Algoritmes diplomàtics [I]: Document, Acte i Comunicació.

Després d'anar a comprar he arribat corrent a casa i m'he tancat a la cuina. Entre taronges i plàtans he formulat un algoritme (bé, segurament no ho és però s'hi assembla) sobre els tres tipus documentals bàsics: Document, Acte i Comunicació. D'aquest tema ja n'havia parlat al març i n'havia plantejat un primer esquema al XIII Congrés d'Arxivística de Catalunya. Madurant la proposta la torno a explicar: 

La idea central és que Document (D) és tot aquell testimoni original i final amb natura jurídica i dispositiva. És el document que permet produir efectes jurídics. En segona instància, l'Acte (A) és aquell testimoni resultat d'un tràmit i que permet la continuació d'altres tràmits. En tercer lloc, una Comunicació (C) és aquell testimoni de preparació d'un acte administratiu (A).

Exemple: una acta de reunió d'una Junta d'una entitat. Existeix un ordre del dia on es comunica els punts que es tractaran a la reunió a tots els membres de la Junta (C1). Arriba el dia de la reunió. El secretari pren nota durant la reunió dels diferents punts en tractament i dels acords establerts en un full escrit (C2). Passada la reunió el secretari pren C1 i C2, i redacta l'Acta de la Reunió (A1). Hi ha tot el contingut detallat dels acords. A la següent reunió de la Junta, els membres d'aquesta llegeixen A1 i accepten tot el text. A continuació, secretari i president signen de manera definitiva A1. Des d'aquest moment A1 passa a esdevenir D1. D1 en aquest exemple és el testimoni original, és a dir, primer, complet i efectiu, d'una acció de natura jurídica, i els acords allí establerts poden ser activats en qualsevol moment, de manera que el Document és plenament dispositiu.

La terminologia que proposo simplifica la que els darrers anys hem trobat en textos sobre arxivística en català i castellà, escrits directament en aquests idiomes, o que tradueixen textos d'origen anglosaxó, amb la coneguda dicotomia Record i Document. La proposta és evitar la traducció de Record per Document d'Arxiu, i la de Document per Document. La homofonia dels termes impedeix la comprensió real dels conceptes. Proposo traduir Record per Document i Document o bé per Acte o bé per Comunicació, depenent el cas.

On quedaria el Document d'Arxiu? Només s'atribuïria aquesta definició a aquells Documents (D) de conservació permanent. Anomenaríem Actes d'Arxiu, a aquelles actes (A) que també vinguin conservades a llarg termini. El mateix podríem dir de eventuals Comunicacions d'Arxiu que es vulguin preservar com a testimoni d'alguna activitat.

L'exemple d'aquest post és pràctic perquè tracta unitats documentals simples. En un proper post afrontaré l'explicació amb un expedient administratiu.

Us mostro el dibuix original d'on ha sortit l'explicació d'aquest post. Sí, admeto que pot resultar a primera vista confús, però ha estat un bon exercici de síntesi.


Comentaris

Albert Company ha dit…
Totalment d'acord a excepció d'un tema. Quan entrem a parlar de document d'arxiu, a l'article únicament s'especifica la seva conservació permanent o de llarga durada. És a dir, estem definint un terme el qual depèn de la decisió d'una comissió que, després d'estudiar-ne el seu contingut, el seu circuit administratiu, etc...decideix que aquesta unitat documental simple té valor secundari o no. No em queda clar, no hi veig la relació.
Fins ara havíem considerat document d'arxiu com aquell què és fruït de l'activitat d'una persona física o jurídica...canviem el concepte? canvien els temps? ens redefinim?
Anònim ha dit…
Seguint l'entrada de l'Albert Company i lligant l'exemple del post amb els conceptes de tradició documental em sembla entendre que: per una banda A1 (fins el moment de la signatura); i per altra banda, C1-C2 (en tant que base o pauta per a l'elaboració del propi A1) serien esborranys del document final que es vol produir, és a dir D1. Un cop signat A1 aquest passa a ser D1 i per tant l'original, amb tota la càrrega que això suposa. Finalment, és possible que per la importància de la reunió aquesta es comuniqui als socis o es publiqui. En aquest cas estaríem parlant de còpies de D1.

