dilluns, 31 d’octubre de 2011

30300 oportunidades

El pasado viernes 28 de octubre se celebró en Barcelona una nueva edición de Innova.doc 2011, jornada anual que organiza la Escola d'Administració Pública de Catalunya y la Subdirecció d'Arxius i Museus de la  Generalitat de Catalunya para la difusión de las últimas novedades en materia de Gestión Documental. Se lleva celebrando desde 2004 y nos consta que este año las dificultades para su celebración han sido tantas. Esperemos que podamos contar con su necesaria continuidad. Los más de 200 inscritos de este año avalan sin duda su interés.

Este año, bajo el título "La família de normes ISO 30300: noves oportunitats professionals", se han presentado las líneas maestras de la ISO 30300 y la 30301, recientemente aprovadas a nivel internacional y en fase de evaluación pública en el estado español. Después de esta fase, estas normas ya como UNE, se encontrarán en manos de todos los interesados para abordar tanto sus bondades como sus retos. El pasado viernes, de hecho, tanto Judith Ellis como Carlota Bustelo dieron buena cuenta de las características más relevantes de estas dos normativas, tanto en sus fundamentos como en sus beneficios, así como en el necesario desarrollo de algunos aspectos que verán la luz en años venideros con la ISO 30302 y la 30304.

El largo proceso de aprovación y análisi previo de estas dos normas y la voluntad estratégica de conseguir su posible certificación, a la manera de otras normativas como la ISO 9000, ISO 14000 o ISO 27000, aparecen como garantía para generar confianza y valor decisivo a quienes opten por su utilización. Se trata de un trabajo bien hecho y de resultado solvente.

En la mesa redonda posterior a la presentación José Ángel Valderrama expuso de manera sumaria el proceso para la posible certificación de un sistema de gestión documental que se adecue a los requisitos descritos en la ISO 30300 y 30301. En sus conclusiones simplemente aportó algunos datos importantes sobre el nivel de certificación que algunas normas parecidas ya han adoptado en el estado español. Sin duda las más de 22000 empresas certificadas en la ISO 9000 contrastan con las no más de 600 certificadas en la ISO 27000, mucho más cercana a la 30300. Un aviso suave, pero aviso.

Ramon Alberch, por su parte, expuso las líneas de trabajo que está adoptando la ESAGED para la adaptación de contenidos a las dichas normativas. Su planteamiento ya advertia que la mayoría de métodos y argumentos planteados ya existían en el currículo actual de la escuela. Aun siendo evidente que hay conocimientos de gestión documental que derivan directamente de la ISO 15489, que efectivamente pueden ya existir en los currículos actuales, hay una certeza incuestionable: existe mucha distancia entre la aproximación teórica y la realidad práctica. En eso no hay dudas en que la ESAGED debe mejorar sustancialmente. Aunque también es cierto que el mundo real es tozudo y existen pocos sistemas de gestión documental realmente consistentes como para que sean ejemplares y ejemplarizantes. Una teoría más realista podría ser útil, y para ello es necesario personal académico con bagaje en el mundo real. La orientación a potenciar conocimientos aplicables en la empresa privada quizás es la novedad más interesante y más prometedora desde la ESAGED.

En mi intervención, como representante de la Associació d'Arxivers de Catalunya en el SC1 del CTN50 de AENOR, quise destacar los elementos que creemos más relevantes para potenciar la necesaria actividad profesional de archiveros y gestores de documentos. Pero también quise demostrar que tanto la función "archivo" como la densa formación de nuestros profesionales no es de exclusivo uso en entornos de gestión documental sino mucho más aprovechables en entornos más completos. De este modo nuestro conocimiento transversal de las organizaciones nos aproxima más a puestos organizativos que no solamente a ejecutivos.

