Added Value i Evidence of value. Innovació [3] en Arxivística i Gestió de Documents

Vendre millor el resultats de la nostra feina!! Aquest és crit sentit i compartit per molts professionals dels sectors de l'arxivística, la gestió documental i la diplomàtica. Per a fer-ho cal avaluar amb esperit crític l'objectiu dels nostres productes. Els fem per nosaltres mateixos i per demostrar-nos que apliquem bé la teoria? O bé els fem perquè tinguin alguna utilitat pràctica a la institució o al client que ens els sol·licita? Algun valor social s'esdevindrà d'aquests productes? Algun valor pragmàtic? Generaran negoci? Oportunitats? Els nostres productes provocaran evolució positiva? Millora continuada? Interioritzem dos conceptes per donar algunes respostes en aquestes preguntes: "Evidence of Value" i "Added Value".


Provar la vàlua (Evidence of Value) o “posar en valor” els nostres documents. Inicialment hem de diferenciar entre els documents que conformen un fons i els documents que nosaltres elaborem com a productes d'arxiu. El valor, en els dos casos, prové tant de la informació i la capacitat evidencial que aporten en la fase on són vigents els seus efectes jurídics com del seu valor patrimonial un cop exhaurida la seva vigència jurídica. Tant en uns documents com en els altres aquesta posada en valor va estretatament lligada a una decisió prèvia d'objectius, els quals s'han de dimensionar adequadament entre estratègics i/o concrets. Determinar el "valor" d'aquests documents, provar-ne els usos i beneficis, obliga a un esforç d'interpretació apriorista. Convé pensar aquest "valor" abans de l'elaboració del producte que permetrà posar-los en valor. Així doncs hi ha dos tipus de documents on podem aplicar el nostre esforç de revalorització: (i) "posar en valor" els documents que gestionem; (ii) "posar en valor" els nostres productes professionals.

El valor de la necessitat (exemple de revalorització en el primer grup). No cal dir que triar la documentació que més necessitat té de tractament arxivístic està al dia de la nostra pràctica professional. En aquest cas serà el valor de donar resposta a la necessitat: documents no classificats, documents que no han rebut tractament arxivístic previ, documents que necessiten actuacions preventives, documents invocats de manera urgent pels serveis de la institució que els elabora, ... En aquests casos la "posada en valor" deriva del correcte tractament o de la òptima gestió que se'n faci.


El valor de la intuició i l'oportunitat del moment (exemple de revalorització en el primer grup). No tot és "necessitat". Per "provar la vàlua" de certs documents només cal veure-n'hi els elements distintius en relació a d'altres que permetrà deixar-los de tenir oblidats als nostres dipòsits. Aquestes operacions són vitals, sinó no podrem justificar mai del tot la nostra feina. Perquè guardem els documents? Per poder-los utilitzar si és el cas i extreure'n tot el seu suc informatiu, evidencial, testimonial, etc. Cal intuició, reconeixement dinàmic dels moments en què certa documentació pot ser d'interès o necessària. Seguir el ritme dels temps o marcar-ne de propis. Dependrà de la solidesa i de la tradició del propi servei d'arxiu. Però també dependrà de la mentalitat pràctica dels seus professionals. Per exemple: davant l'oportunitat de realitzar un inventari o una edició documental, caldria preguntar-se prèviament quins “documents” poden oferir un rendiment més gran als efectes de garantir un retorn tant social com, eventualment, econòmic. Segurament costa d’entendre un posicionament tant pragmàtic, però seguint els camins tradicionals la ciència continuarà lamentant-se de la manca de suports institucionals, de la manca de recolzament econòmic, etc. Intuició, sentiment pràctic, reconeixement de les oportunitats i dinamisme.

El valor de la millora en la gestió (exemple de revalorització en el segon grup). Cal un quadre de classificació per a millorar l'ús dels nostres documents? Aquesta classificació generarà evolució positiva o simplement una situació de control que no teníem prèviament? Aquesta "aparent" situació de control implicarà evolució positiva, millora continuada? Quantes vegades ens hem fet aquesta pregunta. No cal insistir: sí o sí un quadre de classificació aporta millora per la simple situació de control de la situació que suposa, sigui pel propi servei d'arxiu, en una primera instància, sigui a tota l'organització si se n'extén el seu ús continuat i efectiu. El control sobre els documents "posarà en valor" el quadre de classificació i, a la vegada, en "provarà la vàlua" com a instrument.