Aquesta lectura des d'una òptica administrativa proposaria "només" conservar els originals D1. Dins del fons d'una administració pública podria ésser un principi de conservació vàlid però, i si canvíem els documents de context?

Per exemple, si ens situem en el fons personal del secretari de la institució o bé al fons personal d'un soci de la institució. Possiblement el secretari conservi els citats "esborranys" tota la seva vida. Posem que aquest fons ingressa en un arxiu històric, un cop allí segurament els "esborranys" s'acabin conservant de forma permanent.
En el cas del soci, possiblement acabi conservant C1 (un esborrany) i un exemplar de la còpia publicada de D1. Suposant que el seu fons també acabi ingressant en un arxiu històric ens trobaríem que també passarien a ser de conservació permanent.

Davant d'aquest situació de seguida em venen al cap el discursos que distingeixen entre una arxivítica "clàssica" vinculada als arxius històrics i la gestió documental vinculada als arxius administratius.
Un apunt molt interessant, Albert. Cal diferenciar entre el vocabulari de la Diplomàtica i el de l'Arxivística. Com hem vist avui a classe les definicions de document d'una i altra ciència ofereixen algunes restriccions. La proposta que es presenta pretén salvar algunes d'aquestes:

1.- El document d'arxiu neix o es fa? No cal comissió, qualsevol document és susceptible de ser tractat per l'arxivística o la gestió documental des del precís moment de la seva producció.

2.- Quan es planteja la distinció entre Document i Record, o el que és el mateix, entre Document i Document d'Arxiu ... què estem distingint? El primer és informació enregistrada en un suport i el segon el que testimoni l'activitat del productor. És que el primer no ho fa? Tota informació enregistrada en un suport és susceptible de rebre la consideració de document d'arxiu. I aquesta consideració estarà sempre sotmesa a una decisió per part de professionals.

3.- Un document serà sempre el testimoni de l'activitat del productor, i com a tal és d'Arxiu. No cal la perífrasi: diguem-li directament Document i oblidem-nos d'històries.

Cal seguir-hi reflexionant, però tant l'Arxivística com la Diplomàtica comencen a necessitar un seriós esforç de síntesi. I a nivell català és indiscutible que cal començar a dir les coses a partir del que la nostra tradició, el nostre treball diari i la nostra reflexió científica pot aportar. Ja n'hi ha prou de simplement veure com es tradueixen els conceptes anglosaxons.

El concepte doncs, no cal canviar-lo, simplement reduir-ne la denominació. Sí, canvien els temps, el document tendeix a dissoldrer's. I ... no ho sé si ens redefinim, però són importants les relectures i les reinterpretacions perquè la ciència avanci.
Anònim ha dit…
Hola,
de vegades tenim la sort de trobar esborranys, altrament coneguts com a minutes, documents que no estan signats per ningú. En un recull diplomàtic també s'hi haurien d'incloure, especificant el que són, ja que ens informen de la voluntat de fer una cosa. En cas que ens hagi arribat l'original o una còpia, signats, no hi ha cap problema per concluir que és un document que es dugué a la pràctica, però el dubte de saber si allò que diu la minuta és veritat o no ens apareix quan no tenim cap més acta que ens pugui determinar si aquell fet es féu o no. El problema és quan aquestes minutes són copiades als cartorals, ja que no sabem si és realment una minuta o un document en el qual el copista ha eliminat part de les signatures, un fet que passa i que hem pogut constatar en diverses ocasions en els quals s'ha conservat l'original o la còpia.
JCS

Entrades populars d'aquest blog

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

Evidencia, prueba y testimonio.

A la recerca del panellet autèntic!!