En cuanto a lo que proponen las normas 30300 y 30301, y sin entrar en la literalidad del texto, los elementos más interesantes que expuse fueron:

1. Un método consistente. Las normas proponen una metodología concisa, clara y coherente para lograr una implantación ordenada de un SGD. Sin duda es una de las aportaciones más consistentes, sobretodo reflejada en los annexos de la 30301 donde se ponen por escrito las preguntas a realizar para lograr un control absoluto de la situación. Como cualquier método puede ser objeto de reinterpretación. Por ese motivo siempre cabrá la duda de si se trata de un modelo inspirador o de una praxis obligatoria. La cuestión reside en si, para obtener el objetivo fijado, es decir, disponer de un SGD certificable, debemos seguir el método a rajatabla. Lo certificable es que el SGD funcione o que siga lo previsto en el método? Cabe la posibilidad de acabar certificando "buenas conductas" y ser ligeros en la interpretación del método y los procedimientos?

2. Estrategia y liderazgo decisivo. Las normas plantean la necesidad de que la alta dirección de las organizaciones que quieran certificarse lo tengan claro y apuesten de manera decidida hacia el perfeccionamiento del SGD. Lograda esta implicación, las posibilidades de éxito son mucho más claras, que si la alta dirección ni lo contempla o lo trivializa. El reto: como lograr que la alta dirección acepte este reto? Deberemos informar de todo lo que implica la mejora (o la implantación tout court) de un SGD? Deberemos informar que supondrá un largo y arduo trabajo? Que los SGD son estructuras muy complejas, que necesitan constante repaso y verificación, y que implican una suma de acciones y agentes importante? Deberemos informar que hay implicaciones evidentes en la redefinición de la arquitectura de los sistemas operacionales? Que seguramente se acabará generando una reubicación organizativa? Que será necesario la consolidación de un equipo de trabajo que trabaje en equipo? Que será básica una coordinación potente y constante, con conocimiento de causa y con viabilidad para realizar cambios complejos? Como convenceremos a la alta dirección de todo esto? Que indicadores infalibles deberemos considerar? La experiencia en la implantación de SGD demuestra que los cambios pueden llegar a ser profundos, para bien, pero profundos, y esto requerirá una inversión en tiempo y económica seguramente importante. A no ser que la organización lleve ya trabajo hecho. En este caso: si el trabajo se adecua a lo que sugería la ISO 15489 prevaldrá a otros sistemas de gestión documental? Quizás lo más operativo, con el fin de simplificar el largo debate que puede generarse con la alta dirección es que esta haya ya recibido formación en este sentido. Deberemos empezar a colocar formación en GD en los MBA? Pues no estaría mal, teniendo en cuenta que de buen seguro ya reciben información sobre calidad (ISO 9000) y seguridad de la información (ISO 27000).

3. Sistema y Contexto. No hay duda que la definición de SGD y de Contexto son uno de los mayores logros de estas normas. Sobretodo la de contexto, mucho más diplomática que archivística, lo que redunda en un conocimiento más profundo de la organización y sus circunstancias. De hecho el análisis que proponen estas normas son casi un psicoanálisis de la organización, una revisión exhaustiva de sus procederes y argumentos productivos, en lo tocante a la documentación. Por este motivo, la adaptación a estas ISO por parte de la organización puede suponer una mejora no solamente en lo relativo a la GD sino incluso para sus sistemas de gestión en general. Este elemento puede ser un argumento potente sumado a los necesarios indicadores, numerales y que redunden en una producción sostenible, en el recorte de gastos, en la mejora productiva, en un saneamiento de "conductas" técnicas e incluso humanas. No se trata pues de simplemente mejorar en los sistemas de seguridad como la ISO 27000, sino en mejorar el total de la empresa. Las normas 30300 mejoran más que las propias de seguridad de sistemas, y eso es muy importante.

