Vés al contingut principal

Esborranys, originals i còpies digitals featured by John Malkovich...

No va malament de tant en tant recordar els diferents estats en què un document es pot trobar. Aquesta circumstància determina el valor del propi document a l'interior d'un sistema jurídic. En entorns digitals la distinció de l'estat de transmissió d'un document és important als efectes de determinar quan produeix efectes jurídics i quin és el grau de fiabilitat i credibilitat que aporta. La seva identificació és útil també als efectes d'una eventual eliminació documental en nivells inferiors a la sèrie documental. Essencialment hi ha tres estats de transmissió: l'esborrany, l'original i la còpia, per estricte ordre de producció. Fem-ne un repàs amb l'ajuda de John Malkovich:

John Malkovich abans de llevar-se, en procés d'elaboració ...
Esborrany: la part més important dels documents que es produeixen a l’interior d’un entorn de treball electrònic són esborranys. L’esborrany és sempre un document in fieri, incomplet, de treball, sotmès a canvis i revisions i, per tant, no pot produir efectes jurídics per si sol. Un esborrany però, no és un document fora de sistema de producció documental. Ha de ser convenientment identificat per a poder ser retrobat i reutilitzat. Per tal d’indentificar-lo ha de portar associat un perfil de document indicant la data, temps, autor, i altres dades que es puguin considerar rellevants per a la seva localització durant el període en què s'està generant l'original. L'esborrany pot rebre la consideració de Versió, de manera que es pugui fer un seguiment de l'evolució de l'elaboració de l'original. Com a instrument legal hem dit que no pot produir efectes jurídics, només serà prova de l'existència de si mateix i per tant, com a testimoni històric, només demostra la intenció d'una possible acció jurídica. Tradicionalment els esborranys, un cop elaborats i identificats els originals han estat eliminats. En entorns digitals la identificació del document com a "esborrany" és eminentment útil per a poder-lo eliminar i descarregar els sistemes de documentació innecessària. Permet la seva identificació, l'eliminació de documents de treball a l'interior dels expedients electrònics. Els esborranys poden ser aleatoris, creatius i ben diversos, o estructurats a partir de plantilles o formularis.

John Malkovich en estat pur, original i autèntic
Original: és el document primer, complet i efectiu. Primer, perquè no n’hi ha d’antecedents que produeixin els mateixos efectes; complet, perquè sense la completesa no produiria efectes; efectiu, perquè està en disposició de produir efectes jurídics dins del sistema jurídic. L'original pot ser un document amb la representació completa de totes les seves formalitats o un document "in fieri", és a dir, l'existència d'un seguit de dades conservades de manera distribuïda en diferents sistemes que poden ser invocades als efectes de realitzar una representació a modalitat de còpia. En aquest cas, el document "in fieri" o document potencial es considera original perquè permet compilar una intenció primera, completa i amb efectivitat sempre que sigui necessari. Convé distingir entre el concepte d'original que des d'època romana s'atribueix als documents de la intenció original de l'acció jurídica. El primer concepte és la plasmació en un suport estable d'aquesta intenció. La intenció, per si mateixa, pot no derivar en un document amb suport estable sinó verificar-se sempre que sigui necessari mitjançant l'invocació de dades que comentem.

Còpia: reproducció d’un original realitzada en data posterior a l'original. La còpia vol produir els mateixos efectes que un original o informar sobre els valors d’un original. No existeix còpia sense original. A l'interior d'un sistema de producció documental tant l’original com la còpia, com també l'esborrany, també han de disposar d’un perfil documental que els identifiqui i que en permeti el seu retrobament i ús. 

Còpia autèntica: es tracta d'una còpia realitzada a posteriori d'un l'original certificada per les autoritats encarregades i autoritzades a fer-ho, que representa i disposa de les mateixes capacitats del document original d’on deriva. En entorns digitals cada cop més s’opta per la còpia autèntica com a document decisori. L’original roman preservat de manera que es pugui mantenir intacte la seva integritat. En surten còpies autèntiques per a la gestió de les transaccions sense que calgui utilitzar l’original. En alguns processos de digitalització el document electrònic resultant rep la consideració de còpia autèntica electrònica d’un original en paper. Perquè això s’esdevingui cal la associació d’una signatura electrònica. Aquesta còpia disposa de les mateixes capacitats d’efectivitat que l’original en paper però a l’interior dels sistemes electrònics. La còpia autèntica és a la base del paradigma de la preservació de documents electrònics. S’accepta que és una tasca difícil mantenir sense alteracions l’original primer d’un document. Qualsevol migració a un nou format, encara que sigui a un format evolucionat de l’original pot implicar modificacions que desvirtuin l’original primer o que simplement modifiquin el bitstream original. En aquest cas, malgrat aquesta modificació el concepte de intenció original és la que permet continuar considerant-lo original. 

