Descripción Autenticante o cómo demostrar la autenticidad documental

Hace unos meses hablabamos de la posibilidad de una descripción autenticante. Lo hacíamos de manera argumentada pero le faltaba cierto desarrollo. En este post avanzamos en la comprensión de este tipo de descripción y aportamos algunas soluciones concretas para que pueda ser aplicada. 

0.- La utilización de metadatos en los documentos electrónicos busca la descripción de estos documentos. No son elementos ni accesorios, ni caprichosos ni opcionales.

1.- La utilización de metadatos se orienta en la mayoría de casos a la recuperación de la información, a potenciar su accesibilidad y su usabilidad. Pero hablamos solo de información. Es importante hablar de la recuperación del documento como instrumento legal, es decir, que exista como entidad cierta y que pueda constituir evidencia en los ámbitos administrativo y judicial.

2.- El punto 1 implica que la recuperación del documento implique su recuperación como representación de hechos de naturaleza jurídica. Para que esta representación sea usable a efectos administrativos y legales no le es suficiente la simple recuperación de la información, sino la recuperación completa de su representación. 

3.- Representación implica la recuperación fiable y de confianza: contenido (la información), contexto (circunstancias de producción y estatus legal) y estructura (su apariencia formal). 

4.- La representación debe ser auténtica, es decir, debe representar aquello que dice representar. 

5.- Para que la representación sea auténtica, la recuperación debe ser íntegra, es decir: que el contenido esté completo y no modificado, que el contexto esté completamente informado y que la apariencia formal sea estable y de confianza.

6.- Para constatar esta autenticidad el contexto de producción y legal debe estar informado mediante un perfil documental completo, es decir, mediante un conjunto de metadatos que permitan esta verificación. La apariencia formal, como hemos dicho, debe ser estable y debe permitir al usuario que su representación sea de confianza. 

7.- Los metadatos que permiten reforzar la autenticidad documental, proteger esta propiedad esencial como valor social que dota de seguridad y confianza los sistemas jurídicos basados en documentos y potencian una descripción autenticante son: 

- Los que identifican a los responsables que han participado en la elaboración documental: el productor del fondo documental, el autor intelectual del documento, el/los autor/res de la acción jurídica, los agentes que han participado en la elaboración documental, el agente validador y firmante, el receptor, el originador, entre otros. 

- Los que describen los elementos básicos del contenido que permiten determinar su identidad y su integridad como unidad documental: identificador único dentro del sistema de producción, el título, el estado de la transmisión, por ejemplo. 

- Metadatos relativos al sistema de validación utilizado en el momento de la finalización del documento: firma electrónica, otros sistemas de validación aplicados, otros sistemas basados en la corroboración, etc. 

- Metadatos y logs relacionados con el sistema de preservación utilizado: toda aquella información que permita determinar todos los eventos a los que ha estado sujeto y en donde ha participado un documento o una agregación de documentos concretos. 

8.- La descripción autenticante no dispone de un set preciso y cerrado de metadatos, sino no olvida aquellos que considera fundamentales para lograr su objetivo. Para ello, los elementos prioritarios a conocer de manera completa son: la unidad documental, los agentes productores, el método de validación, los eventos y las relaciones existentes y existidas entre todos ellos.  

9.- Algunos metadatos y algunas operaciones pueden ser relevantes a los efectos de construir una descripción autenticante, por ejemplo: 

- La utilización del metadato de Originalidad, es decir, determinar cuando una unidad documental ha adoptado su carácter original y por tanto, en qué momento la unidad documental es primera, completa y efectiva jurídicamente. 

- La utilización de metadatos donde disponer todos y cada uno de los agentes productores de la unidad documental. No se trata solamente de informar sobre el firmante o el validador, sino repartir la responsabilidad sobre la autenticidad documental a todas las personas participantes.

- La aplicación del principio de Corroboración, es decir, informar en los metadatos sobre los sistemas de validación utilizados. Este sistema permite ubicar en el perfil documental de la unidad documental los metadatos de los objetos digitales de las firmas electrónicas, por ejemplo, y evitar así la pérdida de esta información en un proceso de migración o extracción de firmas digitales. 

10.- La descripción autenticante es aplicable en sistemas de gestión y preservación de documentos basados en objetos digitales. Otras posibilidades basadas en ontologías están aun en fase inicial pero con un porvenir francamente prometedor. Es el caso de la recién publicada PROV Ontology, o ontología orientada a informar sobre la procedencia de la información o objetos digitales. En este producto observamos la posibilidad real de generar una ontología que permita certificar la autenticidad documental en sistemas complejos.

11.- La descripción autenticante no es un método distinto a otros sistemas descriptivos, es simplemente la orientación de su objetivo a la constatación de una autenticidad documental de confianza, es tomar partido por este valor social y no dejarlo simplemente en mano del poder judicial, y es tomar consciencia de que describir por describir no lleva a ninguna parte.

Comentaris

Maite Casasús ha dit…
Podeu consultar també aquest article on relaciona la problemàtica de l'autenticitat amb la gestió electrònica dels documents.

http://www.cybersudoe.eu/es/actualidades/gestionelectronica-de-doc.html

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