dilluns, 28 de març de 2011

La mal llamada Diplomática Digital

A raiz del post sobre la Diplomática que no lo es, querría hacer alguna consideración más con la finalidad de precisar algun equívoco existente en la actualidad relativo a la Diplomática, a su aplicación en el análisi de documentos electrónicos, y a su presunta invocación para usos actuales.

En primer lugar precisar que la Diplomática Contemporanea existe desde los años 60 y establece el estudio de cualquier manifestación documental de naturaleza jurídica y/o administrativa producida a partir de finales del siglo XVIII. La Diplomática contemporanea no es pues, una novedad. 

En segundo lugar la llamada Diplomática Digital, entendida como una evolución de la Diplomática contemporanea para su aplicación a los documentos electrónicos, nace de los planteamientos de Luciana Duranti a inicios de los años 90 del siglo XX. Su objectivo: dar respuesta a la crisi de la forma y el soporte que provocan los documentos electrónicos. Su planteamiento inicial se desarrolla de manera completa en las tres fases del proyecto InterPARES, 1999-2001, 2002-2007, 2008-2012.

En tercer lugar es importante destacar que en propiedad, en la actualidad, el concepto de Diplomática Digital tiene una doble aplicación: (i) el tratamiento digital de documentación medieval para mejorar su investigación y difusión; (ii) el tratamiento de los documentos electrónicos producidos por la administración pública pero también la empresa privada.

En cuarto y último lugar, hay que tener en cuenta dos posicionamentos clave:

a) La Diplomática que utiliza la legislación vigente para dictaminar si el documento es auténtico o no, no es Diplomática, es simple y llanamente Derecho o Jurisprudencia. En ningún caso está en la naturaleza de la Diplomática la sustitución de la jurisprudencia, pero si puede realizar peritajes sobre la mayor o menor fiabilidad de los documentos producidos.

b) La Diplomática que conoce de la legislación vigente pero que sabe discernir realmente en la forma documental y en el proceso de su elaboración y preservación las propiedades esenciales de los documentos (autenticidad, fiabilidad, integridad, identidad, usabilidad y accesibilidad), es mucho más completa para determinar su valor probatorio. Entiendo que la Diplomática orientada a la preservación de la autenticidad a largo plazo es la verdadera vocación cuando se invoca esta ciencia nuevamente para ser utilizada en la Administración electrónica. La Diplomática, desde este punto de vista, no valora demasiado positivamente la firma electrónica o el resellado de los documentos electrónicos, por poner solo un ejemplo. La verdadera vocación de la Diplomática es analizar posibilidades que redunden en una certificación de las propiedades esenciales y si tiene que investigar otras vias de corroboración distintas a la firma electrónica, lo hace sin complejos. Una Diplomática que solo acompañe la legislación vigente no nos me parece ni ciencia ni útil, solo nos parece la invocación de una ciencia clásica para un propósito que no es el suyo.

diumenge, 27 de març de 2011

La Diplomàtica que no ho és. La Diplomàtica que volem.

A l'actualitat en el sector de la Diplomàtica contemporània es poden identificar dues tendències. Ambdues volen anomenar-se Diplomàtica, fins i tot Diplomàtica Digital, per intentar demostrar que s'està al dia, que es volen donar respostes als reptes electrònics. Pensem que és bo invocar ciències que tradicionalment s'han ocupat dels documents per a mirar d'afrontar els problemes d'autenticitat que les entitats electròniques presenten. Tanmateix no considerem bo invocar ciències sense disposar d'un coneixement massa exacte de les seves funcions i pretendre que s'està presentant una novetat. Les dues tendències actuals són la Diplomàtica orientada a les unitats documentals simples i la Diplomàtica orientada a entendre les funcions documentals. Mirem de definir-les a continuació i veure si a totes les dues les podem o no anomenar Diplomàtica.

Diplomàtica orientada a la unitat documental simple o la mal dita Diplomàtica Digital, concentrada en qüestions estretament jurídiques i amb l’objectiu d’acomplir amb la legislació. Busca l’autenticitat en base als preceptes legals vigents i es va adaptant a mida que aquests varien. No és una Diplomàtica pensada per a preservar l’autenticitat ara i a llarg termini, i en realitat té un excés de component jurídic que l’invalida per a ser científicament imparcial. La ciència que la dirigeix és el Dret, la tècnica és la imposada per les noves tecnologies i utilitza un discurs on adapta principis i presumptes coneixements diplomàtics que no s’adeqüen a la realitat. Hi ha elements de la Diplomàtica clàssica, com per exemple les denominacions d’algunes tipologies documentals, que en cap cas poden ser utilitzades per a donar resposta a realitats actuals. La Diplomàtica que dóna resposta al repte dels documents electrònics existeix i té un discurs i un vocabulari propi, i no és pas aquesta.

Diplomàtica orientada a entendre les funcions documentals, els principis que donen fonament a l’autenticitat, incloent l’anàlisi del context organitzatiu, productiu, el context de gestió arxivística, elements integrants d’una òptica que creu en la confiança en els sistemes i no pas en les mesures concretes aplicades a nivell d’unitat documental simple. Aquesta és la Diplomàtica que realment ens pot fer servei des de l’òptica arxivística perquè detecta les propietats essencials de les unitats documentals (no només simples, sinó també compostes) des del moment de la fase de producció documental, perquè detalla en cada moment quines metadades es poden anar incorporant a fi i efecte de potenciar-ne la seva fiabilitat i autenticitat, i perquè prepara mitjançant un seguiment continuat unes unitats documentals més sòlides als efectes de poder garantir totes les propietats essencials en qualsevol moment ara i en el futur.

dijous, 24 de març de 2011

Aquí, o foliamos todos o el expediente al río!

Cuando se menciona el concepto de "foliado" del expediente electrónico estamos hablando de la obligación determinada por el artículo 32 de la Ley 11/2007. El punto 2 de este artículo dice lo siguiente: "El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico". El expediente electrónico entonces, será un objeto digital formado por: (i) cada uno de los documentos electrónicos producidos según el procedimiento adecuado; (ii) la relación lógica y/o de prelación que exista entre ellos: (iii) las distintas firmas electrónicas que hayan utilizado; (iv) los metadatos de cada uno de los documentos electrónicos producidos más los propios de la contextualización del expediente. El objeto digital producido deberá ser configurado en XML, o así lo advertirán las Normas Técnicas derivadas del Esquema Nacional de Interoperabilidad. Éste embrollo tecnológico que obligará a más de uno de replantearse muchas de las opciones de gestión de agregados que se están aplicando en la actualidad, será útil a la interoperabilidad si todas las administraciones lo aplican. Sino, no. Desde el punto de vista diplomático, y en este caso también archivístico, nos planteamos algunas dudas al respecto.

Esta foto pertenece a mfriki en Flickr

La primera de ellas es cuándo se realiza el foliado? Durante la producción de documentos, en el momento en que el expediente finaliza o en el momento que el expediente pierde sus valores administrativos y entra en fase inactiva?

En los dos primeros casos aparecen más dudas. Si foliamos los documentos pertinentes al expediente, podemos compilar el hash de cada uno de ellos y mantener la relación de prelación entre documentos mediante metadatos de relación Record to Record. Por ejemplo: "este documento es anterior al siguiente", "el siguiente es posterior al primero y anterior al tercero", etcétera. De este modo garantizamos integridad con el hash y orden de prelación con las relaciones. Este sistema es útil en la fase activa o de valor administrativo de los expedientes.

El problema aparece cuando en fases semiactiva o inactiva, se aplican medidas de retención y eliminación de documentos en el interior de los expedientes. Las relaciones se rompen y los hashes se modifican. Aparece un expediente nuevo que ha recibido la intervención de records managers. Su credibilidad se vuelve presunta, al haber franqueado la integridad inicial. Los documentos, a nivel individual, si han tenido firma electrónica, pueden pervivir fiables, pero convendrá reconstituir nuevamente el expediente. Es más, seguramente el expediente original no será franqueable, y habrá que hacer otro. Como demostramos la autenticidad y fiabilidad del primero? Con metadatos de eventos?

Soldada que Cristóbal Marín concierta con Juan de Alarcón el 21 de septiembre de 1555
Detalle de foliación a lápiz realizada por Luís Agustín Hernández Martín.
Sin duda la opción más senzilla para un foliado parece ser cuando el expediente finaliza su vida administrativa y cuando ya se han aplicado medidas de retención y eliminación de los documentos que forman parte de este expediente. Este foliado será útil para la conservación de los documentos, y en este caso la compilación del hash de cada uno de los documentos puede ser un valor eficiente para preservar la integridad de los documentos. Igualmente el uso de metadatos de relación Record to Record.

De todos modos? Que sentido tiene foliar expedientes que en el mundo analógico ya no se folian? En el mundo analógico, la prelación de fechas (sin ser concluyente ni mucho menos) es la que marca el orden de los documentos y, por tanto, de las distintas transacciones que configuran un expediente. Todos estos argumentos parecen razonables y aplicables a los expedientes producidos por un procedimientos reglado. En los dosieres y agregados no sujetos a procedimientos reglados, mucho más creativos, que camino deberemos seguir?

dimarts, 22 de març de 2011

Deixeu anar els gossos! O com seran els diplomatistes del futur.

Els nous camins de la Diplomàtica l'estan fent derivar en el que s'ha anomenat la Digital Records Forensics. Aquest projecte impulsat per Luciana Duranti i Anthony Sheppard, com a caps més visibles, té entre els seus primers casos d'estudi l'anàlisi diplomàtic de les proves documentals que gestiona el Vancouver Police Department, en concret la secció de Forensics Services. Com demostrar l'autenticitat i la fiabilitat de documentació no textual? Com atorgar la garantia d'evidència judicial a aquests documents? Un dels documents que han posat en anàlisi és la gravació audiovisual realitzada amb una càmera de detecció tèrmica utilitzada per trobar persones suspectes. Mireu-vos-la en detall, és divertidíssima! La festa comença a partir del 1:30 de gravació, tingueu paciència.


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diumenge, 20 de març de 2011

Vincle diplomàtic per a l'autenticitat documental

Tots els professionals del sector de l'Arxivística i la Gestió Documental coneixen el concepte de vincle arxivístic. Es tracta del nexe que relaciona de manera lògica i necessària la documentació que composa l'arxiu produït per un ens. A nivell de fons és la relació lògica existent entre les diferents sèries que contextualitzen cada una de les funcions i activitats realitzades per l'ens. A nivell de sèrie és la relació lògica entre cada una de les unitats documentals que la composen. I a nivell d'unitat documental composta és la relació lògica existent entre cada una de les unitats documentals simples que la composen i la fan considerar com a unitat. Aquesta relació lògica ha de ser demostrada i sovint no és fàcil de detectar. Diferents elements formals en els documents permeten la seva demostració: numeracions, codis de classificació, números de registre, etc. Tots aquests elements permeten demostrar que existeix una voluntat per part de l'ens productor de disposar d'una relació ordenada dels seus documents que sigui suficientment útil per a la seva localització i reutilització. El vincle arxivístic és un concepte acceptat i provat arreu.

Ara ens preguntem si existeix un vincle de tipus diplomàtic que completi el vincle arxivístic. Cal en primer lloc preguntar-se per a què el podríem necessitar un vincle així i què aportaria de diferent al vincle arxivístic. Creiem que la utilitat del vincle diplomàtic rau en què permet demostrar una relació lògica i solidària entre elements formals dels documents que ajuden a la verificació de la seva autenticitat. Per assolir aquest objectiu el vincle arxivístic serveix però no del tot. Serveix per posar en context cada una de les unitats documentals produïdes, i un cop verificades les seves interrelacions, demostrar una certa fiabilitat en el sistema de producció, preservació i conservació. Però no per aquest motiu demostraríem l'autenticitat documental perquè la constatació de la identitat d'un document no busca l'avaluació de la seva autenticitat, sinó la pertinença de formar part del fons del productor. Cal doncs, trobar el vincle diplomàtic que permeti constatar l'autenticitat dels documents que formen part d'un fons documental.

On es manifestaria aquest vincle diplomàtic i com el podríem constatar?

1.- Es manifesta en cada un dels elements que composen la seva forma intel·lectual, és a dir, en el conjunt de clàusules i fórmules utilitzades per a confeccionar un document original. Cada clàusula, signe o element formal, per petit que sigui, aporta un coneixement sobre el context, contingut i estructura del document. Cap d'aquestes clàusules ha estat gratuïta, totes acompleixen funcions específiques a l'hora de demostrar no només l'autenticitat, sinó tot el compendi de propietats essencials necessàries perquè un document pugui ser considerat complet, primer i efectiu.

