dissabte, 28 de gener de 2012

Datos, información y documento. Y la ecuación de Langefors.

Muchas veces nos han comentado que realizamos argumentos demasiado extensos y que en el campo de la comunicación vía blog lo que empezará a predominar será la síntesis. En este post lo intentamos con los conceptos base objeto de la Diplomática, es decir, qué son los datos, qué es la información y qué es el documento:

Entendemos los datos como unidades imparciales de contenido que combinados entre ellos pueden llegar a generar información. La información se genera cuando los datos combinados mediante la aplicación de un proceso interpretativo a partir de un preconocimiento, sujetos a condiciones parciales, producen un estado de conocimiento nuevo útil o no al agente que realiza el proceso interpretativo. El documento, en tercera instancia, es la fijación de esta información en una representación estable y perdurable.

Para afirmar estas definiciones nos basamos en la ecuación de Borje Langefors que describe la información del modo siguiente:

            I = i (D, S, t)

I representa la información que podemos obtener a partir del proceso de interpretación i, que opera sobre los datos D, a la vez que utiliza nuestro preconocimiento S, durante un tiempo determinado t.


Langefors, Borje. Essays on Infology. Summing up and planning for the future. Dept. of Information Systems. Göteborg University, Göteborg, 1993.

diumenge, 22 de gener de 2012

Evidencia, prueba y testimonio.

Una de las innovaciones de la traducción española de las ISO-30300 y 30301 es el uso extendido del concepto "evidencia", denostando los clásicos "prueba" o "testimonio". Es una consecuencia natural de la progresiva adopción de los conceptos anglosajones en el vocabulario de las ciencias de la información. Otra consecuencia es precisamente esta: incluir en las ciencias de la información, otras disciplinas que hasta hace poco años era auxiliares de la historia, como la diplomática o la misma archivística. Es una tendencia marcada por las necesidades de nuestra sociedad y no es imputable exclusivamente a exigencias de mercado. El caso pues, del concepto "evidencia" es una conquista más de esta nueva manera de ver las cosas. En ningún caso, nos parece mal.

Pero sí que es cierto que en las comunidades de uso con una larga tradición basada en el derecho romano (hablo de países europeos no anglosajones) la aparición del concepto "evidencia" cuesta aun de ser comprendido cuando ciertas realidades se explican con los sabidos "prueba" y "testimonio". Estas dudas se reflejan en el vocabulario al uso cuando hablamos de derecho en entornos digitales, de certificación electrónica, de evidencia electrónica, de analítica forense, de seguridad de la información, y por ende, de gestión documental y archivística. La duda es: ¿Son conceptos distintos o sinónimos? Y la respuesta es: son conceptos que pueden ser sinónimos pero que son distintos. Probemos de aportar claridad al asunto.

Evidencia para el Derecho: En entornos legales se entiende como aquella información que se presenta a un juez o un jurado en juicio para probar o refutar un hecho concreto con el fin de convencer de la verdad o falsedad del dicho hecho. En este sentido el concepto de "prueba" aplicado al Derecho es completamente sinónimo. En el mismo caso el "testimonio" es aquella persona que aporta su visión de los hechos. La "evidencia" y la "prueba" pueden aportarse mediante documento, el "testimonio" en principio no. El juez y/o el jurado son las autoridades que tienen la competencia y la responsabilidad de evaluar como significativa esta "evidencia".

Evidencia para la Gestión de la Información y la Seguridad Informática: El concepto sigue escrupulosamente la definición y el uso legal de evidencia, sin presentar ninguna acepción cercana a las ciencias sociales. La variante utilizada en estos entornos es la de "Evidencia electrónica", es decir, verificar la certeza de la trazabilidad de los pasos realizados en un proceso de producción, autenticación y validación documental. La acepción legal y la acepción al uso electrónico son las que progresivamente van anulando las demás sobretodo en los entornos de producción actual, prevención de riesgos, definición de los usos futuros, etc.