Les múltiples còpies de John Malkovich.
Còpia en forma d'original: és aquell document que disposa de les característiques de completesa i eficàcia, però no és pas el primer que es fa. En la majoria de documents electrònics es presenten aquestes característiques. Si disposem de dos documents creats electrònicament, idèntics, amb la mateixa data, adreçats a la mateixa persona, i els enviem, el primer que arribarà al receptor serà considerat l’original i el segon una còpia en forma d’original. La única manera de discernir amb certesa quin element és primer i quin és posterior, segons Henry M. Gladney, seria l’analogia entre l’entitat "ara i aquí" i una d’anterior (si és que n’hi ha), en segon lloc analitzant l’espai de procedència on s’ha produït el document i en tercer lloc amb un control de versions (no sempre existent). Aquest concepte, procedent de la diplomàtica clàssica i adoptat per les teories de Luciana Duranti ha estat posat en dubte. L'opció que s'addiu millor seria la de Original múltiple. Això vol dir que malgrat els dos documents -posem per cas dos o tres originals d'un conveni per ser signat per cada una de les parts - arriben en temps diferents després d'una transmissió electrònica, els tres documents continuen essent tres originals que van ser creats en un mateix moment o amb una mateixa intenció original. 

Còpia imitativa: és la còpia que reprodueix completa o parcialment el contingut i la forma física i intel·lectual d’un original. La fotocòpia és la còpia imitativa per excel·lència. La digitalització ordinària d'un document sense l'associació de cap element certificador o autenticador, també ho és. Així, un document digitalitzat representa una còpia imitativa d’un original en paper a l’interior d’un sistema electrònic. Aquesta còpia pot ser totalment fiable si el procediment es pot verificar i, per tant, no requereix d’una compulsa o d'una signatura electrònica per a poder produir efectes. Tot sigui dit, però el sistema jurídic ho hauria d'admetre així. Per si soles no poden servir com a prova o per a substituir un original sense un element certificador que les elevi a còpies autèntiques.

Còpia simple: és la còpia o mera transcripció del contingut de l’original en algun altre suport. Fem còpies simples electròniques quan transcribim un text en paper en un document ofimàtic. O quan fem còpia d’un document en format digital en el mateix format. Les còpies simples solen ser documents instrumentals a la presa de decisions. També pot ser anomenada Còpia bàsica. Cal diferenciar-la de la Còpia simple notarial, la qual està sotmesa a un procediment, a una forma determinada per l'institució notarial i dotada no només d'un valor informatiu, sinó probatori amb la possibilitat d'acabar permetent efectes jurídics. Així moltes accions jurídiques a l'interior de les administracions es fonamenten en el coteig de còpies simples notarials (o fins i tot en còpies simples de còpies simples notarials). La còpia simple ordinària és fruit d'un acte de mera còpia, mentres que la còpia simple notarial deriva d'un procediment determinat del qual, fins i tot, se'n deriven despeses econòmiques.

Un fals Charles II ... interpretat per John Malkovich
Fals: és pròpiament la creació ex novo d'un presumpte original amb el desig fraudulent de produir efectes jurídics que contravenen la voluntat, els drets o els deures d'alguna de les parts o que afavoreixen de manera injusta una de les parts. El fals presenta elements formals, físics o intel·lectuals, o de contingut, que no corresponen a la realitat.

Pseudo-original: es produeix quan hi ha la voluntat de fer una còpia fraudulenta d’un original existent. Es pretén fer una imitació perfecta amb la capacitat d'afavorir la part que té la voluntat de frau. Legal i diplomàticament el document produït es pot considerar com un fals. Històricament, és equivalent a dir que els fets descrits en el document van voler ser certs per la part productoria, tot i no ser-ho. 

Inautèntic: es refereix a l’absència dels requisits necessaris per proveir autenticitat. Documents amb errors de forma que han estat aprovats i acceptats, en què el contingut és genuí i no hi ha voluntat de frau. No hi ha voluntat de frau, per tant no poden ser objecte de sanció, però si d'anul·lació per no tenir la capacitat de produir efectes jurídics.

