dissabte, 25 de febrer de 2012

Esborranys, originals i còpies digitals featured by John Malkovich...

No va malament de tant en tant recordar els diferents estats en què un document es pot trobar. Aquesta circumstància determina el valor del propi document a l'interior d'un sistema jurídic. En entorns digitals la distinció de l'estat de transmissió d'un document és important als efectes de determinar quan produeix efectes jurídics i quin és el grau de fiabilitat i credibilitat que aporta. La seva identificació és útil també als efectes d'una eventual eliminació documental en nivells inferiors a la sèrie documental. Essencialment hi ha tres estats de transmissió: l'esborrany, l'original i la còpia, per estricte ordre de producció. Fem-ne un repàs amb l'ajuda de John Malkovich:

John Malkovich abans de llevar-se, en procés d'elaboració ...
Esborrany: la part més important dels documents que es produeixen a l’interior d’un entorn de treball electrònic són esborranys. L’esborrany és sempre un document in fieri, incomplet, de treball, sotmès a canvis i revisions i, per tant, no pot produir efectes jurídics per si sol. Un esborrany però, no és un document fora de sistema de producció documental. Ha de ser convenientment identificat per a poder ser retrobat i reutilitzat. Per tal d’indentificar-lo ha de portar associat un perfil de document indicant la data, temps, autor, i altres dades que es puguin considerar rellevants per a la seva localització durant el període en què s'està generant l'original. L'esborrany pot rebre la consideració de Versió, de manera que es pugui fer un seguiment de l'evolució de l'elaboració de l'original. Com a instrument legal hem dit que no pot produir efectes jurídics, només serà prova de l'existència de si mateix i per tant, com a testimoni històric, només demostra la intenció d'una possible acció jurídica. Tradicionalment els esborranys, un cop elaborats i identificats els originals han estat eliminats. En entorns digitals la identificació del document com a "esborrany" és eminentment útil per a poder-lo eliminar i descarregar els sistemes de documentació innecessària. Permet la seva identificació, l'eliminació de documents de treball a l'interior dels expedients electrònics. Els esborranys poden ser aleatoris, creatius i ben diversos, o estructurats a partir de plantilles o formularis.

John Malkovich en estat pur, original i autèntic
Original: és el document primer, complet i efectiu. Primer, perquè no n’hi ha d’antecedents que produeixin els mateixos efectes; complet, perquè sense la completesa no produiria efectes; efectiu, perquè està en disposició de produir efectes jurídics dins del sistema jurídic. L'original pot ser un document amb la representació completa de totes les seves formalitats o un document "in fieri", és a dir, l'existència d'un seguit de dades conservades de manera distribuïda en diferents sistemes que poden ser invocades als efectes de realitzar una representació a modalitat de còpia. En aquest cas, el document "in fieri" o document potencial es considera original perquè permet compilar una intenció primera, completa i amb efectivitat sempre que sigui necessari. Convé distingir entre el concepte d'original que des d'època romana s'atribueix als documents de la intenció original de l'acció jurídica. El primer concepte és la plasmació en un suport estable d'aquesta intenció. La intenció, per si mateixa, pot no derivar en un document amb suport estable sinó verificar-se sempre que sigui necessari mitjançant l'invocació de dades que comentem.

Còpia: reproducció d’un original realitzada en data posterior a l'original. La còpia vol produir els mateixos efectes que un original o informar sobre els valors d’un original. No existeix còpia sense original. A l'interior d'un sistema de producció documental tant l’original com la còpia, com també l'esborrany, també han de disposar d’un perfil documental que els identifiqui i que en permeti el seu retrobament i ús. 

Còpia autèntica: es tracta d'una còpia realitzada a posteriori d'un l'original certificada per les autoritats encarregades i autoritzades a fer-ho, que representa i disposa de les mateixes capacitats del document original d’on deriva. En entorns digitals cada cop més s’opta per la còpia autèntica com a document decisori. L’original roman preservat de manera que es pugui mantenir intacte la seva integritat. En surten còpies autèntiques per a la gestió de les transaccions sense que calgui utilitzar l’original. En alguns processos de digitalització el document electrònic resultant rep la consideració de còpia autèntica electrònica d’un original en paper. Perquè això s’esdevingui cal la associació d’una signatura electrònica. Aquesta còpia disposa de les mateixes capacitats d’efectivitat que l’original en paper però a l’interior dels sistemes electrònics. La còpia autèntica és a la base del paradigma de la preservació de documents electrònics. S’accepta que és una tasca difícil mantenir sense alteracions l’original primer d’un document. Qualsevol migració a un nou format, encara que sigui a un format evolucionat de l’original pot implicar modificacions que desvirtuin l’original primer o que simplement modifiquin el bitstream original. En aquest cas, malgrat aquesta modificació el concepte de intenció original és la que permet continuar considerant-lo original. 