2.- En entorns electrònics es manifesta en la relació existent entre el document pròpiament dit i el seu perfil documental. Contingut, context i estructura es trobaran descrits en el perfil documental a fi i efecte de disposar d'una constatació paral·lela al document original per a poder certificar l'autenticitat del document.

3.- Vincle diplomàtic és el que existeix entre el document i les seves unitats de validació. Cada unitat de validació és pertinent a aquell document i només en aquell. La constatació de la identitat i de la manca d'agressió sobre la integritat permetrà delimitar l'autenticitat d'aquell document, en el cas de les signatures electròniques. Les unitats de validació tanmateix, hauran d'estar documentades a l'interior del perfil documental per tal que qualsevol tecnologia criptogràfica o invalidant als efectes d'una llarga preservació, pugui ser sempre coneguda, tot i haver prescindit d'ella.

Forma intel·lectual, descripció autenticant i compromís solidari entre document i unitat de validació permetran una constatació fiable de l'autenticitat del document ara i en un futur. Si no hi ha vincle diplomàtic entre aquestes tres elements, la confiança en el document simplement es trenca.

dissabte, 12 de març de 2011

No nos dejes caer! La Diplomática según Ruiz Mateos.

José María Ruiz-Mateos y Jiménez de Tejada, marqués de Olivara, será recordado como uno de los empresarios más esperpénticos y poco comunes de la primera transición española. Desde el proceso de expropiación de Rumasa en 1982 hasta la presunta estafa multimillonaria de Nueva Rumasa en 2011 el personaje ha aparecido repetidamente en los medios de comunicación realizando actos de todo tipo, a cada cual más grotesco. Este elemento histriónico en realidad ha acabado suavizando un comportamiento dudosamente ejemplar en sus actividades económicas. El caso de Nueva Rumasa quizás será el último. Aunque vista la prole de Ruiz-Mateos, sus seis hijos casi clónicos, creemos que la saga aún dará mucho de si. Lo que no era previsible es que la última actuación de la família Ruiz-Mateos plantease algunas curiosidades desde el punto de vista diplomático, y es por este motivo que les dedicamos un post en este blog.

Ante la presunta estafa perpetrada por Nueva Rumasa, José María y sus seis hijos presentaron al diario El Pais una serie de cartas privadas para que fueran publicadas en este rotativo y en los que quisieran sumarse, con el fin de demostrar que desde 2005 existia una entente entre los responsable de Nueva Rumasa y los dirigentes del Banco de Santander, entidad financiera que daría soporte económico a la iniciativa empresarial. Distintos problemas diplomáticos subyacen en esta presentación de cartas que vamos a intentar analizar.

Naturaleza narrativa. La intención de la presentación pública de las cartas ha sido la de transformar en evidencia jurídica, en prueba documental, lo que en realidad sólo resulta ser un documento instrumental de orden narrativo, la carta. Su naturaleza no es jurídica, no se sustenta en ningún precepto legal ni en ninguna normativa jurídica, se trata de un documento con mensaje, una comunicación, que por si solo no es evidencia de ninguna consecuencia jurídica. Las reacciones de Emilio Botín o de Javier Pareja no gozan ni de la presunción de haber sido provocadas por las cartas. Falta demostración de la capacidad probatoria y evidencial, de modo que solo es información, mensaje y comunicación.

Forma epistolar. Las cartas presentadas tienen una tradicional forma epistolar. Encabezamiento con el nombre del emisor y su dirección postal; nombre y dirección del destinatario; fecha de redacción de la carta; texto de la misma con introducción, nudo y desenlace; y firma autógrafa final. La forma intelectual del texto es variada e inestable, en función del mensaje que se quería transmitir en cada momento. Su forma epistolar delata la falta de capacidad jurídica y la naturaleza instrumental de la carta.

Origen de las cartas. La família Ruiz-Mateos presenta unas cartas que ellos mismos redactaron. Pero no hay demostración que los destinatarios las recibieran. Se trata de los originales que quedaron en manos del productor, pero no de los que fueron a manos del destinatario. Las cartas, si fueran prueba, solo lo serían de que fueron escritas por un productor identificable, pero en ningún caso prueba de que fueran escritas en el momento en que se fechan por no ser el destinatario el presentador de las cartas. La sospecha sobre una posible modificación de información por parte del autor intelectual del documento podría ser incluso presumible. La fiabilidad es, por tanto, discutible y la autenticidad también.