Comentaris

Maria Jesús Llavero ha dit…
I la compulsa i el testimoni o còpia testimoniada amb la que en Justícia ens barallem contínuament?
Tota la raó Maria Jesús. Sobre la compulsa he tingut diferents converses darrerament arribant a la conclusió que una cosa és realitzar una còpia simple que rep compulsa (un segell amb el dia d’ingrés i número de registre) i l’altra una còpia autèntica en què una autoritat de fe pública certifica que la còpia realitzada ho és conforme l’original, però només de documents que tingui i siguin produïts per la pròpia organització. Per exemple: pot un funcionari de registre certificar com a còpia autèntica un document no produït per ell o per la seva organització? Per tant tot allò que entra per registre no es pot considerar còpia autèntica, sinó còpia simple compulsada. Així doncs, la còpia simple compulsada es troba a mig camí entre la còpia simple i la còpia autèntica, d'igual manera que la còpia simple notarial. En la definició que ofereixo la còpia simple seria més precís anomenar-la còpia bàsica per evitar confusions amb aquestes altres còpies dotades d'una major càrrega de credibilitat a l'interior d'un sistema jurídic. Pel que fa a la còpia testimoniada t'agrairé informació perquè no l'acabo de controlar tant. Gràcies per participar!!
Maria Jesús Llavero ha dit…
De tot això en Pep Mates sap un pou i amb el seu permí faré un intent d'explicació del que és un testimoniatge.
En Dret notarial el testimoniatge és un document autoritzat per notari, que no té matriu i que conté l'afiramació d'un fet existent o d'una valoració jurídica i es formalitza en els casos que venen estipulats per llei. La formalització d'aquests documents és similar a la de les còpies. El testimoni notarial ha de contenir en tot cas referència al fedatari autoritzant, a l'objecte que justifica su formulació i el contingut del testomoni, la data i fins i tot l'hora de la seva expedició i l'autorització notarial com signo, signatura, rúbrica i segell del notari.

Segons el Dret procesal civil, entre les funcions documentals dels secretaris judicials estan l'expedició de testimoniatges i de certificacions en ús de la fe pública. El testimoniatge és la transcripció autenticada d'un o diferents actes processals documentats o bé de documents originals incorporats a l'expedient judicial, és junt amb la certificació judicial una de les eines per a la publicitat de les actuacions judicial.
Els originals de les sentències i interlocutòries definitives dictades es guardan enquadernats i de forma correlativa cronològicament igual que els protocols notarials, però sense índex, la resta d'exemplars d'una sentència poden ser còpies simples, certificades o testimoniades, les útimes seran les que serveixen com instrument per a la defensa, reconeixement i inscripció de drets i és un testimoniatge de sentència el que dóna peu en el procediment a la part d'execució de sentència.
També hi ha el testimoniatge dels documents originals aportats quan es procedeix al desglossament quan es requereixen en un altre procediment o expedient, ja sigui en el mateix jutjat o en un altre, o per unir-los a un expedient paral·lel (incident). Aquest també és el cas del "testimoniatge de particulars" quan es fa còpia testimoniada de tots aquells actes documentats en les actuacions que es sol·liciten des dels òrgans superiors, en instàncies d'apel·lació o bé per sol·lcitud de les parts.
Diplomàticament el testimoni es caracteritza amb l'encapçalament següent: " D. XXXXX Secretari Judicial del (òrgan judicial) de (lloc), dono fé i certifico: que el particular ordenar testimonia és del tenor literal següent" es còpia el document literal i acaba amb el següent peu: "Concorda bé i fidelment amb el seu original i aquest testimoni consta de X fulls (i la qualitat a una cara, doble cara), lloc, data i signatura i segell.
Fins la generalització de les fotocopiadores i les impresores, el text s'escribia de forma continuada sense interliniat i tot en lletres. Des de que s'utilitzen aquestes eines per reproduir, se sol fer còpies impreses a una cara, creuant i segellant el revers i en tots dos casos es segellen tots els fulls del testimoniatge i teòricament es rubriquen (encara que això és menys freqüent).
Podríem considerar-la una còpia compulsada. La diferència és l'àmbit d'aplicació, la compulsa en l'Administració en general i el testimoniatge en l'Administració de Justícia i en la registral, ja que té els mateixos efectes jurídics que una còpia notarial.
Alan Capellades ha dit…
Molt interessant els exemples exposats. D'aquí m'ha sorgit un dubte. Les còpies de seguretat dels documents electrònics generen còpies imitatives o bé es tracten d'originals múltiples?
La pregunta potser es contesta sola: un original múltiple, és a dir, un original en última instància, ja que en fa una còpia exacta amb un procés que pot ésser documentat. La pregunta de fons és? Generaria efectes jurídics un document electrònic sorgit d'una còpia de seguretat? Fins i tot quan no pot ésser contrastat amb l'original?
Hola Alan. Bona pregunta. Cal dir que les "còpies de seguretat" es realitzen de tots els documents produïts amb indenpendència de l'estat de transmisió en què es troben. Això fa que hi hagi "còpies de seguretat" d'esborranys, originals i còpies. La seva consideració hauria de ser la de "còpia autèntica" de cada un dels documents, atès que hi ha un sistema que permet fer-les als efectes de seguretat i com a mesura de recuperació dels documents en cas de pèrdua per error, negligència, accident o sabotatge.
Als efectes legals, les "còpies de seguretat" han de ser considerades com "còpies autèntiques" però només de caire preventiu i no pas substitutiu. Aquesta possibilitat només s'exerciria en els casos de possible pèrdua descrits. A la meva consideració es podria objectar que la "còpia autèntica" hauria de ser admesa i realitzada per una autoritat de fe pública o amb autoritat jurídica a l'interior d'una empresa privada. Bé, malgrat la més que probable no regulació interna d'aquest procés de seguretat existeix una admissió tàcita d'aquesta bona pràctica. Al cap i a la fi, la "còpia de seguretat" es realitza, com bé dius, sota un estricte control, es documenta el moment en què s'ha fet i es realitza amb el benentès que la "còpia" és exhaustiva i completa, tant del document com de les seves metadades, vincles, etc. No ho considero "original múltiple" perquè aquest es realitza amb la voluntat comunicativa d'expressar uns efectes jurídics a més d'una part interessada o a un col·lectiu.

