Vés al contingut principal

Algoritmes diplomàtics [II]: Dispositiu, Probatori i Instrumental

El document administratiu s’esdevé com a conseqüència del funcionament ordinari d’una institució pública o d'una empresa privada i pot ser produït o rebut per aquesta. Com ha dit Jordi Serra, “ningú fa documents administratius per pròpia voluntat, sinó per la necessitat de provocar o deixar constància d’una acció, de forma que el document serveixi de memòria antecedent i de suport conseqüent a futures accions”.[1]

A la vegada el document és administratiu perquè ve gestionat o administrat, a l’interior d’un procediment determinat per la institució pública o per l'empresa privada on s’origina. En base a la seva funció i la seva forma el document administratiu es pot dividir en tres tipologies: el document dispositiu, el document probatori i el document instrumental.


El document dispositiu s’esdevé quan l’acte jurídic i el document són contemporanis i, per tant, constitueix evidència escrita d’aquest acte jurídic. Sense el document l’acte no existeix. Es diu que aquest document s’ha generat “ad substantiam.” Exemples d’aquests poden ser un conveni o un contracte. L'acord queda materialitzat només si el document ve redactat amb forma i característiques determinades, i no hi ha acord si no es materialitza. 

El document probatori és aquell que serveix per deixar constància de l’acte independentment del document. L’acte i el document són dos moments successius i no coincidents. Es diu que aquest document s’ha generat “ad probationem.” Un exemple clar d’aquesta tipologia seria l’acta d’una reunió. La reunió es pot haver realitzat tot i que l'acció de documentar els acords sigui posterior. Els acords es poden haver posat en marxa, però la redacció i l'aprovació pot ser en un temps posterior simplement per a deixar constància de què aquella reunió es va fer i els acords es van concretar aleshores. El document és prova de la reunió, però la disposició de les accions derivades dels acords no es fan a partir exclusivament del document escrit sinó per acord testimoniat. 

Els document instrumental el tenim quan es genera per donar suport de contingut informatiu a un acte substancialment oral. Aquest pot ser, o bé d’ordre auxiliar i, per tant, és un document que deixa evidència escrita d’una activitat sense ser determinant en cap acte jurídic, o bé d’ordre narratiu i, per tant, no forma part de cap activitat jurídicament rellevant. Poden ser exemples d'això ordres del dia, esborranys de reunions, correus electrònics, etc.


[1] Serra, Jordi. “La gestió per expedients i la preservació de la documentació electrònica: el sistema BAULA”, Lligall, núm.25, 2006, p.102. 

Comentaris

Entrades populars d'aquest blog

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

Las unidades documentales no son entidades intelectuales vacías.Están cargadas de propiedades que las significan.Entendiendo unapropiedadcomo esa cualidad peculiar o característica, como aquel atributo esencial que identifica una entidad y la diferencia de otras, en el mundo de los documentos podemos hablar de tres tipologías concretas: las propiedades significativas, las esenciales y las legales.
Laspropiedades significativasson aquellas características formales que permiten la representación inteligible de un documento.Han sido definidas por Andrew Wilson como las características de un objeto digital que deben ser preservadas con el fin de asegurar la accesibilidad, la usabilidad y su comprensión permanente, así como su capacidad para ser aceptadas como evidencia de lo que representa y transmite el documento.La Diplomática, a las propiedades significativas, las ha llamado tradicionalmente características intrínsecas y extrínsecas, y en la actualidad también las llama forma física y f…

A la recerca del panellet autèntic!!

Quin és el panellet més autèntic? Quin és l'original? Aquesta és la petita recerca que hem realitzat durant aquesta setmana i que malauradament no donarà resposta al dubte més manifestat: de moniato o de patata? Aquest tema no té resposta, tants productors, tantes opinions. El que farem en aquest post és observar quines estratègies se segueixen per "vendre" com a autèntics i, per tant, com a millors, diferents autors de receptes de panellets. 
Ara us preguntareu? Què té a veure amb la Diplomàtica aquest assumpte? Si seguim escrupulosament la teoria no hi ha raons ni natura jurídica en una recepta de panellets. Tanmateix, sí que podem observar com s'utilitzen mecanismes propis dels documents de natura jurídica per dotar d'autoritat i de credibilitat aquestes propostes. L'autenticitat, entesa com a un valor de qualitat, obliga a utilitzar tots els mecanismes a l'abast i què millor que fer-ho amb les estratègies típiques dels documents de natura jurídica? P…

Evidencia, prueba y testimonio.

Una de las innovaciones de la traducción española de las ISO-30300 y 30301 es el uso extendido del concepto "evidencia", denostando los clásicos "prueba" o "testimonio". Es una consecuencia natural de la progresiva adopción de los conceptos anglosajones en el vocabulario de las ciencias de la información. Otra consecuencia es precisamente esta: incluir en las ciencias de la información, otras disciplinas que hasta hace poco años era auxiliares de la historia, como la diplomática o la misma archivística. Es una tendencia marcada por las necesidades de nuestra sociedad y no es imputable exclusivamente a exigencias de mercado. El caso pues, del concepto "evidencia" es una conquista más de esta nueva manera de ver las cosas. En ningún caso, nos parece mal.
Pero sí que es cierto que en las comunidades de uso con una larga tradición basada en el derecho romano (hablo de países europeos no anglosajones) la aparición del concepto "evidencia" …