diumenge, 25 de març de 2012

Les oportunitats. Innovació [2] en Arxivística i Gestió de Documents

Per innovar no n'hi ha prou amb tenir idees "noves". Cal considerar un tipus concret de idees: les oportunitats. Aquestes destaquen per derivar d'una anàlisi detallada d'un determinat context que permet discernir l'oportunitat d'iniciar una activitat innovadora i diferent a allò que s'ha estat fent fins ara. La distinció entre "oportunitat" i "idea" és que la primera és una construcció mentres que la segona és només una il·lusió inicial. Com a construcció, l'oportunitat prové de la definició d'una idea, de la selecció d'un entorn d'elaboració i de la tria d'uns usuaris potencials. En les nostres ciències ja es realitzen aquestes anàlisis, però convé saber en tot moment quan la idea és peregrina o realment té la capacitat per construir-se com oportunitat.

La posada en pràctica d'una oportunitat ha d'oferir uns resultats que hauran de ser calibrats i avaluats per determinar si l'oportunitat tenia sentit o no. L'oportunitat, per tant, només ho serà realment si tanca el cercle de la idea, la seva construcció, la seva posada en pràctica, la recepció per part d'uns usuaris i la constatació d'uns resultats ben avaluats. Sembla que haguem descobert la roda, però simplificar aquests arguments permet sortir dels plantejaments idíl·lics i poc realistes.

Penso, per exemple, en la "idea" de digitalitzar un fons (o part d'un fons) documental per a la seva difusió via telemàtica. La "idea" s'apropa als projectes més innovadors que darrerament es comuniquen per part de centres d'arxiu de tota índole. La publicitat d'aquests projectes no demostra la certesa d'una oportunitat reeixida. Cal que la digitalització hagi estat projectada coherentment, pensada per a produir uns efectes a un grup potencial d'usuaris i on, el retorn per part d'aquests, o la delimitació de indicadors sòlids, permeti arribar a la conclusió que la digitalització ha estat realment una oportunitat d'innovació en el nostre sector. Si simplement aboquem documents digitalitzats a la xarxa, on l'indicador és el volum de documents publicats, no tenim garanties d'una oportunitat existosa. En realitat la primera conclusió, si ens quedem a mig camí en els projectes de digitalització, és que només justifiquem la nostra feina amb quantitat, i no pas amb qualitat. És per això que es prefereixen projectes de digitalització on el volum sigui raonable, la coherència de la documentació permeti una comprensió més profunda per part dels usuaris, i on la quantitat no ompli irracionalment gigues i gigues de memòria. La memòria és cara, encara que ens diguin el contrari. 


Post Scriptum: Aprofito aquest segon post sobre innovació per justificar el fet que parli inicialment d'Arxivística i Gestió de Documents, i no pas de Diplomàtica. En realitat, sí que en parlo. Si considerem que la Diplomàtica pot ser una ciència que aporti confiança a les societats que fonamenten els seus drets a partir de documents, aprofitar aquesta per a dotar de més confiança l'exercici i els productes oferts per l'Arxivística i la Gestió de Documents penso que pot ser útil. Es tracta de confiar en la tasca que realitzen aquests professionals i en confiar en els valors socials que d'ells emanen.

diumenge, 18 de març de 2012

Temps, sobrietat i resolució. Innovació [1] en Arxivística i Gestió de Documents

En els propers posts miraré d'aportar criteri sobre com podem iniciar projectes innovadors en arxivística i gestió documental. El primer punt de que volem tractar és el del propi concepte d'innovació. Innovació no implica en cap cas l'aparició sobtada de quelcom espectacular que fa canviar el ritme i l'ordre de les coses. En arxivística i gestió documental (i) la innovació és sempre un procés on els temps són importants, (ii) on el més important és la part menys espectacular dels nostres productes o serveis, (iii) i on l'orientació ha de produir efectes socials, organitzatius, on la millora i el grau de satisfacció sigui comprobable. Analitzem cada punt:

(i) Gestió raonada dels temps: Els productes en arxivística i gestió documental no són mai immediats. Acostumen a ser el resultat de hores, dies i/o mesos de treball. Cada projecte té els seus temps i en pocs casos el temps entre pregunta i resposta són breus. Parlo evidentment de projectes de reorganització, revisió, descripció, etc. Parlo de projectes a l'engròs. No parlo de les respostes que donem a partir de la informació que ja tenim ben descrita o classificada. Parlo que un sistema de gestió de documents no és un projecte immediat, sinó que es basa (o s'ha de basar) en el famós concepte del kaizen o "millora continuada". Aquests tipus de projecte tenen un principi i el seu final és el funcionament ordinari de les coses en la producció de documents. Mentres es facin documents, el projecte no finalitza, simplement es reorienta, es modifica, es millora, es completa. L'arxivística, posem per cas, quan planteja projectes de descripció necessita de temps per poder documentar amb precisió tot allò que cal descriure, que habitualment és molt i que normalment mai ve amb descripció prèvia. Els projectes, per tant, són a mitjà i llarg termini.

(ii) No busquem l'espectacularitat: Els productes en arxivística i gestió documental que volen innovar necessiten d'un treball intern que no sempre és espectacular. Per exemple, un sistema de gestió de documents necessita d'un quadre de classificació, d'un calendari de conservació, d'un quadre de seguretat i accés, d'un esquema de metadades, etc. Tots aquests productes no són, per si mateixos, espectaculars. Són necessaris, però no vitals. Es pot funcionar sense l'existència d'aquests instruments en un estadi de perfecció elevat. Hi ha marges. Un cop en disposem, per ells mateixos produeixen canvis espectaculars i ostentosos? Rarament. Però són necessaris per iniciar un procés mesurat de canvi organitzatiu i procedimental que portarà a resultats interessants a mitjà i llarg termini. No ens podem deixar anar per la sensació de grans productes, grans solucions i grans resultats. La gestió documental o l'arxivística necessita d'una tecnologia de suport útil, senzilla, fàcil d'utilitzar, accessible i, evidentment, ràpida, per donar consistència i sentit els instruments produïts. Fer funcionar la maquinària productiva dels documents rarament és quelcom que les empreses acabin presentant com un èxit o un valor afegit de la seva estructura. Simplement es presenta com quelcom necessari i obvi, sempre i quan el sistema de gestió no sigui farragós, on els temps de resposta vinguin alentits per voler ser massa ortodoxes amb la teoria arxivística.

(iii) Utilitzem la intel·ligència resolta: Sota aquest concepte el filòsof José Antonio Marina descriu una manera d'actuar que aporti resolució: "No pensem a fi de conèixer, sinó que pensem i coneixem per poder actuar." Aquest punt de vista potser és pragmàtic i funcional. No podem plantejar quadres de classificació des d'un punt de vista estrictament teòric o com el resultat de l'aplicació de principis estrictament científics. Cal posar-lo en contrast amb el món real, fer-lo efectiu i fer-lo funcionar. Qualsevol projecte de gestió documental s'ha d'orientar cap a un escenari on business intelligence i pràxis es trobin ben equil·librats. El mateix succeeix en projectes arxivístics, com ara instruments de descripció de fons documentals, inventaris, catàlegs, etc. Per què plantejar aquests instruments des d'una òptica exclusivament centrada en l'exercici d'un mètode científic? És un error. Qualsevol iniciativa d'aquest estil ha d'anar acompanyada d'un projecte de difusió on el coneixement recuperat o construït pugui arribar a tot tipus d'usuaris. Així, un projecte arxivístic no serà complet si oblidem, de cada feina que fem, les possibles estratègies de difusió d'aquest coneixement. Fer la feina per tenir-la guardada a l'arxiu fins que pugui ser necessària, ja no és un camí que justifiqui la nostra funció. 

divendres, 9 de març de 2012

5è Terrassantweets: Història, Arxius, Preservació Digital i tweets


Heus aquí el darrer Terrassantweets celebrat a Terrassa on vàrem poder parlar d'Història, de recuperació de la Memòria, d'explotació de la informació de les xarxes socials, de verificació de l'autenticitat i la falsetat de la informació que prové d'aquestes xarxes, de preservació digital, d'arxius, de transició digital i de tantes altres coses. Una hora i mitja d'intens discurs i debat. Vull agrair als organitzadors la invitació a participar d'aquesta iniciativa i a tots els tuitàries terrassencs que varen participar-hi presencialment o de manera remota. Podeu resseguir les principals conclusions del debat a l'etiqueta #tntw.