Vés al contingut principal

Una forma intel·lectual bàsica atemporal

Definim la forma intel·lectual d'un document com la suma de tots aquells atributs que representen (i) l’acció que ha desencadenat la producció del document, (ii) el procediment d'elaboració i (iii) la descripció del propi document. Aquesta forma es manifesta en tres parts: la configuració del contingut, l’articulació del contingut i les anotacions. 

La configuració del contingut és la manera com es representa el missatge, a través d’un text, d'un gràfic, d'una imatge, d'un so, o de la combinació de dos o més d'aquests elements o d'altres. No es tracta d’analitzar el detall utilitzat per a configurar la capçalera d’un document electrònic, per exemple - aquest element a més forma part de la forma física-, sinó l’expressió completa, la suma de forma física i contingut que es presenta a efectes de transmetre informació o de produir efectes jurídics. El document es pot representar de moltes maneres i aquella que triï l’organització serà la justa i pertinent per a produir els efectes desitjats. La seva configuració serà considerada a l’hora de constatar la completesa formal del document. L'aspecte general del document. 

L’articulació del contingut inclou els elements del discurs, la data, el destinatari, la salutació, etc., i la seva disposició en el document. En entorns tradicionals l’articulació clàssica de les parts analítiques del discurs en protocol, text i escatocol, utilitzada al llarg de segles, i la seva disposició en el document, permetia la configuració d’una forma que fos verificable als efectes de garantir autenticitat. A l’actualitat, aquest formalisme ha perdut la seva homogeneïtat i estabilitat. No existeix una obligació estilística marcada per a fer-ho d'aquesta manera. Tot i que ha variat la forma de mostrar el contingut, però aquesta variació no ha restat en cap moment els valors que ha de tenir el contingut transmès. Un contingut és vàlid des del moment que pugui produir efectes. L’articulació serà considerada a l’hora de constatar l’absència de clàusules importants i, per tant, la seva completesa intel·lectual.

Tot i la llarga tradició existent en matèria de formules i clàusules utilitzades per a articular el contingut, n'hi ha sis que són absolutament bàsiques i que, sense elles, difícilment hi hauria opció a què existissin documents originals o còpies. Pel que fa als esborranys és evident que cap clàusula és fonamental per a la seva existència. Només unes línies de contingut serien necessàries. Pel que fa a originals i còpies aquestes clàusules són les següents:

Intitulació: Manifestació de l'autor o autors de l'acció jurídica, de l'autor intel·lectual o del seu productor. El nom de la clàusula deriva del fet que a originalment darrera el nom de la persona autora s'hi afegia el títol honorífic o el càrrec que tenia. En entorns electrònics, demostrar mitjançant aquesta clàusula el càrrec i, sobretot, la competència per a poder fer l'acció jurídica, la milloraria i la perfeccionaria.

Inscripció: Manifestació del destinatari o beneficiari de l'acció jurídica. Sempre existeix una persona que rep el resultat d'allò disposat en el document. Aquest pot ser individual o col·lectiu, amb nom propi o com a membres d'una agrupació de persones. El nom d'inscripció potser és una mica anacrònic per entorns electrònics i moderns, per aquest motiu alguns diplomatistes han parlat d'adreça o beneficiari.

Exposició: Delimitar de manera precisa i pertinent els antecedents i/o els arguments que justifiquen la necessitat d'una acció jurídica documentada. Tant en entorns tradicionals com en els més moderns és una cláusula molt valuosa als efectes de documentar el context que ha portat a les parts a l'elaboració documental. 

Disposició: Delimitar l'acord o acords establerts. És evident que els documents es fan per assolir algun objectiu, per acomplir una acció jurídica determinada. Es tracta del resultat d'una deliberació ajustada o en pren una decisió que al posar-se per escrit, a l'estabilitzar-se, pot produir els efectes jurídics oportuns. De fet, és la cláusula que descriu aquests efectes jurídics. La disposició, per tant, és absolutament vital en els documents anomenats, precisament, dispositius. En el cas de documents probatoris o instrumentals aquesta clàusula pot no existir explícitament però potser si que es fa referència a disposicions existents en altres documents. Per aquest motiu els documents són probatoris de disposicions, però no són la disposició per si mateixa. En el cas de les comunicacions d'ordre instrumental, la disposició és la d'executar un quelcom relacionat amb el tràmit o procediment a on està associat, i no descriu pas l'acció jurídica concreta.

Datació: Situar en l'espai i en el temps l'acció jurídica dota d'estabilitat i fiabilitat qualsevol sistema jurídic. De fet és la única clàusula repetida en tots i cada un dels esquemes de metadades produïts a nivell internacional. Una data certa, precisa, exacta i completa. Es tracta d'una clàusula que des d'època romana ha aparegut a tota la documentació produïda a fi i efecte de marcar un punctus temporum on s'estableix un abans i un després.