4. Transparencia, responsabilidades y reutilización de la información. Estos son los beneficios de mayor calado que proponen las normas. Una mayor transparencia: toda la información bajo control, sistematizada y con la mayor calidad posible. Responsabilidades claras: todos los agentes saben sus competencias, las realizan de manera controlada de modo que la rendición de cuentas es más consistente y justa. Reutilizar la información: el control sobre los datos y la significación de los documentos permite que pueda explotarse su contenido sin tener que inventar de nuevo cada vez que se inicia un proceso productivo. La transparencia es un valor incluso de calado social. El reparto de responsabilidades un gesto de justicia. Y la reutilización de la información ... una buena intención pero una difícil apuesta. De nuevo nos encontramos ante el problema de los indicadores: como demostrar que la información ha podido ser reutilizada? Como demostramos que esto ha redundado en mejoras? Se trata de percepciones de negocio de orden psicológico difíciles de calibrar. Aun así, no cabe duda que de lo que se trata es de potenciar un mayor conocimiento de la información que produce la empresa y un mayor conocimiento de los procesos que esta articula. Para ello la necesidad de espacios colaborativos donde la información se comparta, esté "liberada", una política de transparencia "interna" es de necesaria implantación. Son motivos atendibles, comprensibles pero que será necesario explicar muy bien. El gestor documental como terapeuta.

5. Mejora continuada. Este es el paradigma en que se fundamentan las normas. Se es consciente que un SGD no se implanta ni en uno, ni en tres, ni en seis meses, sino que se trata de un modo más organizado de trabajo. Las implantaciones durarán desde el día en que se inicie la primera consultoría. Para dar continuidad serán necesarios profesionales del tema: archiveros, gestores documentales, informáticos, juristas, técnicos de organización, etc. Una labor de equipo para demostrar que nos encontramos en un procesos "sostenible" de mejora continuada. Porque en realidad, lo que se encuentra detrás del eufemismo, es un verdadero "desajuste constante", unos entornos de trabajo siempre perfeccionables. El famoso "kaizen", la idea de "cambio positivo" debe de ser esto, y no la pérdida de tiempo en supuestas mejoras intangibles con la excusa de que servirá para algo. Para que la norma tenga razón de ser las organizaciones deberán interiorizar que necesitan de especialistas en esto. Especialistas para el kick-off, para la consultoria, pero sobretodo para "desde dentro" apostar por esta mejora continuada. A nivel profesional es importante que las empresas que realicen consultoría pregunten en primer lugar si la organización dispone de personal cualificado. El primer consejo, en caso de que no hubiera, será que lo dispongan, como elemento fundacional de una mejora continua real. Sino es así, los únicos beneficiados serán las empresas de consultoría, que no es poco, pero no es suficiente si pensamos en nuestra profesión como colectivo. La tutela de nuestra profesión es necesaria desde todos los ámbitos por el simple hecho que no somos de fácil justificación, aunque a nosotros nos lo parezca.

Por todo ello hablamos de las 30300 oportunidades que se presentan en el ámbito laboral si se interiorizan adecuadamente estas normas. No son la panacea. Ninguna norma lo es. Pero si nos las tomamos como el marco de excelencia posible en las organizaciones, podremos siempre usarlas para mejorar en nuestras posibilidades profesionales. No se trata de normativas para crear solamente un nuevo perfil profesional, el de auditor. Sería simplificar en exceso la "spanish proposal", sería, incluso, trivializarla. Se trata de tomar su publicación como un argumento guía para que tanto a nivel externo a la organización como a nivel interno, todos los perfiles profesionales, gestores documentales, documentalistas, archiveros, gestores de información, etc., tengan una cabida adecuada. Hay que expandir a los profesionales, cuantos más haya en las organizaciones, cambios más tangibles existirán.

Las organizaciones son absolutamente soberanas en sus decisiones. Pueden afrontar el problema o externalizarlo. Da igual, deberán dar respuesta a medida que el contenido digital aumenta. En cuatro o cinco años, incluso en un entorno de crisis tan violento, la necesidad de implantar SGD normalizados será inevitable. O eso esperamos. O eso queremos. O eso soñamos.

dimecres, 12 d’octubre de 2011

De como se pierde el control de la preservación digital

El lento, pero inexorable proceso de externalización de los sistemas de preservación digital por parte de las administraciones públicas no es solamente una amenaza sino una realidad palpable. Pasar a manos de la iniciativa privada la responsabilidad de la preservación del patrimonio documental de nuestras sociedades parece un contrasentido ante la necesidad de seguridad y credibilidad social que aportan las corporaciones públicas. Sí, externalizar a día de hoy parece ser más económico. Conservar nuestro patrimonio digital en la nube es, sin duda, y con los datos en la mano y los presupuestos también, una solución a corto plazo sostenible. Pero parece ser una evidencia que, a medida que el volumen en bits de nuestro patrimonio digital aumente, se generará una nueva burbuja, un nuevo monopolio en manos privadas, con los evidentes riesgos en materia de control, titularidad y posibilidad de uso de este patrimonio. Una cosa es buscar un partner tecnológico privado, el otro es conceder a este partner la responsabilidad última de la preservación digital. Conviene una situación de equilibrio.

El peligro real de cesura que se produce en la competencia sobre la preservación y conservación, dejando en manos de tecnólogos una responsabilidad hasta ahora atribuida a archiveros, no es solamente una amenaza para nuestra profesión sino una trivialización de la función preservación. No se puede preservar sin tener conocimiento exhaustivo de aquello que se preserva. Y el tecnólogo siempre tendrá una aproximación imparcial a la información basada precisamente en su desconocimiento.

Citando a Zygmunt Bauman “la doble consecuencia del divorcio entre el poder y la política fuerza a los órganos estatales a dejar de banda, a transferir a terceros o a subcontratar y externalizar un volumen creciente de funciones que antes llevaban a término ellos mismos. Abandonadas por el Estado, estas funciones se convierten en un terreno de juego para las fuerzas del mercado, notóriamente caprichosas y consubstancialmente imprevisibles."

Pensamos que la externalización de la preservación digital es otro paso más provocado por la lenta "consecuencia" que plantea Bauman. En realidad, no queremos que la queja que planteamos sea el último coletazo de nuestra profesión como archiveros, sino que consideramos que nuestros principios y valores permiten continuar ejerciendo la función social de preservar la memoria de nuestras sociedades con independencia del soporte en que esta se manifieste. No es una simple cuestión de "costes", sino un problema sistémico que debemos afrontar con valentía. No hay duda que si archiveros, gestores documentales, gestores de la información, incluso documentalistas o gestores culturales, cooperan en la preservación de las propiedades esenciales de nuestros documentos, si cooperan en la potenciación de la autenticidad documental (ejercicio basado claramente en la aplicación de conocimientos diplomáticos) de los productos de información de la actualidad, la función "preservación" no será trivializada.

dissabte, 8 d’octubre de 2011

Sistema jurídic: una definició alegal o ilegal?

La definició de sistema jurídic que aporta la Diplomàtica tendeix a generar confusió. No tant perquè la proposta sigui ambigua, sinó per l'extranyesa que provoca a qui habitualment es mou en el vocabulari dels juristes o l'àmbit estrictament judicial. Convé doncs, que separem el concepte de sistema jurídic, dels subsistemes que especifíquen les diferents funcions d'aquest, és a dir, el sistema executiu, el sistema legislatiu i el sistema judicial.

Un sistema jurídic es pot definir com aquell grup social que disposa d'uns principis organitzatius que doten les seves institucions de la capacitat de formalitzar normes obligatòries. El sistema jurídic, en aquest entorn, ve configurat per aquell col·lectiu de persones que es regulen a partir d'un sistema normatiu. Aquest sistema normatiu es pot definir com un sistema legislatiu o basat en lleis i/o costums. El sistema judicial, d'altra banda, és aquell sistema que vetllarà per l'acompliment del sistema legal d'un sistema jurídic. Una burocràcia o una cancelleria, en aquest context, són sistemes executius de tasques, procediments i d'activitats a càrrec d'un cos administratiu orientat a preservar els drets de cadascun dels membres del col·lectiu i orientat a fer que cadascun acompleixi els seus deures.

