs, no sembla una aposta creativa.

The Thinker
Però què és la creativitat? En una societat on la imatge ha guanyat molt d'espai a la imaginació, presentar-se com a empresa amb una certificació ISO 30300 pot ser una bona operació de màrketing, d'imatge. En una societat on les emocions han robat prestigi a la reflexió, qualsevol operació de revisió d'un sistema de gestió de documents no serà el resultat d'una profunda anàlisi, sinó el resultat d'una ràpida obtenció de la satisfacció i el prestigi d'una certificació. En una societat on la instantaneïtat ha vençut el procés, l'organització que vulgui fer reenginyeria dels seus processos o revisió dels seus procediments, prioritzarà el resultat per sobre la simplificació i la rapidesa per sobre de la pulcritud. En una societat on el pur succés sobrepassa a qualsevol explicació, el producte final a valorar serà el producte final que ofereix l'organització, i no pas el mètode de producció intermig o el procediment pautat. Aturar-se a explicar perquè ho fem d'una certa manera i no d'una altra serà i és poc habitual. Així doncs, davant d'aquest panorama (avui em sento apocalíptic), la gestió de documents sí que s'ha de presentar com una contracultura, que es rebel·li críticament cap als sistemes poc madurs, excessivament funcionals, perversament imperfectes, pensats per encabir personal innecessari però que per necessitats de partit s'acaben ubicant. La gestió de documents s'ha de presentar com aquella disciplina que busca afanosament la utopia de la millora en els sistemes de producció de documents, on aquests neixen amb tot el que necessiten, disposen de les metadades necessàries per a ser retrobats i reutilitzats, i esdevenen actius amb ple valor, on la seva autenticitat i fiabilitat sigui demostrable en tot moment, i on la societat que suporta els seus drets i deures basant-ne en documents es pugui sentir més segura.