Vés al contingut principal

Algoritmes diplomàtics [IX]: Les mil i una denominacions de "document electrònic".

Malgrat que la diplomàtica sigui força estable pel que fa a l’acceptació del document com a base del seu estudi, des de fa aproximadament deu anys, diferents ciències estan dissolent aquest concepte fins al punt de posar-lo en dubte. Hi ha una certa desconfiança a seguir utilitzant el concepte i s’ha carregat de connotacions negatives. El document ve considerat com un vestigi del passat que necessita d’una revisió per adaptar-lo als nous temps i usos. El document tal com l’hem entès fins ara, diuen, es dissol o directament es mor.[1] 

Això passa evidentment fora de la diplomàtica. Podríem fer com si res, però convé estar amatents als motius que porten a certes ciències i a certs col·lectius professionals a posar-lo en dubte. Per aquest motiu fem una breu disgressió a continuació d’aquesta tendència a fi i efecte de determinar si la diplomàtica pot ser consistent a l’hora de recuperar el prestigi del document o si, per contra, haurà de començar a trobar respostes a coses noves. Però quines coses? Ens trobem davant d’una constel·lació de conceptes que requereixen de nou d’un esforç important de síntesi, però sobretot d’un consens entre les diferents comunitats epistèmiques i d’usuaris per evitar el que a l’actualitat és una dispersió impressionant. L’ús de la informàtica, les comunicacions telemàtiques, l’impuls de les xarxes socials, l’estudi de les ontologies i l’anomenada web semàntica estant provocant que el document perdi força en benefici de la informació i d'altres coses.[2] 

Contingut:


Per començar el terme més utilitzat actualment per a parlar de “documents” en entorns electrònics és contingut. En aquest sentit convé advertir de les diferents accepcions que existeixen d’aquest terme utilitzades per diferents comunitats epistèmiques i d’usuaris. Així entre arxivers i diplomatistes el contingut s’entén com a missatge o informació. En cap cas s’utilitza com a sinònim de document, sinó només del missatge o la informació que es fixa en el document. El contingut, en aquest cas, no és una unitat per si mateixa, sinó que és un element que permet configurar documents mitjançant unes formes concretes. 

Dins les comunitats d’usuaris tecnològics el contingut pot ser entès com la codificació d’un missatge o d’una informació en un format de dades determinat. Aquesta accepció seria la traducció més òptima del concepte anglosaxó file, que, en canvi, ha estat comunament traduït com a fitxer i que és d’un ús ben extès fins i tot entre arxivers. 

Encara existeix una tercera accepció de contingut que el defineix com un missatge codificat amb un format de dades que conté un seguit de metadades. Aquesta és la que tradueix literalment el concepte anglosaxó content, i és la més utilitzada per les comunitats d’usuaris que tenen relació amb entorns web, però també amb programaris de gestió documental. Aquesta tercera accepció, sense que existeixi un consens massa ampli, podria ser la més apropiada pel que actualment entenem com a document electrònic

Document electrònic d'arxiu:


Què succeeix amb els conceptes clàssics de document i record, que han estat i encara són objecte de discussió en àmbit arxivístic? Aquests dos termes, també importats del vocabulari anglosaxó, almenys pel que fa als seus significats, no es centren en l’estructura del document tal com fa el terme “contingut”, sinó que focalitzen la definició en el context que el produeix. Aquesta diferència és clau. Així un document seria mera informació fixada en un suport, mentre que record seria aquella informació que testimonia l’activitat del seu productor. Amb aquestes afirmacions senzilles, el record seria el document d’arxiu, mentre que el document seria el simple document de natura narrativa i cognitiva, o auxiliar i instrumental de vigència poc allargada i eliminable al cap de poc temps i que, per tant, mai hauria de ser considerat document d’arxiu. A partir d’aquí, qualsevol electronic record podria ser interpretat com un document electrònic d’arxiu

Convé destacar que en cap de les definicions conegudes de document i record, i evidentment ni de document ni de document d’arxiu, s’estipula la necessitat de disposar d’un seguit de metadades que complementin aquesta unitat. La raó és ben senzilla, tant document com record són conceptes que poden ser utilitzats en entorns no electrònics o de caire tradicional. Ara bé, pel fet de portar inherent en les seves definicions la necessitat d’un context de producció, aleshores se’n pot pressuposar en entorns electrònics la idoneïtat de disposar, ja d’entrada, d’aquest conjunt de metadades. 

