dissabte, 26 de novembre de 2011

Pirámide de estrategias para la Archivística y la Gestión Documental

Hace tiempo que notamos que algo está sucediendo en nuestro sector profesional. No hablamos hoy de simplemente de Diplomática , sino sobretodo de Archivística y Gestión Documental. En el último Innovadoc 2011, celebrado el pasado octubre en Barcelona, presentamos una  pirámide con los elementos que consideramos más estratégicos a medio plazo para dinamizar un sector profesional con dudas. Dudas, que conviene decirlo, han venido ratificadas después de la reciente publicación del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. Los hashtags #menosdaunapiedra o el  #cometariosRDarchivos, incentivado este último de modo ejemplar por el archivero Paco Fernández, han resumido con la debida capacidad crítica, y con cierta sensación de "ah, era eso?" los elementos más relevantes, que no innovadores, de este decreto. En realidad era una necesidad sentida su publicación, puesto que la anterior legislación sobre los archivos españoles se remontaba a 1901. Pero tristemente constatamos que todo lo redactado, nos suena. No hay elementos de innovación, el vocabulario es demasiado conocido e incluso redactado de forma ambigua o excesivamente redundante.

Quizás lo más novedoso sea el Capítulo IV dedicado al proceso de acceso a documentos y archivos, una temática que necesitaba de "algo" que capacitase al archivero para dotarse de coraje y argumento legislativo para "abrir" sus documentos a cualquier ciudadano o ciudadana, sin miedo. Parece ser que finalmente alguien se está dando cuenta que los profesionales que "conocen" la documentación tienen criterio sobrado para delimitar cuando un documento es accesible o no, sin tener que esperar al legislador o al agente protector de datos. Los archiveros tienen formación y criterio suficiente para garantizar un acceso razonable a la documentación, pero también para limitarlo si es de justicia. 

En realidad el nuevo Real Decreto tiene un importante "Real Defecto", y es el de la escasa definición sobre cuales deben ser los objetivos que deben permitir una evolución potente de nuestra profesión. La legislación que solo "describe" lo ya existente, no es impulso de nada y solo es corroboración de algo que se acepta, pero que no se discute. En cambio, creemos que nuestra profesión está en una encrucijada importante y que hay que plantearse fuertemente qué caminos hay que seguir, qué es estratégico para mejorar nuestro posicionamiento social y cuáles deben ser los caballos de batalla de la innovación.

Convencidos de ello, presentamos, como ya hemos enunciado, una pirámide con los elementos que creemos más estratégicos para potenciar nuestra profesión:

(c) Joan Soler Jiménez

1.- La pirámide se presenta como una estructura cohesionada de propuestas para potenciar la innovación en en nuestro sector. Todas las piezas son importantes: en la base, unos buenos equipamientos, bien condicionados y preparados para albergar nuestro patrimonio documental, pero también una organización sólida, con vocación transversal y no bipolarizada por la "Cultura/Historia/Archivística" o la "Administración de las organizaciones/Gestión Documental". No debe existir separación, la documentación se gestiona desde su fase inicial de producción y no se deja de preservar, de modo que una separación orgánica como sucede en muchas partes entre Archivo Histórico/Cultura o Archivo Administrativo/Servicios Generales, no tiene sentido ni es operativa. Nos reduce posibilidades, cohesión y "divide" nuestros presupuestos restándonos competitividad.

2.- En medio de la pirámide, y en la base, la difusión del conocimiento y el fomento del espíritu crítico que nuestra sociedad necesita a partir de nuestro patrimonio documental, pero también la reutilización de la información para la mejora en la producción y en la competitividad de las organizaciones. En esta base se encuentran los valores más profundos de nuestra profesión, los objetivos de orden socio-económico a los cuales no podemos renunciar, ni debemos. La investigación científica en los campos de la Historia, pero también de las ciencias sociales y humanas, e incluso de las ciencias naturales o las tecnologías, debe ser fomentada. Para ello el acceso a la documentación es prioritario, y nuestro conocimiento de ella guía y método para estos investigadores. Los centros de archivo deben promocionar y posicionarse como centros de investigación cualificados, sin miedo. Del mismo modo, el acceso a la información de los documentos a veces no es directo por parte del usuario, necesita de un protocolo de mediación por parte de los profesionales. Docencia y didáctica para el conocimiento de proximidad, pero también para el reconocimiento y comprensión de fenómenos socioeconómicos de ámbito local, regional, estatal e incluso internacional. En realidad no aportamos nada nuevo. Los elementos planteados están en la base de nuestra tradición profesional, lo hacemos desde hace tiempo, mucho tiempo. Y bien. Si tuviéramos que poner un pero a todo aquello que llevamos realizando sería la orientación excesivamente "histórica" de nuestros productos. Debemos demostrar que nuestro patrimonio documental, nuestro capital informativo, puede dar respuesta a los problemas del presente, ayudar a aportar criterio y capacidad crítica. En ella ya se está trabajando, pero la sociedad nos continua teniendo "encasillados" en lo "histórico".