Entrades populars d'aquest blog

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

Las unidades documentales no son entidades intelectuales vacías.Están cargadas de propiedades que las significan.Entendiendo unapropiedadcomo esa cualidad peculiar o característica, como aquel atributo esencial que identifica una entidad y la diferencia de otras, en el mundo de los documentos podemos hablar de tres tipologías concretas: las propiedades significativas, las esenciales y las legales.
Laspropiedades significativasson aquellas características formales que permiten la representación inteligible de un documento.Han sido definidas por Andrew Wilson como las características de un objeto digital que deben ser preservadas con el fin de asegurar la accesibilidad, la usabilidad y su comprensión permanente, así como su capacidad para ser aceptadas como evidencia de lo que representa y transmite el documento.La Diplomática, a las propiedades significativas, las ha llamado tradicionalmente características intrínsecas y extrínsecas, y en la actualidad también las llama forma física y f…

Evidencia, prueba y testimonio.

Una de las innovaciones de la traducción española de las ISO-30300 y 30301 es el uso extendido del concepto "evidencia", denostando los clásicos "prueba" o "testimonio". Es una consecuencia natural de la progresiva adopción de los conceptos anglosajones en el vocabulario de las ciencias de la información. Otra consecuencia es precisamente esta: incluir en las ciencias de la información, otras disciplinas que hasta hace poco años era auxiliares de la historia, como la diplomática o la misma archivística. Es una tendencia marcada por las necesidades de nuestra sociedad y no es imputable exclusivamente a exigencias de mercado. El caso pues, del concepto "evidencia" es una conquista más de esta nueva manera de ver las cosas. En ningún caso, nos parece mal.
Pero sí que es cierto que en las comunidades de uso con una larga tradición basada en el derecho romano (hablo de países europeos no anglosajones) la aparición del concepto "evidencia" …

A la recerca del panellet autèntic!!

Quin és el panellet més autèntic? Quin és l'original? Aquesta és la petita recerca que hem realitzat durant aquesta setmana i que malauradament no donarà resposta al dubte més manifestat: de moniato o de patata? Aquest tema no té resposta, tants productors, tantes opinions. El que farem en aquest post és observar quines estratègies se segueixen per "vendre" com a autèntics i, per tant, com a millors, diferents autors de receptes de panellets. 
Ara us preguntareu? Què té a veure amb la Diplomàtica aquest assumpte? Si seguim escrupulosament la teoria no hi ha raons ni natura jurídica en una recepta de panellets. Tanmateix, sí que podem observar com s'utilitzen mecanismes propis dels documents de natura jurídica per dotar d'autoritat i de credibilitat aquestes propostes. L'autenticitat, entesa com a un valor de qualitat, obliga a utilitzar tots els mecanismes a l'abast i què millor que fer-ho amb les estratègies típiques dels documents de natura jurídica? P…