Unitat documental simple i/o Unitat documental composta:


Però encara hi ha altres denominacions per a parlar de documents. Aquestes són les arxivístiques unitat documental simple o unitat documental composta. Totes elles tenen referents en el món analògic i, en certa manera, les emulen en entorns electrònics. Dins les unitats documentals compostes adaptades a entorns electrònics hi podem trobar les bases de dades i els expedients i dossiers electrònics. Però també podem considerar unitats documentals compostes altres tipus d’entitats que tenen una major complexitat i que, a més, tenen els seus referents només en entorns electrònics. 

Entitats intel·lectuals:


En aquest sentit el terme entitat intel·lectual és molt vàlid per a definir-les, atesa la dificultat de poder-les associar clarament a un simple document electrònic. Són alguna cosa més.[3] Per exemple les entitats estàtiques, que es caracteritzen perquè el seu contingut i/o la seva forma no es pot canviar mitjançant l’obertura, el tancament o la navegació en el seu interior. Es troben a la base de la seguretat dels documents electrònics de caire administratiu i podrien ser l’entitat intel·lectual més propera al document electrònic, tal com s’ha entès fins ara. 

Les entitats dinàmiques, per altra banda, es caracteritzen per tenir un contingut format amb variables instantànies extretes de diferents sistemes d’informació. No són estables, muten a cada instant o en espais de temps raonablement breus, de manera que la necessitat de fixació d’una informació no es pot assolir d’entrada. Són entitats intel·lectuals vives, en constant producció. Alguns registres electrònics de les administracions locals com ara el Padró d’Habitants, o d’administracions en general, com el Registre General d’Entrades i Sortides, poden ser considerades entitats dinàmiques. La seva estabilitat dura fins que es produeix la següent modificació de contingut. 

Les entitats experiencials són entitats que van més enllà de la simple tramesa o compilació d’informació. Són entitats que provoquen una experiència en l’usuari. On les experiències no són d’entrada preservables i cada experiència és una realitat nova i diferent. La seva preservació doncs, rau en la capacitat per continuar produint experiències, amb independència de les que pugui produir. Són entitats experiencials, per exemple, les obres d’art digitals.

També podem trobar entitats interactives enteses com les entitats intel·lectuals que presenten un contingut i una forma variable en funció de la intervenció de dos o més usuaris a la vegada.[4] Totes elles poden fins i tot combinar-se. Així un registre telemàtic d’una administració, en realitat podria ser entès com una entitat dinàmica i interactiva. Dinàmica perquè es troba activa durant 24 hores durant 365 dies i interactiva perquè poden coincidir de manera simultànea de 2 a N persones, introduint-hi dades. Com diem, el concepte que a l’actualitat es pot utilitzar de manera genèrica per a definir totes aquests possibles unitats de gestió és el d’entitat intel·lectual. Aquesta unitat, afegeixen, pot ser un conjunt coherent de contingut que es pot descriure i gestionar com una unitat intel·lectual singular, com per exemple un llibre, un mapa, una fotografia, un web, etc. Un «conjunt de dades», una «determinada informació», «una representació documental» i qualsevol altra perifrasi utilitzada per a designar «unitats de contingut» té en el concepte entitat intel·lectual el comodí perfecte. I lògicament, un document també és una unitat de contingut. Així doncs, un missatge codificat amb un format de dades que disposa d’un conjunt de metadades pot ser definit com a contingut, com a document electrònic o com a entitat intel·lectual. Tres paraules per a definir el mateix. 