3.- No hay duda que los tres elementos de más potencia estratégica para los próximos años, y donde la innovación será capital, deben ser la gestión del material fotográfico y audiovisual, la preservación de "lo" digital y la promoción del empleo y la ocupación.

(i) Y es que la explotación del material fotográfico y audiovisual nos permitirá ganar en visibilidad, se trata de documentación de alto valor de sugestión, de fácil digestión para el usuario de "a pie." Prueba del interés por el material fotográfico y lo crítico que se está poniendo todo, son los casos Centelles, Balcells, etc. Quién batallaría tanto, quién pondría tanto dinero en ello si no lo considerase estratégico? O estamos solamente ante una burbuja cultural?

(ii) Por otra parte la preservación digital debe impulsar nuestra adaptación a los entornos más estrictamente tecnológicos, deberemos aprender sobre como preservar a largo plazo un patrimonio sin soportes potentes. Además, no hacerlo implicará dar un paso a tras, quizás decisivo. No estar a la altura de la preservación digital implicará dejar en manos de otros sectores profesionales lo que hasta la actualidad había sido una competencia y una responsabilidad de los servicios de archivo: preservar a largo plazo el patrimonio documental. El riesgo de externalización, el riesgo de una deriva hacia los profesionales de las nuevas tecnologías, puede sacar del barco a muchos profesionales. Hay que ser más listos que nunca en esta coyuntura. Y no decimos nada nuevo, esta realidad fue corroborada en el mes de octubre por muchos de los lectores de este blog, en el post que más "fundamentales" ha recibido desde la existencia de Diplomàtica.cat. En tres o cuatro años la necesidad de repositorios digitales de confianza en manos de nuestros profesionales será una realidad, justo en el momento en que la masa crítica de documentos electrónicos llegará a niveles importantes como para garantizar, no solamente memoria, sino sobretodo "gestión de confianza". Insistimos, la nube y la externalización son el mercado, no hay problema. La clave está en quién ganará la batalla por la responsabilidad de todo lo preservable.

(iii) Promocionar el empleo de nuestros profesionales mediante la debida tutela. Pero también promocionar formación para aquellos emprendedores que quieran iniciar una actividad empresarial dedicada a dar soporte a las organizaciones. Formación para digitalizadores, pero sobretodo formación para gestores documentales que deben extender ahora ya sí, sus ámbitos de actuación. Habilitar nuestros centros para albergar cursos de formación ocupacional; formaciones profesionales en digitalización o tratamiento de la imagen; formación de base para los administrativos que dan soporte a los archivos de gestión (aliados, en realidad); formación a altos directivos en las nuevas normas estratégicas como las ISO 30300, pero también en MoReq2 o simplemente en ISO 15489. Hay que explotar nuestras bazas. La formación es un mercado en expansión en épocas de crisis, no hay la menor duda. Utilicemos nuestro conocimiento!

4.- Y para finalizar, es indiscutible que nuestro caballo de batalla, nuestra punta de lanza es la gestión documental. Gestión Documental también es cultura, cultura organizativa. Gestión Documental es preparar el patrimonio de nuestro futuro. Pero sobretodo Gestión Documental es mejora en las organizaciones, mejora en su rendimiento, en su organización interior, en su estructura de producción. Qué más decir después de semanas y semanas (y las que nos faltan), hablando de la ISO 30300? 

5.- Y para todo ello: Donde está el dinero? No cabe duda que entrar en el mercado de la gestión documental, pero sobretodo en el de la preservación digital permitirá justificar inversiones de más calado que una "muestra documental". La cultura genera negocio, no hay duda, pero el mercado de las nuevas tecnologías es el que tiene el presupuesto. Hay que trabajar duro, nadie lo pone en duda, pero captar las sinergias necesarias en este sentido será estratégico para nuestros servicios de archivo, pero también para nuestros sueldos.

1 comentari:

Albert ha dit...

Aunque algo complejo realmente interesante y muy bien explicada la pirámide para el archivo y la gestión documental!

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