El sistema jurídic exigeix que la resolució dels seus drets i deures s'executi a partir de funcions, i aquestes es distribueixen entre els tres sistemes: legislatiu, judicial i executiu. El sistema legislatiu descriu el marc d'acció i descriu les funcions; el sistema judicial vetlla perquè s'executin, i el sistema executiu les porta a la pràctica a partir d'activitats i procediments.

La definició que plantegem doncs, busca una orientació clarament alegal. No es basa, ni pot fer-ho, en les disposicions legals existents a l'actualitat, perquè no necessita adaptar-se a aquesta realitat. És una definició científica. És ilegal per tant? No té perquè ser-ho perquè pensem que respon en abstracte a qualsevol situació d'organització jurídica existent i, en cap cas, en nega cap. Un col·lectiu de persones es pot organitzar tant a la manera d'una monarquia parlamentària com a la manera d'una tirania grega. I fins i tot pot organitzar-se en sistemes paral·lels i conviure-hi.

Això darrer sembla més confús però no ho és. Un sistema jurídic ho és el de monarquia parlamentària de l'Estat Espanyol. Pero també ho és el que mica en mica van configurant el moviment 15-M i els indignats. Coexisteixen. Sobretot perquè el primer sistema permet el segon, tot sigui dit. En aquest sentit era curiós veure en els inicis d'aquest moviment, gent que pensava que es tractava d'un moviment autoregular, com si fos el mercat, que no podia rebre ingerències de cap organització, i ni molt menys l'estatal! Mica en mica, davant el desori, a redós de l'assemblea participativa com a seu del sistema legislatiu, s'han anat establint comissions de treball que han definit els àmbits d'execució de les noves propostes. Falta una cosa: aparentment no sembla que hi hagi sistema judicial ... però només de cara a allò que fa el moviment, en realitat aquest jutja persistentment el sistema jurídic on existeix de manera paral·lela. Problema doncs, del moviment 15-M: jutja altres sistemes jurídics, però no jutja el propi ... o parteix del prejudici que el nou sistema es vol sense sistema judicial. És un cas interessant.

Però un sistema jurídic també ho pot ser l'àmbit d'una assignatura universitària. Un col·lectiu de persones, format per alumnes i professor, accepten les regles del joc, tant a nivell docent com a nivell qualificador que presenta el professor. En aquest exemple, el sistema legislatiu es configura per les normes que estableix el professor i l'àrea d'estudis; el sistema executiu ve determinat pel professor i el sistema judicial l'aplica el mateix professor. Els alumnes hi conviuen i tenen les seves oportunitats per defensar els seus drets i reclamar el seu deure a rebre una docència justa i adequada.

En conclusió, per la Diplomàtica definir el sistema jurídic és clau a l'hora de determinar quin col·lectiu, quina normativa, de quina manera i qui controla la producció documental. És el primer anàlisi contextual que cal fer, abans d'anar baixant cap als sistemes exclusivament de producció. Determinar el sistema jurídic permet la definició inicial de l'entorn on els documents poden existir, tenen un valor jurídic i permeten garantir dret i preservar deures.

dimarts, 4 d’octubre de 2011

Distinció entre Acció jurídica i Fet de natura jurídica

Qualsevol conducta humana o esdeveniment es pot considerar un fet que s’esdevé a l’interior d’un sistema jurídic. Aquells fets que no s’han produït per algun element propi de l’organització del sistema jurídic es consideren "fets jurídicament irrellevants". En canvi, aquells que venen contemplats a l’interior dels cos normatiu definit per un sistema jurídic es poden considerar "fets jurídicament rellevants". 

Un fet de natura jurídica és un esdeveniment, encara que no sigui intencionat, el resultat del qual pot ser pres en consideració pel sistema jurídic on aquest es produeix, generar un acte de documentació i produir efectes igualment jurídics.

Una tipologia específica de fets és l’acte de natura jurídica. Un acte és el resultat d’una manifestació de voluntat destinada a produir uns efectes concrets, és una acció jurídica documentada. Posem un exemple tret de Luciana Duranti:

Un home rep un fill acabat de néixer de les mans de la seva esposa, l’agafa i el disposa sobre dels seus genolls. Aquest gest, en qualsevol sistema jurídic actual, mostra afecte i tendresa per part del pare, però és jurídicament irrellevant atès que el sistema no preveu cap conseqüència específica després que s’hagi realitzat.