Evidencia para la Historia: En entornos no anglosajones no se ha usado casi nunca este concepto y sí en cambio el de "testimonio". El documento escrito es considerado "testimonio" de un hecho sucedido en el mundo real en un momento del pasado, y como tal, lo refleja y lo aporta al investigador. Si ese documento escrito se ha realizado con voluntariedad, o por imperativo legal en el pasado, para dejar constancia de un hecho de naturaleza jurídica, el documento puede ser considerado "probatorio" y como tal ser "prueba" de ese hecho en el pasado. El uso de "evidencia" para aclarar hechos del pasado se restringe a los investigadores con formación anglosajona. Los historiadores y los científicos sociales son las personas con preparación y método para verificar si esta "prueba" o "testimonio" puede aportar "verdad" a la comprensión del pasado.

Evidencia para la Archivística y la Gestión Documental: Si bien en entornos no anglosajones los conceptos utilizados han sido siempre "prueba" o "testimonio" - por la estrecha relación existente desde el siglo XIX entre archivística, diplomática, ciencias historiográficas y historia-, autoridades de la archivística anglosajona (Jenkinson y Schellenberg, sobretodo) introducieron el concepto "evidencia" en el vocabulario propio de la archivística. Con la lenta conquista de los principios de la archivística norteamericana entre los profesionales del sector, cada vez se hace menos extraño aceptar este concepto en nuestro vocabulario habitual. Sobretodo en gestión documental el uso es cada vez más extensivo y aceptado. Prueba de ello es, como ya hemos dicho, el texto de las ISO-30300 y 30301. Pero ¿cual es su significado en estos entornos? En el entorno de la gestión documental "evidencia" se adopta como sinónimo de "prueba" o "evidencia" del tipo legal. En el entorno de la archivística, el concepto "evidencia" pasa a ser sinónimo de "testimonio". De modo que lentamente "prueba" y "testimonio" se funden en el concepto de "evidencia" perdiendo su patrimonio de origen o el detalle de los conceptos tradicionales.

Evidencia para la Diplomática: Nunca hasta el presente se había adoptado este concepto en diplomática. Los conceptos usados habían sido siempre "prueba" para el caso de los documentos probatorios y "testimonio" para el caso de los documentos escritos de naturaleza jurídica. Si bien en la diplomática clásica el concepto "evidencia" no es aún utilizado, sí lo es en la diplomática contemporánea, imbuida de su proximidad a la archivística y a la gestión documental. Si la evolución de la Digital Records Forensics es positiva y da resultados, el concepto "evidencia" será el único usado, puesto que en su vocabulario ya se han denostado los de "prueba" y "testimonio".

Podéis participar en el debate suscitado en el grupo Diplomática Empresarial en Linkedin!!!


dimarts, 3 de gener de 2012

Descripción Autenticante o cómo demostrar la autenticidad documental

Hace unos meses hablabamos de la posibilidad de una descripción autenticante. Lo hacíamos de manera argumentada pero le faltaba cierto desarrollo. En este post avanzamos en la comprensión de este tipo de descripción y aportamos algunas soluciones concretas para que pueda ser aplicada. 

0.- La utilización de metadatos en los documentos electrónicos busca la descripción de estos documentos. No son elementos ni accesorios, ni caprichosos ni opcionales.

1.- La utilización de metadatos se orienta en la mayoría de casos a la recuperación de la información, a potenciar su accesibilidad y su usabilidad. Pero hablamos solo de información. Es importante hablar de la recuperación del documento como instrumento legal, es decir, que exista como entidad cierta y que pueda constituir evidencia en los ámbitos administrativo y judicial.

2.- El punto 1 implica que la recuperación del documento implique su recuperación como representación de hechos de naturaleza jurídica. Para que esta representación sea usable a efectos administrativos y legales no le es suficiente la simple recuperación de la información, sino la recuperación completa de su representación. 

