Temps, sobrietat i resolució. Innovació [1] en Arxivística i Gestió de Documents

En els propers posts miraré d'aportar criteri sobre com podem iniciar projectes innovadors en arxivística i gestió documental. El primer punt de que volem tractar és el del propi concepte d'innovació. Innovació no implica en cap cas l'aparició sobtada de quelcom espectacular que fa canviar el ritme i l'ordre de les coses. En arxivística i gestió documental (i) la innovació és sempre un procés on els temps són importants, (ii) on el més important és la part menys espectacular dels nostres productes o serveis, (iii) i on l'orientació ha de produir efectes socials, organitzatius, on la millora i el grau de satisfacció sigui comprobable. Analitzem cada punt:

(i) Gestió raonada dels temps: Els productes en arxivística i gestió documental no són mai immediats. Acostumen a ser el resultat de hores, dies i/o mesos de treball. Cada projecte té els seus temps i en pocs casos el temps entre pregunta i resposta són breus. Parlo evidentment de projectes de reorganització, revisió, descripció, etc. Parlo de projectes a l'engròs. No parlo de les respostes que donem a partir de la informació que ja tenim ben descrita o classificada. Parlo que un sistema de gestió de documents no és un projecte immediat, sinó que es basa (o s'ha de basar) en el famós concepte del kaizen o "millora continuada". Aquests tipus de projecte tenen un principi i el seu final és el funcionament ordinari de les coses en la producció de documents. Mentres es facin documents, el projecte no finalitza, simplement es reorienta, es modifica, es millora, es completa. L'arxivística, posem per cas, quan planteja projectes de descripció necessita de temps per poder documentar amb precisió tot allò que cal descriure, que habitualment és molt i que normalment mai ve amb descripció prèvia. Els projectes, per tant, són a mitjà i llarg termini.

(ii) No busquem l'espectacularitat: Els productes en arxivística i gestió documental que volen innovar necessiten d'un treball intern que no sempre és espectacular. Per exemple, un sistema de gestió de documents necessita d'un quadre de classificació, d'un calendari de conservació, d'un quadre de seguretat i accés, d'un esquema de metadades, etc. Tots aquests productes no són, per si mateixos, espectaculars. Són necessaris, però no vitals. Es pot funcionar sense l'existència d'aquests instruments en un estadi de perfecció elevat. Hi ha marges. Un cop en disposem, per ells mateixos produeixen canvis espectaculars i ostentosos? Rarament. Però són necessaris per iniciar un procés mesurat de canvi organitzatiu i procedimental que portarà a resultats interessants a mitjà i llarg termini. No ens podem deixar anar per la sensació de grans productes, grans solucions i grans resultats. La gestió documental o l'arxivística necessita d'una tecnologia de suport útil, senzilla, fàcil d'utilitzar, accessible i, evidentment, ràpida, per donar consistència i sentit els instruments produïts. Fer funcionar la maquinària productiva dels documents rarament és quelcom que les empreses acabin presentant com un èxit o un valor afegit de la seva estructura. Simplement es presenta com quelcom necessari i obvi, sempre i quan el sistema de gestió no sigui farragós, on els temps de resposta vinguin alentits per voler ser massa ortodoxes amb la teoria arxivística.

(iii) Utilitzem la intel·ligència resolta: Sota aquest concepte el filòsof José Antonio Marina descriu una manera d'actuar que aporti resolució: "No pensem a fi de conèixer, sinó que pensem i coneixem per poder actuar." Aquest punt de vista potser és pragmàtic i funcional. No podem plantejar quadres de classificació des d'un punt de vista estrictament teòric o com el resultat de l'aplicació de principis estrictament científics. Cal posar-lo en contrast amb el món real, fer-lo efectiu i fer-lo funcionar. Qualsevol projecte de gestió documental s'ha d'orientar cap a un escenari on business intelligence i pràxis es trobin ben equil·librats. El mateix succeeix en projectes arxivístics, com ara instruments de descripció de fons documentals, inventaris, catàlegs, etc. Per què plantejar aquests instruments des d'una òptica exclusivament centrada en l'exercici d'un mètode científic? És un error. Qualsevol iniciativa d'aquest estil ha d'anar acompanyada d'un projecte de difusió on el coneixement recuperat o construït pugui arribar a tot tipus d'usuaris. Així, un projecte arxivístic no serà complet si oblidem, de cada feina que fem, les possibles estratègies de difusió d'aquest coneixement. Fer la feina per tenir-la guardada a l'arxiu fins que pugui ser necessària, ja no és un camí que justifiqui la nostra funció. 

Comentaris

De acuerdo contigo Joan, creo que necesitamos una mayor orientación a resultados y una mejor alineación con los objetivos corporativos; mejorar nuestras habilidades de marketing, vendiendo mejor nuestros servicios o productos de manera que parezcan sino espectaculares por lo menos apetecibles; y trabajar de manera escalable ofreciendo logros parciales abarcables en espacios lo más breves posibles.
Monica M. Mouton ha dit…
Gracias Joan porque todavía somos pocos los que repetimos una y otra vez la necesidad de innovación y difusión en nuestra profesión. Yo, al menos, estoy convencida. Estaré expectante al resto de entradas.
Saludos,
Mónica
Blanca ha dit…
Totalment d'acord. Però no fer la feina, excusant-nos en què no tenim recolzament o no tenim mitjans de difusió, tampoc no val. Fem la feina i busquem les estratègies de comunicació, però fem-la.

Entrades populars d'aquest blog

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

Evidencia, prueba y testimonio.

A la recerca del panellet autèntic!!