Algoritmes diplomàtics [II]: Dispositiu, Probatori i Instrumental

El document administratiu s’esdevé com a conseqüència del funcionament ordinari d’una institució pública o d'una empresa privada i pot ser produït o rebut per aquesta. Com ha dit Jordi Serra, “ningú fa documents administratius per pròpia voluntat, sinó per la necessitat de provocar o deixar constància d’una acció, de forma que el document serveixi de memòria antecedent i de suport conseqüent a futures accions”.[1]

A la vegada el document és administratiu perquè ve gestionat o administrat, a l’interior d’un procediment determinat per la institució pública o per l'empresa privada on s’origina. En base a la seva funció i la seva forma el document administratiu es pot dividir en tres tipologies: el document dispositiu, el document probatori i el document instrumental.


El document dispositiu s’esdevé quan l’acte jurídic i el document són contemporanis i, per tant, constitueix evidència escrita d’aquest acte jurídic. Sense el document l’acte no existeix. Es diu que aquest document s’ha generat “ad substantiam.” Exemples d’aquests poden ser un conveni o un contracte. L'acord queda materialitzat només si el document ve redactat amb forma i característiques determinades, i no hi ha acord si no es materialitza. 

El document probatori és aquell que serveix per deixar constància de l’acte independentment del document. L’acte i el document són dos moments successius i no coincidents. Es diu que aquest document s’ha generat “ad probationem.” Un exemple clar d’aquesta tipologia seria l’acta d’una reunió. La reunió es pot haver realitzat tot i que l'acció de documentar els acords sigui posterior. Els acords es poden haver posat en marxa, però la redacció i l'aprovació pot ser en un temps posterior simplement per a deixar constància de què aquella reunió es va fer i els acords es van concretar aleshores. El document és prova de la reunió, però la disposició de les accions derivades dels acords no es fan a partir exclusivament del document escrit sinó per acord testimoniat. 

Els document instrumental el tenim quan es genera per donar suport de contingut informatiu a un acte substancialment oral. Aquest pot ser, o bé d’ordre auxiliar i, per tant, és un document que deixa evidència escrita d’una activitat sense ser determinant en cap acte jurídic, o bé d’ordre narratiu i, per tant, no forma part de cap activitat jurídicament rellevant. Poden ser exemples d'això ordres del dia, esborranys de reunions, correus electrònics, etc.


[1] Serra, Jordi. “La gestió per expedients i la preservació de la documentació electrònica: el sistema BAULA”, Lligall, núm.25, 2006, p.102. 

Comentaris

Entrades populars d'aquest blog

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

A la recerca del panellet autèntic!!

Evidencia, prueba y testimonio.