3.- Representación implica la recuperación fiable y de confianza: contenido (la información), contexto (circunstancias de producción y estatus legal) y estructura (su apariencia formal). 

4.- La representación debe ser auténtica, es decir, debe representar aquello que dice representar. 

5.- Para que la representación sea auténtica, la recuperación debe ser íntegra, es decir: que el contenido esté completo y no modificado, que el contexto esté completamente informado y que la apariencia formal sea estable y de confianza.

6.- Para constatar esta autenticidad el contexto de producción y legal debe estar informado mediante un perfil documental completo, es decir, mediante un conjunto de metadatos que permitan esta verificación. La apariencia formal, como hemos dicho, debe ser estable y debe permitir al usuario que su representación sea de confianza. 

7.- Los metadatos que permiten reforzar la autenticidad documental, proteger esta propiedad esencial como valor social que dota de seguridad y confianza los sistemas jurídicos basados en documentos y potencian una descripción autenticante son: 

- Los que identifican a los responsables que han participado en la elaboración documental: el productor del fondo documental, el autor intelectual del documento, el/los autor/res de la acción jurídica, los agentes que han participado en la elaboración documental, el agente validador y firmante, el receptor, el originador, entre otros. 

- Los que describen los elementos básicos del contenido que permiten determinar su identidad y su integridad como unidad documental: identificador único dentro del sistema de producción, el título, el estado de la transmisión, por ejemplo. 

- Metadatos relativos al sistema de validación utilizado en el momento de la finalización del documento: firma electrónica, otros sistemas de validación aplicados, otros sistemas basados en la corroboración, etc. 

- Metadatos y logs relacionados con el sistema de preservación utilizado: toda aquella información que permita determinar todos los eventos a los que ha estado sujeto y en donde ha participado un documento o una agregación de documentos concretos. 

8.- La descripción autenticante no dispone de un set preciso y cerrado de metadatos, sino no olvida aquellos que considera fundamentales para lograr su objetivo. Para ello, los elementos prioritarios a conocer de manera completa son: la unidad documental, los agentes productores, el método de validación, los eventos y las relaciones existentes y existidas entre todos ellos.  

9.- Algunos metadatos y algunas operaciones pueden ser relevantes a los efectos de construir una descripción autenticante, por ejemplo: 

- La utilización del metadato de Originalidad, es decir, determinar cuando una unidad documental ha adoptado su carácter original y por tanto, en qué momento la unidad documental es primera, completa y efectiva jurídicamente. 

- La utilización de metadatos donde disponer todos y cada uno de los agentes productores de la unidad documental. No se trata solamente de informar sobre el firmante o el validador, sino repartir la responsabilidad sobre la autenticidad documental a todas las personas participantes.

- La aplicación del principio de Corroboración, es decir, informar en los metadatos sobre los sistemas de validación utilizados. Este sistema permite ubicar en el perfil documental de la unidad documental los metadatos de los objetos digitales de las firmas electrónicas, por ejemplo, y evitar así la pérdida de esta información en un proceso de migración o extracción de firmas digitales. 

10.- La descripción autenticante es aplicable en sistemas de gestión y preservación de documentos basados en objetos digitales. Otras posibilidades basadas en ontologías están aun en fase inicial pero con un porvenir francamente prometedor. Es el caso de la recién publicada PROV Ontology, o ontología orientada a informar sobre la procedencia de la información o objetos digitales. En este producto observamos la posibilidad real de generar una ontología que permita certificar la autenticidad documental en sistemas complejos.

11.- La descripción autenticante no es un método distinto a otros sistemas descriptivos, es simplemente la orientación de su objetivo a la constatación de una autenticidad documental de confianza, es tomar partido por este valor social y no dejarlo simplemente en mano del poder judicial, y es tomar consciencia de que describir por describir no lleva a ninguna parte.