El "valor afegit" (Added Value) dels nostres productes es manifesta quan el producte final aporta més del que inicialment estava previst que aportés. És un increment del seu valor que s'esdevé per l'excel·lència del producte realitzat, per la seva versatilitat, per la seva fàcil comprensió, per la seva  capacitat d'utilització, per la seva significació social o per la seva significació en la gestió de la documentació. Però el valor afegit és també la capacitat d'una selecció de documents o d'un producte d'arxiu per ser utilitzats en diferents instàncies i moments. Una idea de valor afegit igualment legítima és la que es manifesta quan un producte d'arxiu no del tot ben acabat (segons el bon quefer professional) ja permete l'obtenció d'utilitat i benefici. És un aspecte polèmic fer menys i obtenir més? Bé, depèn. Tots sabem les dificultats per obtenir bons productes d'arxiu, productes complets i exhaustivament dissenyats en temps breus. Davant la impossibilitat d'obtenir productes "perfectes" caldrà demostrar la nostra capacitat per obtenir resultats satisfactoris davant la "imperfecció" dels nostres productes. Sembla una obvietat, però la professió està curulla de bons professionals que no aconsegueixen acabar mai els seus productes, perquè els consideren imperfectes o inacabats. Masses anys treballant a l'ombra, a la cuina dels productes d'arxiu, pot suposar no arriscar-se mai a sortir a l'arena. I sinó, digueu-me, quants quadres de classificació s'han quedat tancats al congelador dels arxius esperant el dia de ser cuinats definitivament i sadollar la fam d'organització i millora en la gestió de les nostres organitzacions? El valor afegit, per tant, és tot aquell benefici obtingut malgrat la poca precisió d'alguns dels nostres productes. Se'n diu, en altres esferes, economia productiva.

Un tipus concret de "valor afegit" en diplomàtica. Ningú havia utilitzat aquest concepte en relació a la diplomàtica fins a Georg Vogeler. En realitat parla de Mehrwert, el concepte en alemany. En un interessantíssim diàleg amb el medievalista Torsten Reimer l’any 2007 al portal Arts-Humanities.net ambdós coincideixen en aplicar el concepte als camins que està seguint la diplomàtica clàssica. Consideren que el valor afegit en els documents medievals i moderns s'adquireix mitjançant l'enriquiment de les edicions documentals en entorns telemàtics. Poder presentar documents editats on totes les dades puguin ser explotades i on, fins i tot, ja vinguin interpretades és de gran utilitat. El fet que els documents editats estiguin a l'abast de molts usuaris on-line permet que molts "ulls" les interpretin i n'enriqueixin la seva comprensió i utilització. El "valor afegit", per tant, s'associa directament als documents treballats i a la possibilitat d'una utilització, comprensió i difusió més gran.

Són tots ells conceptes molt versàtils. En aquest post simplement n'encetem l'ús. Segur que el tema té més recorregut.

Comentaris

Aureli Alvarez ha dit…
Voldria fer esment a dos qüestions al respecte: la primera el valor associat a la modernitat de l'arxivística i de les ciències i disciplines que l'envolten: la segona, sobre el parany del plantejament continu de l'rxivística com a ciència actual i no caduca (extesa també a la diplomàtica moderna), en aquesta línia em refereixo a que l'arxivística no s'ha d'anar justificant continuament, ni reinventant, perquè va evolucionant, amb diferents velocitats, en l'entorn on es desenvolupa. Trobar oportunitats de negoci, diferents maneres de mirar i millorar la realitat que ens envolta és una altre qüestió. No podem partir d'una concepció acomplexada de l'arxivística, perquè aleshores estem perdent el sentit de la nostra realitat.

Entrades populars d'aquest blog

The Nota - Anàlisi diplomàtica

L'Original "of the Nota" - Anàlisi diplomàtica

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos