Vés al contingut principal

Descripción Autenticante o cómo demostrar la autenticidad documental

Hace unos meses hablabamos de la posibilidad de una descripción autenticante. Lo hacíamos de manera argumentada pero le faltaba cierto desarrollo. En este post avanzamos en la comprensión de este tipo de descripción y aportamos algunas soluciones concretas para que pueda ser aplicada. 

0.- La utilización de metadatos en los documentos electrónicos busca la descripción de estos documentos. No son elementos ni accesorios, ni caprichosos ni opcionales.

1.- La utilización de metadatos se orienta en la mayoría de casos a la recuperación de la información, a potenciar su accesibilidad y su usabilidad. Pero hablamos solo de información. Es importante hablar de la recuperación del documento como instrumento legal, es decir, que exista como entidad cierta y que pueda constituir evidencia en los ámbitos administrativo y judicial.

2.- El punto 1 implica que la recuperación del documento implique su recuperación como representación de hechos de naturaleza jurídica. Para que esta representación sea usable a efectos administrativos y legales no le es suficiente la simple recuperación de la información, sino la recuperación completa de su representación. 

3.- Representación implica la recuperación fiable y de confianza: contenido (la información), contexto (circunstancias de producción y estatus legal) y estructura (su apariencia formal). 

4.- La representación debe ser auténtica, es decir, debe representar aquello que dice representar. 

5.- Para que la representación sea auténtica, la recuperación debe ser íntegra, es decir: que el contenido esté completo y no modificado, que el contexto esté completamente informado y que la apariencia formal sea estable y de confianza.

6.- Para constatar esta autenticidad el contexto de producción y legal debe estar informado mediante un perfil documental completo, es decir, mediante un conjunto de metadatos que permitan esta verificación. La apariencia formal, como hemos dicho, debe ser estable y debe permitir al usuario que su representación sea de confianza. 

7.- Los metadatos que permiten reforzar la autenticidad documental, proteger esta propiedad esencial como valor social que dota de seguridad y confianza los sistemas jurídicos basados en documentos y potencian una descripción autenticante son: 

- Los que identifican a los responsables que han participado en la elaboración documental: el productor del fondo documental, el autor intelectual del documento, el/los autor/res de la acción jurídica, los agentes que han participado en la elaboración documental, el agente validador y firmante, el receptor, el originador, entre otros. 

- Los que describen los elementos básicos del contenido que permiten determinar su identidad y su integridad como unidad documental: identificador único dentro del sistema de producción, el título, el estado de la transmisión, por ejemplo. 

- Metadatos relativos al sistema de validación utilizado en el momento de la finalización del documento: firma electrónica, otros sistemas de validación aplicados, otros sistemas basados en la corroboración, etc. 

- Metadatos y logs relacionados con el sistema de preservación utilizado: toda aquella información que permita determinar todos los eventos a los que ha estado sujeto y en donde ha participado un documento o una agregación de documentos concretos. 

8.- La descripción autenticante no dispone de un set preciso y cerrado de metadatos, sino no olvida aquellos que considera fundamentales para lograr su objetivo. Para ello, los elementos prioritarios a conocer de manera completa son: la unidad documental, los agentes productores, el método de validación, los eventos y las relaciones existentes y existidas entre todos ellos.  

9.- Algunos metadatos y algunas operaciones pueden ser relevantes a los efectos de construir una descripción autenticante, por ejemplo: 

- La utilización del metadato de Originalidad, es decir, determinar cuando una unidad documental ha adoptado su carácter original y por tanto, en qué momento la unidad documental es primera, completa y efectiva jurídicamente. 

- La utilización de metadatos donde disponer todos y cada uno de los agentes productores de la unidad documental. No se trata solamente de informar sobre el firmante o el validador, sino repartir la responsabilidad sobre la autenticidad documental a todas las personas participantes.

- La aplicación del principio de Corroboración, es decir, informar en los metadatos sobre los sistemas de validación utilizados. Este sistema permite ubicar en el perfil documental de la unidad documental los metadatos de los objetos digitales de las firmas electrónicas, por ejemplo, y evitar así la pérdida de esta información en un proceso de migración o extracción de firmas digitales. 

10.- La descripción autenticante es aplicable en sistemas de gestión y preservación de documentos basados en objetos digitales. Otras posibilidades basadas en ontologías están aun en fase inicial pero con un porvenir francamente prometedor. Es el caso de la recién publicada PROV Ontology, o ontología orientada a informar sobre la procedencia de la información o objetos digitales. En este producto observamos la posibilidad real de generar una ontología que permita certificar la autenticidad documental en sistemas complejos.

11.- La descripción autenticante no es un método distinto a otros sistemas descriptivos, es simplemente la orientación de su objetivo a la constatación de una autenticidad documental de confianza, es tomar partido por este valor social y no dejarlo simplemente en mano del poder judicial, y es tomar consciencia de que describir por describir no lleva a ninguna parte.

Comentaris

Maite Casasús ha dit…
Podeu consultar també aquest article on relaciona la problemàtica de l'autenticitat amb la gestió electrònica dels documents.

http://www.cybersudoe.eu/es/actualidades/gestionelectronica-de-doc.html

Entrades populars d'aquest blog

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

Las unidades documentales no son entidades intelectuales vacías.Están cargadas de propiedades que las significan.Entendiendo unapropiedadcomo esa cualidad peculiar o característica, como aquel atributo esencial que identifica una entidad y la diferencia de otras, en el mundo de los documentos podemos hablar de tres tipologías concretas: las propiedades significativas, las esenciales y las legales.
Laspropiedades significativasson aquellas características formales que permiten la representación inteligible de un documento.Han sido definidas por Andrew Wilson como las características de un objeto digital que deben ser preservadas con el fin de asegurar la accesibilidad, la usabilidad y su comprensión permanente, así como su capacidad para ser aceptadas como evidencia de lo que representa y transmite el documento.La Diplomática, a las propiedades significativas, las ha llamado tradicionalmente características intrínsecas y extrínsecas, y en la actualidad también las llama forma física y f…

Evidencia, prueba y testimonio.

Una de las innovaciones de la traducción española de las ISO-30300 y 30301 es el uso extendido del concepto "evidencia", denostando los clásicos "prueba" o "testimonio". Es una consecuencia natural de la progresiva adopción de los conceptos anglosajones en el vocabulario de las ciencias de la información. Otra consecuencia es precisamente esta: incluir en las ciencias de la información, otras disciplinas que hasta hace poco años era auxiliares de la historia, como la diplomática o la misma archivística. Es una tendencia marcada por las necesidades de nuestra sociedad y no es imputable exclusivamente a exigencias de mercado. El caso pues, del concepto "evidencia" es una conquista más de esta nueva manera de ver las cosas. En ningún caso, nos parece mal.
Pero sí que es cierto que en las comunidades de uso con una larga tradición basada en el derecho romano (hablo de países europeos no anglosajones) la aparición del concepto "evidencia" …

A la recerca del panellet autèntic!!

Quin és el panellet més autèntic? Quin és l'original? Aquesta és la petita recerca que hem realitzat durant aquesta setmana i que malauradament no donarà resposta al dubte més manifestat: de moniato o de patata? Aquest tema no té resposta, tants productors, tantes opinions. El que farem en aquest post és observar quines estratègies se segueixen per "vendre" com a autèntics i, per tant, com a millors, diferents autors de receptes de panellets. 
Ara us preguntareu? Què té a veure amb la Diplomàtica aquest assumpte? Si seguim escrupulosament la teoria no hi ha raons ni natura jurídica en una recepta de panellets. Tanmateix, sí que podem observar com s'utilitzen mecanismes propis dels documents de natura jurídica per dotar d'autoritat i de credibilitat aquestes propostes. L'autenticitat, entesa com a un valor de qualitat, obliga a utilitzar tots els mecanismes a l'abast i què millor que fer-ho amb les estratègies típiques dels documents de natura jurídica? P…