Les múltiples còpies de John Malkovich.
Còpia en forma d'original: és aquell document que disposa de les característiques de completesa i eficàcia, però no és pas el primer que es fa. En la majoria de documents electrònics es presenten aquestes característiques. Si disposem de dos documents creats electrònicament, idèntics, amb la mateixa data, adreçats a la mateixa persona, i els enviem, el primer que arribarà al receptor serà considerat l’original i el segon una còpia en forma d’original. La única manera de discernir amb certesa quin element és primer i quin és posterior, segons Henry M. Gladney, seria l’analogia entre l’entitat "ara i aquí" i una d’anterior (si és que n’hi ha), en segon lloc analitzant l’espai de procedència on s’ha produït el document i en tercer lloc amb un control de versions (no sempre existent). Aquest concepte, procedent de la diplomàtica clàssica i adoptat per les teories de Luciana Duranti ha estat posat en dubte. L'opció que s'addiu millor seria la de Original múltiple. Això vol dir que malgrat els dos documents -posem per cas dos o tres originals d'un conveni per ser signat per cada una de les parts - arriben en temps diferents després d'una transmissió electrònica, els tres documents continuen essent tres originals que van ser creats en un mateix moment o amb una mateixa intenció original. 

Còpia imitativa: és la còpia que reprodueix completa o parcialment el contingut i la forma física i intel·lectual d’un original. La fotocòpia és la còpia imitativa per excel·lència. La digitalització ordinària d'un document sense l'associació de cap element certificador o autenticador, també ho és. Així, un document digitalitzat representa una còpia imitativa d’un original en paper a l’interior d’un sistema electrònic. Aquesta còpia pot ser totalment fiable si el procediment es pot verificar i, per tant, no requereix d’una compulsa o d'una signatura electrònica per a poder produir efectes. Tot sigui dit, però el sistema jurídic ho hauria d'admetre així. Per si soles no poden servir com a prova o per a substituir un original sense un element certificador que les elevi a còpies autèntiques.

Còpia simple: és la còpia o mera transcripció del contingut de l’original en algun altre suport. Fem còpies simples electròniques quan transcribim un text en paper en un document ofimàtic. O quan fem còpia d’un document en format digital en el mateix format. Les còpies simples solen ser documents instrumentals a la presa de decisions. També pot ser anomenada Còpia bàsica. Cal diferenciar-la de la Còpia simple notarial, la qual està sotmesa a un procediment, a una forma determinada per l'institució notarial i dotada no només d'un valor informatiu, sinó probatori amb la possibilitat d'acabar permetent efectes jurídics. Així moltes accions jurídiques a l'interior de les administracions es fonamenten en el coteig de còpies simples notarials (o fins i tot en còpies simples de còpies simples notarials). La còpia simple ordinària és fruit d'un acte de mera còpia, mentres que la còpia simple notarial deriva d'un procediment determinat del qual, fins i tot, se'n deriven despeses econòmiques.

Un fals Charles II ... interpretat per John Malkovich
Fals: és pròpiament la creació ex novo d'un presumpte original amb el desig fraudulent de produir efectes jurídics que contravenen la voluntat, els drets o els deures d'alguna de les parts o que afavoreixen de manera injusta una de les parts. El fals presenta elements formals, físics o intel·lectuals, o de contingut, que no corresponen a la realitat.

Pseudo-original: es produeix quan hi ha la voluntat de fer una còpia fraudulenta d’un original existent. Es pretén fer una imitació perfecta amb la capacitat d'afavorir la part que té la voluntat de frau. Legal i diplomàticament el document produït es pot considerar com un fals. Històricament, és equivalent a dir que els fets descrits en el document van voler ser certs per la part productoria, tot i no ser-ho. 

Inautèntic: es refereix a l’absència dels requisits necessaris per proveir autenticitat. Documents amb errors de forma que han estat aprovats i acceptats, en què el contingut és genuí i no hi ha voluntat de frau. No hi ha voluntat de frau, per tant no poden ser objecte de sanció, però si d'anul·lació per no tenir la capacitat de produir efectes jurídics.

dissabte, 11 de febrer de 2012

Los tres contextos de la ISO 30300

Decíamos no hace mucho que uno de los logros de la nueva ISO 30300 es su definición de contexto, por ser más diplomática, más totalizante, más orientada a un reconocimiento completo de la realidad de la organización empresarial donde aplicar esta normativa. En realidad, la definición de contexto aparece un poco por todas partes de la norma 30300, pero sobretodo en la ISO 30301, en el apartado 4 donde se habla específicamente del "Contexto de la organización". A ello nos vamos a referir en este apunte.

