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Los tres contextos de la ISO 30300

Decíamos no hace mucho que uno de los logros de la nueva ISO 30300 es su definición de contexto, por ser más diplomática, más totalizante, más orientada a un reconocimiento completo de la realidad de la organización empresarial donde aplicar esta normativa. En realidad, la definición de contexto aparece un poco por todas partes de la norma 30300, pero sobretodo en la ISO 30301, en el apartado 4 donde se habla específicamente del "Contexto de la organización". A ello nos vamos a referir en este apunte.

En realidad esta familia de normas circunscribe tres tipos de contexto distintos: (i) el contexto de la organización, (ii) el contexto de producción y (iii) el contexto del documento. Todos ellos son importantes, van de lo más genérico a lo más concreto. De este modo el control que se ejerce busca ser absoluto sobre las circunstancias que llevan a producir, los métodos seguidos para producir y los productos de información resultantes.

El contexto de la organización busca documentar una comprensión exhaustiva y puesta al día del "ser" de la empresa. El contexto de producción debe aparecer descrito y auditado con el fin de conocer los procedimientos de elaboración de productos, y su debida documentación. El contexto del documento pretende comprender de modo preciso el "ser" de cada documento (o cada agregación de documentos) en la empresa.

Aun así, y aunque tengamos claros los objetivos, la descripción de qué es exactamente el contexto no parece sencilla. Lo demuestra el dicho apartado 4. Su lectura deriva en una larga lista de posibles subcontextos a reconocer: contexto sociocultural, socioeconómico, legal, financiero, tecnológico, competencial, etc. Además, los subcontextos pueden ser de orden interno o externo. No hay duda que conocer los subcontextos externos permitirá conocer el contexto de la organización, mientras que conocer el contexto interno permitirá auditar el contexto de producción y el del documento. Pero aun así es difícil discernir una ontología completa de todos los elementos necesarios (o que puedan parecerlo) para poder auditar e implantar mejoras a partir de la ISO 30300.

Carlota Bustelo en un excelente documento de trabajo publicado por SEDIC el pasado mes de octubre relativo a la serie ISO 30300 apunta que el informe primigenio, el estudio inicial para calibrar las necesidades de una organización, debe permitir reconocer un contexto que define en tres sentidos: (i) reconocer los factores internos y externos que afectan a la organización; (ii) reconocer los distintos requisitos legales, reglamentarios o de otra índole que la organización debe cumplir por estar en determinado país y sector de actividad; (iii) reconocer el alcance de la implantación del sistema de gestión de documentos. Así, el punto primero y segundo se orientan a reconocer el contexto de la organización, y el punto tercero a reconocer los contextos de producción y del documento.

I es que definir "contexto" no es fácil. Sobretodo si hablamos del contexto de la organización, el más genérico, el más abierto y el más complejo. Los contextos de producción y del documento tienen más literatura detrás, incluso la ISO 15489 ya apuntaba muchas de sus características. En realidad, la comprensión del contexto general tiene una función mucho más alargada que la simple mejora en la producción de documentos, busca la mejora del "sentido" de la empresa. Por tanto, ¿podemos llegar a decir que la ISO 30300 es un ejercicio de coaching empresarial? Tentador y ambicioso. Habrá que explicarlo muy bien al empresario, a la alta dirección. En cambio, el contexto de producción parece ser mucho más abordable. Hay más experiencia, los profesionales del sector conocemos de primera mano que es lo que se cuece, los pros y contras, los resultados y las imperfecciones de los sistemas de gestión documental. Y más literatura si cabe, y más exigencia jurídica y legal, existe al entorno del contexto del documento. De modo que los dos contextos "inferiores" son los más conocidos, aunque, es evidente, los más difíciles de mejorar.

Dudas finales que nos sugiere el tema: 

(i) ¿Reconocer el contexto de la organización será comprendido en primera instancia por parte de la alta dirección? ¿Reconocerán en nosotros los profesionales adecuados para ello?
(ii) ¿Qué información del contexto de producción deberá aparecer en el contexto del documento?¿Es necesario incorporar información relativa al contexto de la organización en el contexto del documento?
(iii) ¿Mejorar los sistemas de gestión y producción de documentos realmente incurrirá en una mejora objetiva de los cometidos y objetivos de una empresa?
(iv) ¿La clave está en producir mejor los documentos o en producir documentos "mejores", más completos y fiables en la información, más precisos y exhaustivos en su autenticidad, más sintéticos y operativos, más fáciles de usar y acceder, y, en definitiva, donde sus propiedades esenciales vienen mejor tratadas? 
(v) ¿Sí?, ¿tenemos que seguir hablando de documentos?¿O quizás el concepto de producto de información podría ser más comprensible en entornos empresariales?

Comentaris

Maribel Valiente (mariai.valiente@juntadeandalucia.es) ha dit…
A la duda IV: Sin duda SI. Espero con verdadero interés que en el ámbito de la producción documental de las organizaciones se imponga de forma efectiva el lema “LESS IS MORE” .
Saludos cordiales.
Totalmente de acuerdo Maribel. No es un azar que últimamente se hable abiertamente de mejorar el llamado "reporting" o sea la producción de informes realmente relevantes y substanciales para las decisiones empresariales. Información ajustada, pertinente y no redundante. Información que, además, se puede reutilizar. Less is more. O hagamos menos, pero mejor.

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