En canvi, en el sistema jurídic de l’Imperi Romà, aquest gest significava que l’home reconeixia el nou vingut com a fill seu, com a fill genuí (de genua, genolls en llatí), i per tant, era un fet jurídicament rellevant atès que es realitzava perquè el fill fos legitimat. Si l’objectiu del gest del pare era el de legitimar el nou fill, aleshores parlaríem d’un acte jurídic; si en canvi, només es tractava d’un gest, encara que amb conseqüències jurídiques, aleshores parlaríem només d’un fet de natura jurídica.

A l’interior del nostre sistema jurídic, manifestar la voluntat d’iniciar un procediment administratiu és una acció. A vegades pot ser un fet el que motiva l’inici d’una acció de manifestació de voluntat. Sovint la distinció entre un fet i un acte, doncs, no és del tot perceptible, i és per aquest motiu que podem parlar indistintament de fets i actes com una sola cosa. Un document pot ser un fet de natura jurídica, però a la vegada la pròpia acció jurídica documentada. És el cas dels documents administratius dispositius, on acte i fet són la mateixa cosa.

En qualsevol dels casos, qualsevol document produït per un acte/fet de natura jurídica, fins i tot si és document electrònic, ha d’incloure la disposició, és a dir, l’expressió de la voluntat o judici de l’autor, ja que aquesta és la raó per la qual el document ha estat creat per primera vegada. Cada document existeix i és cert per haver participat en alguna acció o per derivar d’un fet. El document memoritza i representa l’actuació realitzada, n’és el seu producte. Per tant, de cara a la preservació, l’existència de la disposició s’ha de poder mantenir al llarg del temps.

Essencialment hi ha dues maneres de manifestació de voluntat a l’interior de les administracions públiques: la iniciativa pertany a la persona o persones que la duen a terme i que actuen d'ofici (e.g., el funcionari que inicia un procediment sancionador contra un ciutadà); la iniciativa pertany a una altra persona (el ciutadà que sol·licita quelcom a una administració). En el cas de l'empresa privada succeeix el mateix: l'empresari actua internament per a realitzar documents que permetin la gestió de la seva pròpia empresa, o bé el ciutadà sol·licita algun tipus de servei a l'empresa que s'estabilitza mitjançant un contracte.

Algoritmes diplomàtics [II]: Dispositiu, Probatori i Instrumental

El document administratiu s’esdevé com a conseqüència del funcionament ordinari d’una institució pública o d'una empresa privada i pot ser produït o rebut per aquesta. Com ha dit Jordi Serra, “ningú fa documents administratius per pròpia voluntat, sinó per la necessitat de provocar o deixar constància d’una acció, de forma que el document serveixi de memòria antecedent i de suport conseqüent a futures accions”.[1]

A la vegada el document és administratiu perquè ve gestionat o administrat, a l’interior d’un procediment determinat per la institució pública o per l'empresa privada on s’origina. En base a la seva funció i la seva forma el document administratiu es pot dividir en tres tipologies: el document dispositiu, el document probatori i el document instrumental.


El document dispositiu s’esdevé quan l’acte jurídic i el document són contemporanis i, per tant, constitueix evidència escrita d’aquest acte jurídic. Sense el document l’acte no existeix. Es diu que aquest document s’ha generat “ad substantiam.” Exemples d’aquests poden ser un conveni o un contracte. L'acord queda materialitzat només si el document ve redactat amb forma i característiques determinades, i no hi ha acord si no es materialitza. 