Forzando la forma. En algunas de las cartas el productor encabezó el texto con un "Confidencial", "Privada" o "Confidencial y Privada", creando una simulación de forma solemne en el documento, fundada en la tradición, pero rara en la emisión de cartas de naturaleza narrativa sin fuerza jurídica alguna. Ruiz-Mateos crea una ficción, diríamos incluso una "mala" ficción, porqué la indicación reside aparentemente en la carta y no en el sobre, de modo que solo con la carta abierta, y no antes, el lector podía cerciorarse de la prohibición de lectura. Que sea confidencial o privada, en el contexto del tipo documental, era y es absolutamente irrelevante. Una ficción formal que no sirve para nada.

Datos personales. Una cuestión interesante derivada de la presentación de las cartas es la aparición de datos personales del productor en su parte superior. La interpretación de la ley es inconsistente y distintos rotativos la han interpretado de distinto modo. Así la SER y El PAIS publicaron las cartas primero sin censura, pero al cabo de unos días tachando la dirección de Ruiz-Mateos en Somosaguas. ABC publicó algunas sin el encabezamiento, por tanto sin datos personales (elemento que por otra parte redunda en una menor fiabilidad de la noticia al no demostrar la carta publicada su posible origen). CINCO DIAS, en cambio, publicó el texto completo. La cuestión que dimana es: si los datos fueron aportados por el propio productor para su constatación mediante su publicación en los medios de comunicación, y una de las pocas posibilidades que había para constatar que efectivamente las cartas fueron escritas por el productor era el encabezamiento con los datos personales, porqué se tachan algunos de ellos y se dejan los otros? Como siempre el problema de los datos personales en el ajo del debate.

En conclusión, forma elaborada innecesaria, tipologia documental inpropia para la demostración de capacidad probatoria, origen de las cartas con elementos de duda, incapacidad para demostrar que llegaron todas a sus destinatarios ... una suma de elementos, seguramente validables en otras instancias, como por ejemplo la judicial, pero que mediante la publicación de forma poco precisa en los medios públicos simplemente demuestran la poca coherencia e incluso una flagrante falta de conocimiento del ámbito legal por parte de los Ruiz-Mateos. En lugar de demostrar cosas, han puesto más dudas sobre si mismos. Propio de José María y propio de su prole. De tal palo ...

dissabte, 5 de març de 2011

Documents, actes i comunicacions

Hem fet una comparativa de les diferents tipologies abstractes de documents que les escoles de diplomatistes han realitzat al llarg del segle XX. Ens hem adonat que no existeix una tradició pròpiament espanyola o catalana que hagi fet front a aquest problema. En realitat, diferents propostes han sortit en territori hispà i català inspirant-se, essencialment, en les propostes franceses o italianes. L'única aproximació diferent ha estat la de l'escola nordamericana i ha estat transmesa en territori hispà i català per l'Arxivística, no pas per la Diplomàtica.

La proposta provisional que fem des d'àmbit català i que presentem en aquest bloc és la següent:

Documents per a testimonis o evidències escrites finals amb natura jurídica.
Actes per a testimonis o evidències escrites de preparació amb natura jurídica.
Comunicacions per a meres emissions de missatge sense necessitat d'una natura jurídica definida.

Tant els documents, les actes i els comunicats poden ser considerats Documents d'Arxiu, per ser tots ells informació enregistrada, amb independència del suport o de les seves característiques físiques i intel·lectuals, produïda o rebuda i conservada per una organització o una persona en el desenvolupament de les seves activitats.


(c) Joan Soler i Jiménez
 
  


*. La frase "altres documents conservats als arxius" és complexa. Fou presentada per Alain de Boüard al seu Manuel de Diplomatique (1929). Ell parlava de recursos diplomàtics, i entre ells, a part de les Actes i les Lettres, proposava de parar atenció a una darrera categoria constituïda per tous les écrtis qui ne rentrent dans aucune des précédentes. La condició, en tot cas, era que el document es conservés en un arxiu. D'aquesta manera extenia l'àmbit d'acció de la Diplomàtica a qualsevol document, acte o comunicat produït per una acció de natura jurídica o no.
(c) Joan Soler i Jiménez