Validació: Sistema emprat per a finalitzar el document, que demostra la seva acceptació a l'interior d'un sistema jurídic i que autoritza a produir efectes jurídics. Firmes, analògiques o electròniques, segells, segells de temps, mètodes de corroboració, recopilacions d'evidències, butlles de plom, qualsevol sistema o mètode utilitzat, acceptat pel sistema, per a poder donar per tancat el document i que comencin a passar coses. Una persona o un col·lectiu avaluen les característiques del document i en formalitzen l'autorització final. Sense validació no tenim original. Sense validació podem tenir còpies de documents validats, però que en si mateixes no estiguin validades - és el cas de les còpies simples -. Per cert, la informació sobre el vincle arxivístic hauria de contemplar-se en aquesta clàusula. La localització a l'interior d'un sistema hauria de ser també un element de validació bàsic.

Amb aquestes sis clàusules n'hi hauria d'haver prou. I això hauria de donar resposta a aquells que es pregunten quina informació és necessària a l'hora de reproduir contingut en un perfil de metadades. Doncs bé, tota la informació que derivi d'aquestes sis. Qui fa, a qui es dirigeix, perquè ho fa, què fa, quan ho fa i com s'accepta que això sigui així.

Encara hi ha una tercera part de la forma intel·lectual. Les anotacions són els afegits associats al document després de la seva compilació. Luciana Duranti l'any 1998 havia considerat inicialment aquestes com a part de la forma física, però en els documents electrònics es generen des del moment de la seva producció, de manera que és un element més de la seva forma intel·lectual. L'any 2002, Duranti, Eastwood i MacNeil ja les situaven a l'interior de la forma intel·lectual.

Alguns exemples d'anoacions són el codi de classificació o el número de registre. Són, en tot cas, afegits posteriors. El document és complet amb anterioritat i ja pot produir efectes, a no ser que algun dels elements que ara entenem com a anotació, sigui necessari per produir efectes jurídics: el número de sortida del document, posem per cas. Cal tenir molt clar quines clàusules i elements formals són necessaris per a confeccionar un original o una còpia. Tot allò posterior, sempre serà anotació. En entorns tradicionals les anotacions s'afegien al propi suport original. En entorns electrònics, les anotacions es manifesten en documents associats o en components incrustats o associats als documents originals. D'aquí en deriva l'anomenat perfil documental o esquema de metadades descriptius i autenticant de cada unitat documental. De les seves característiques ja n'hem parlat altres vegades.

No cal dir que la forma intel·lectual que hem estat describint té una espai d'aplicació clarament orientat al document textual. Ara bé, pel document d'imatge, icònic o audiovisual, en absència de clàusules específiques, en entorns electrònics pren una importància cabdal el conjunt d'anotacions que s'hi puguin associar. D'això potser en parlarem amb més detall d'aquí uns dies.

Comentaris

Entrades populars d'aquest blog

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

Las unidades documentales no son entidades intelectuales vacías.Están cargadas de propiedades que las significan.Entendiendo unapropiedadcomo esa cualidad peculiar o característica, como aquel atributo esencial que identifica una entidad y la diferencia de otras, en el mundo de los documentos podemos hablar de tres tipologías concretas: las propiedades significativas, las esenciales y las legales.
Laspropiedades significativasson aquellas características formales que permiten la representación inteligible de un documento.Han sido definidas por Andrew Wilson como las características de un objeto digital que deben ser preservadas con el fin de asegurar la accesibilidad, la usabilidad y su comprensión permanente, así como su capacidad para ser aceptadas como evidencia de lo que representa y transmite el documento.La Diplomática, a las propiedades significativas, las ha llamado tradicionalmente características intrínsecas y extrínsecas, y en la actualidad también las llama forma física y f…

Evidencia, prueba y testimonio.

Una de las innovaciones de la traducción española de las ISO-30300 y 30301 es el uso extendido del concepto "evidencia", denostando los clásicos "prueba" o "testimonio". Es una consecuencia natural de la progresiva adopción de los conceptos anglosajones en el vocabulario de las ciencias de la información. Otra consecuencia es precisamente esta: incluir en las ciencias de la información, otras disciplinas que hasta hace poco años era auxiliares de la historia, como la diplomática o la misma archivística. Es una tendencia marcada por las necesidades de nuestra sociedad y no es imputable exclusivamente a exigencias de mercado. El caso pues, del concepto "evidencia" es una conquista más de esta nueva manera de ver las cosas. En ningún caso, nos parece mal.
Pero sí que es cierto que en las comunidades de uso con una larga tradición basada en el derecho romano (hablo de países europeos no anglosajones) la aparición del concepto "evidencia" …

A la recerca del panellet autèntic!!

Quin és el panellet més autèntic? Quin és l'original? Aquesta és la petita recerca que hem realitzat durant aquesta setmana i que malauradament no donarà resposta al dubte més manifestat: de moniato o de patata? Aquest tema no té resposta, tants productors, tantes opinions. El que farem en aquest post és observar quines estratègies se segueixen per "vendre" com a autèntics i, per tant, com a millors, diferents autors de receptes de panellets. 
Ara us preguntareu? Què té a veure amb la Diplomàtica aquest assumpte? Si seguim escrupulosament la teoria no hi ha raons ni natura jurídica en una recepta de panellets. Tanmateix, sí que podem observar com s'utilitzen mecanismes propis dels documents de natura jurídica per dotar d'autoritat i de credibilitat aquestes propostes. L'autenticitat, entesa com a un valor de qualitat, obliga a utilitzar tots els mecanismes a l'abast i què millor que fer-ho amb les estratègies típiques dels documents de natura jurídica? P…