En realidad esta familia de normas circunscribe tres tipos de contexto distintos: (i) el contexto de la organización, (ii) el contexto de producción y (iii) el contexto del documento. Todos ellos son importantes, van de lo más genérico a lo más concreto. De este modo el control que se ejerce busca ser absoluto sobre las circunstancias que llevan a producir, los métodos seguidos para producir y los productos de información resultantes.

El contexto de la organización busca documentar una comprensión exhaustiva y puesta al día del "ser" de la empresa. El contexto de producción debe aparecer descrito y auditado con el fin de conocer los procedimientos de elaboración de productos, y su debida documentación. El contexto del documento pretende comprender de modo preciso el "ser" de cada documento (o cada agregación de documentos) en la empresa.

Aun así, y aunque tengamos claros los objetivos, la descripción de qué es exactamente el contexto no parece sencilla. Lo demuestra el dicho apartado 4. Su lectura deriva en una larga lista de posibles subcontextos a reconocer: contexto sociocultural, socioeconómico, legal, financiero, tecnológico, competencial, etc. Además, los subcontextos pueden ser de orden interno o externo. No hay duda que conocer los subcontextos externos permitirá conocer el contexto de la organización, mientras que conocer el contexto interno permitirá auditar el contexto de producción y el del documento. Pero aun así es difícil discernir una ontología completa de todos los elementos necesarios (o que puedan parecerlo) para poder auditar e implantar mejoras a partir de la ISO 30300.

Carlota Bustelo en un excelente documento de trabajo publicado por SEDIC el pasado mes de octubre relativo a la serie ISO 30300 apunta que el informe primigenio, el estudio inicial para calibrar las necesidades de una organización, debe permitir reconocer un contexto que define en tres sentidos: (i) reconocer los factores internos y externos que afectan a la organización; (ii) reconocer los distintos requisitos legales, reglamentarios o de otra índole que la organización debe cumplir por estar en determinado país y sector de actividad; (iii) reconocer el alcance de la implantación del sistema de gestión de documentos. Así, el punto primero y segundo se orientan a reconocer el contexto de la organización, y el punto tercero a reconocer los contextos de producción y del documento.

I es que definir "contexto" no es fácil. Sobretodo si hablamos del contexto de la organización, el más genérico, el más abierto y el más complejo. Los contextos de producción y del documento tienen más literatura detrás, incluso la ISO 15489 ya apuntaba muchas de sus características. En realidad, la comprensión del contexto general tiene una función mucho más alargada que la simple mejora en la producción de documentos, busca la mejora del "sentido" de la empresa. Por tanto, ¿podemos llegar a decir que la ISO 30300 es un ejercicio de coaching empresarial? Tentador y ambicioso. Habrá que explicarlo muy bien al empresario, a la alta dirección. En cambio, el contexto de producción parece ser mucho más abordable. Hay más experiencia, los profesionales del sector conocemos de primera mano que es lo que se cuece, los pros y contras, los resultados y las imperfecciones de los sistemas de gestión documental. Y más literatura si cabe, y más exigencia jurídica y legal, existe al entorno del contexto del documento. De modo que los dos contextos "inferiores" son los más conocidos, aunque, es evidente, los más difíciles de mejorar.

Dudas finales que nos sugiere el tema: 

(i) ¿Reconocer el contexto de la organización será comprendido en primera instancia por parte de la alta dirección? ¿Reconocerán en nosotros los profesionales adecuados para ello?
(ii) ¿Qué información del contexto de producción deberá aparecer en el contexto del documento?¿Es necesario incorporar información relativa al contexto de la organización en el contexto del documento?
(iii) ¿Mejorar los sistemas de gestión y producción de documentos realmente incurrirá en una mejora objetiva de los cometidos y objetivos de una empresa?
(iv) ¿La clave está en producir mejor los documentos o en producir documentos "mejores", más completos y fiables en la información, más precisos y exhaustivos en su autenticidad, más sintéticos y operativos, más fáciles de usar y acceder, y, en definitiva, donde sus propiedades esenciales vienen mejor tratadas? 
(v) ¿Sí?, ¿tenemos que seguir hablando de documentos?¿O quizás el concepto de producto de información podría ser más comprensible en entornos empresariales?