Objecte digital:


Encara n’hi ha una quarta que reforça la necessitat de tractar aquest missatge codificat com a una unitat de gestió. La necessitat de disposar d’unitats de gestió és fonamental per evitar parlar de dades i informació que són conceptes més eteris, menys concrets. Parlem de l’objecte digital. És un terme procedent de la informàtica orientada a objectes. Essencialment estan constituïts per un contingut, un format de dades i un perfil documental. El contingut permetrà transmetre les dades i/o la informació, el format de dades el permetrà codificar i representar, i el perfil documental permetrà conèixer el contingut més rellevant, el context en què s’ha produït i l’estructura amb la qual es configura mitjançant un seguit de metadades. Aquest perfil, a més, permetrà que l’objecte digital incrementi la informació associada a la seva usabilitat i accessibilitat en un futur. Un objecte digital, constituït per un missatge, un format de dades i un perfil documental pot acabar configurant l’anomenat objecte digital de preservació, un tipus d’objecte digital orientat a la preservació.[5] 

A Catalunya, l’AIP ha estat traduït per Jordi Serra com a objecte d’informació d’arxiu, que es defineix com una unitat d’informació amb significació documental,interpretable tecnològicament, independent de qualsevol sistema, amb capacitat per ser autodescrit, amb la possibilitat d’incorporar el contingut en ell mateix i amb la necessitat de ser extensible, és a dir, que pugui incorporar nova informació (relativa al context, estructura o contingut on opera o ha operat) en el moment que es cregui convenient.[6] 

Document electrònic:


Un document electrònic, en resum, ha estat denominat també «unitat de contingut», «unitat d’informació amb significació documental», «unitat documental», «fitxer», «entitat intel·lectual», «objecte digital» ... una constel·lació al·lucinant. Totes les que deriven i són utilitzades per les comunitats d’usuaris tecnològics, però no només, pretenen demostrar la caiguda del terme «document» per a definir les seves entitats. Entenem que és una qüestió cultural: document «sona» antic. La innovació i el canvi són els cavalls de batalla d’aquestes comunitats que, a més, tenen el suport d’un mercat al seu darrera molt potent. Des del punt de vista de les comunitats no tecnològiques encara hi ha resistència a desentendre’s dels documents tot i que s’admenten els canvis que s’estan produint i la necessitat de recórrer a definicions més completes que expliquin les noves realitats. 

Ara bé, hi ha un acord en acceptar que els documents electrònics, davant la crisi de la forma i els suports, són més representació i menys estabilitat que mai. Des de sempre els documents han estat la representació d’un fet del món real, de natura jurídica o no, que s’ha fixat en un suport. L’objecte creat ha tingut el valor de representar i ser el propi fet del món real en el moment de la seva producció i amb posterioritat. El suport, fins a l’adveniment del document electrònic, ha estat garantia de resistència al pas del temps, de consistència i estabilitat, però també és cert que el suport no és pas la representació en si mateixa. Per aquest motiu, els documents electrònics, tot i no gaudir de suports estables, no deixen de ser missatges representats més o menys creïbles. Aquests tres elements - missatge, representació i credibilitat – es troben a la base de l’existència dels documents sigui quina sigui la seva forma o el suport utilitzat. Preservar aquesta capacitat representativa vol dir poder reconsiderar en tot moment un missatge amb uns possibles efectes jurídics o simplement cognitius. 

[1] Amb aquestes mateixes paraules s’hi ha referit SOLER, Joan.«Una diplomàtica pels documents en crisi.» Barcelona: Associació d’Arxivers de Catalunya, Lligall 32, 2011, p.59-61, i sobretot QUÍLEZ, Julio. «Aproximació a les ontologies: definició i construcció. Aplicacions en el camp de l’arxivística» Barcelona: AAC, Lligall 32, 2011, p. 141-145.

[2] SOLER, Joan. «La il·lusió d’un vocabulari comú de la preservació digital.» Barcelona: AAC, Lligall 31, 2011, p.23-27.