El document probatori és aquell que serveix per deixar constància de l’acte independentment del document. L’acte i el document són dos moments successius i no coincidents. Es diu que aquest document s’ha generat “ad probationem.” Un exemple clar d’aquesta tipologia seria l’acta d’una reunió. La reunió es pot haver realitzat tot i que l'acció de documentar els acords sigui posterior. Els acords es poden haver posat en marxa, però la redacció i l'aprovació pot ser en un temps posterior simplement per a deixar constància de què aquella reunió es va fer i els acords es van concretar aleshores. El document és prova de la reunió, però la disposició de les accions derivades dels acords no es fan a partir exclusivament del document escrit sinó per acord testimoniat. 

Els document instrumental el tenim quan es genera per donar suport de contingut informatiu a un acte substancialment oral. Aquest pot ser, o bé d’ordre auxiliar i, per tant, és un document que deixa evidència escrita d’una activitat sense ser determinant en cap acte jurídic, o bé d’ordre narratiu i, per tant, no forma part de cap activitat jurídicament rellevant. Poden ser exemples d'això ordres del dia, esborranys de reunions, correus electrònics, etc.


[1] Serra, Jordi. “La gestió per expedients i la preservació de la documentació electrònica: el sistema BAULA”, Lligall, núm.25, 2006, p.102. 

dissabte, 1 d’octubre de 2011

Algoritmes diplomàtics [I]: Document, Acte i Comunicació.

Després d'anar a comprar he arribat corrent a casa i m'he tancat a la cuina. Entre taronges i plàtans he formulat un algoritme (bé, segurament no ho és però s'hi assembla) sobre els tres tipus documentals bàsics: Document, Acte i Comunicació. D'aquest tema ja n'havia parlat al març i n'havia plantejat un primer esquema al XIII Congrés d'Arxivística de Catalunya. Madurant la proposta la torno a explicar: 

La idea central és que Document (D) és tot aquell testimoni original i final amb natura jurídica i dispositiva. És el document que permet produir efectes jurídics. En segona instància, l'Acte (A) és aquell testimoni resultat d'un tràmit i que permet la continuació d'altres tràmits. En tercer lloc, una Comunicació (C) és aquell testimoni de preparació d'un acte administratiu (A).

Exemple: una acta de reunió d'una Junta d'una entitat. Existeix un ordre del dia on es comunica els punts que es tractaran a la reunió a tots els membres de la Junta (C1). Arriba el dia de la reunió. El secretari pren nota durant la reunió dels diferents punts en tractament i dels acords establerts en un full escrit (C2). Passada la reunió el secretari pren C1 i C2, i redacta l'Acta de la Reunió (A1). Hi ha tot el contingut detallat dels acords. A la següent reunió de la Junta, els membres d'aquesta llegeixen A1 i accepten tot el text. A continuació, secretari i president signen de manera definitiva A1. Des d'aquest moment A1 passa a esdevenir D1. D1 en aquest exemple és el testimoni original, és a dir, primer, complet i efectiu, d'una acció de natura jurídica, i els acords allí establerts poden ser activats en qualsevol moment, de manera que el Document és plenament dispositiu.

La terminologia que proposo simplifica la que els darrers anys hem trobat en textos sobre arxivística en català i castellà, escrits directament en aquests idiomes, o que tradueixen textos d'origen anglosaxó, amb la coneguda dicotomia Record i Document. La proposta és evitar la traducció de Record per Document d'Arxiu, i la de Document per Document. La homofonia dels termes impedeix la comprensió real dels conceptes. Proposo traduir Record per Document i Document o bé per Acte o bé per Comunicació, depenent el cas.

On quedaria el Document d'Arxiu? Només s'atribuïria aquesta definició a aquells Documents (D) de conservació permanent. Anomenaríem Actes d'Arxiu, a aquelles actes (A) que també vinguin conservades a llarg termini. El mateix podríem dir de eventuals Comunicacions d'Arxiu que es vulguin preservar com a testimoni d'alguna activitat.

L'exemple d'aquest post és pràctic perquè tracta unitats documentals simples. En un proper post afrontaré l'explicació amb un expedient administratiu.

Us mostro el dibuix original d'on ha sortit l'explicació d'aquest post. Sí, admeto que pot resultar a primera vista confús, però ha estat un bon exercici de síntesi.