[3] Per una interpretació extensa del concepte entitat intel·lectual, vegeu SOLER, Joan. Del bit al logos. Preservar documents electrònics a l’Administració local. Barcelona: Diputació de Barcelona, 2009 (col·lecció «Estudis», 4), p 21-22.

[4] Per comprendre amb més profunditat cada una d’aquestes entitats vegeu SOLER, Joan. Del bit al logos, 2009, p.38-40. També és molt útil DURANTI, L.; THIBODEAU, K. “El concepto de documento en entornos interactivos, experienciales y dinámicos: la visión de InterPARES”. Traducció d’Alejandro Delgado González, 2006, 64p. 

[5] Els seu origen neix del model OAIS (Open Archival Information System) que defineix un sistema estandaritzat d’Arxiu Digital on l’objecte digital de preservació que constitueix el cor de la seva missió rep el nom de AIP (Archival information package) i que es configura a partir de quatre paquets d’informació: informació sobre el contingut, el document original, informació de representació i informació de preservació.  

[6] SERRA, Jordi. «L’objecte d’informació d’arxiu: concepte i implementacions.» V Jornades de signatura electrònica, 18-19 de novembre de 2008, Agència Catalana de Certificació, 26 p.

Comentaris

Entrades populars d'aquest blog

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

Las unidades documentales no son entidades intelectuales vacías.Están cargadas de propiedades que las significan.Entendiendo unapropiedadcomo esa cualidad peculiar o característica, como aquel atributo esencial que identifica una entidad y la diferencia de otras, en el mundo de los documentos podemos hablar de tres tipologías concretas: las propiedades significativas, las esenciales y las legales.
Laspropiedades significativasson aquellas características formales que permiten la representación inteligible de un documento.Han sido definidas por Andrew Wilson como las características de un objeto digital que deben ser preservadas con el fin de asegurar la accesibilidad, la usabilidad y su comprensión permanente, así como su capacidad para ser aceptadas como evidencia de lo que representa y transmite el documento.La Diplomática, a las propiedades significativas, las ha llamado tradicionalmente características intrínsecas y extrínsecas, y en la actualidad también las llama forma física y f…

Evidencia, prueba y testimonio.

Una de las innovaciones de la traducción española de las ISO-30300 y 30301 es el uso extendido del concepto "evidencia", denostando los clásicos "prueba" o "testimonio". Es una consecuencia natural de la progresiva adopción de los conceptos anglosajones en el vocabulario de las ciencias de la información. Otra consecuencia es precisamente esta: incluir en las ciencias de la información, otras disciplinas que hasta hace poco años era auxiliares de la historia, como la diplomática o la misma archivística. Es una tendencia marcada por las necesidades de nuestra sociedad y no es imputable exclusivamente a exigencias de mercado. El caso pues, del concepto "evidencia" es una conquista más de esta nueva manera de ver las cosas. En ningún caso, nos parece mal.
Pero sí que es cierto que en las comunidades de uso con una larga tradición basada en el derecho romano (hablo de países europeos no anglosajones) la aparición del concepto "evidencia" …

A la recerca del panellet autèntic!!

Quin és el panellet més autèntic? Quin és l'original? Aquesta és la petita recerca que hem realitzat durant aquesta setmana i que malauradament no donarà resposta al dubte més manifestat: de moniato o de patata? Aquest tema no té resposta, tants productors, tantes opinions. El que farem en aquest post és observar quines estratègies se segueixen per "vendre" com a autèntics i, per tant, com a millors, diferents autors de receptes de panellets. 
Ara us preguntareu? Què té a veure amb la Diplomàtica aquest assumpte? Si seguim escrupulosament la teoria no hi ha raons ni natura jurídica en una recepta de panellets. Tanmateix, sí que podem observar com s'utilitzen mecanismes propis dels documents de natura jurídica per dotar d'autoritat i de credibilitat aquestes propostes. L'autenticitat, entesa com a un valor de qualitat, obliga a utilitzar tots els mecanismes a l'abast i què millor que fer-ho amb les estratègies típiques dels documents de natura jurídica? P…