30300 oportunidades

El pasado viernes 28 de octubre se celebró en Barcelona una nueva edición de Innova.doc 2011, jornada anual que organiza la Escola d'Administració Pública de Catalunya y la Subdirecció d'Arxius i Museus de la  Generalitat de Catalunya para la difusión de las últimas novedades en materia de Gestión Documental. Se lleva celebrando desde 2004 y nos consta que este año las dificultades para su celebración han sido tantas. Esperemos que podamos contar con su necesaria continuidad. Los más de 200 inscritos de este año avalan sin duda su interés.

Este año, bajo el título "La família de normes ISO 30300: noves oportunitats professionals", se han presentado las líneas maestras de la ISO 30300 y la 30301, recientemente aprovadas a nivel internacional y en fase de evaluación pública en el estado español. Después de esta fase, estas normas ya como UNE, se encontrarán en manos de todos los interesados para abordar tanto sus bondades como sus retos. El pasado viernes, de hecho, tanto Judith Ellis como Carlota Bustelo dieron buena cuenta de las características más relevantes de estas dos normativas, tanto en sus fundamentos como en sus beneficios, así como en el necesario desarrollo de algunos aspectos que verán la luz en años venideros con la ISO 30302 y la 30304.

El largo proceso de aprovación y análisi previo de estas dos normas y la voluntad estratégica de conseguir su posible certificación, a la manera de otras normativas como la ISO 9000, ISO 14000 o ISO 27000, aparecen como garantía para generar confianza y valor decisivo a quienes opten por su utilización. Se trata de un trabajo bien hecho y de resultado solvente.

En la mesa redonda posterior a la presentación José Ángel Valderrama expuso de manera sumaria el proceso para la posible certificación de un sistema de gestión documental que se adecue a los requisitos descritos en la ISO 30300 y 30301. En sus conclusiones simplemente aportó algunos datos importantes sobre el nivel de certificación que algunas normas parecidas ya han adoptado en el estado español. Sin duda las más de 22000 empresas certificadas en la ISO 9000 contrastan con las no más de 600 certificadas en la ISO 27000, mucho más cercana a la 30300. Un aviso suave, pero aviso.

Ramon Alberch, por su parte, expuso las líneas de trabajo que está adoptando la ESAGED para la adaptación de contenidos a las dichas normativas. Su planteamiento ya advertia que la mayoría de métodos y argumentos planteados ya existían en el currículo actual de la escuela. Aun siendo evidente que hay conocimientos de gestión documental que derivan directamente de la ISO 15489, que efectivamente pueden ya existir en los currículos actuales, hay una certeza incuestionable: existe mucha distancia entre la aproximación teórica y la realidad práctica. En eso no hay dudas en que la ESAGED debe mejorar sustancialmente. Aunque también es cierto que el mundo real es tozudo y existen pocos sistemas de gestión documental realmente consistentes como para que sean ejemplares y ejemplarizantes. Una teoría más realista podría ser útil, y para ello es necesario personal académico con bagaje en el mundo real. La orientación a potenciar conocimientos aplicables en la empresa privada quizás es la novedad más interesante y más prometedora desde la ESAGED.

En mi intervención, como representante de la Associació d'Arxivers de Catalunya en el SC1 del CTN50 de AENOR, quise destacar los elementos que creemos más relevantes para potenciar la necesaria actividad profesional de archiveros y gestores de documentos. Pero también quise demostrar que tanto la función "archivo" como la densa formación de nuestros profesionales no es de exclusivo uso en entornos de gestión documental sino mucho más aprovechables en entornos más completos. De este modo nuestro conocimiento transversal de las organizaciones nos aproxima más a puestos organizativos que no solamente a ejecutivos.

En cuanto a lo que proponen las normas 30300 y 30301, y sin entrar en la literalidad del texto, los elementos más interesantes que expuse fueron:

1. Un método consistente. Las normas proponen una metodología concisa, clara y coherente para lograr una implantación ordenada de un SGD. Sin duda es una de las aportaciones más consistentes, sobretodo reflejada en los annexos de la 30301 donde se ponen por escrito las preguntas a realizar para lograr un control absoluto de la situación. Como cualquier método puede ser objeto de reinterpretación. Por ese motivo siempre cabrá la duda de si se trata de un modelo inspirador o de una praxis obligatoria. La cuestión reside en si, para obtener el objetivo fijado, es decir, disponer de un SGD certificable, debemos seguir el método a rajatabla. Lo certificable es que el SGD funcione o que siga lo previsto en el método? Cabe la posibilidad de acabar certificando "buenas conductas" y ser ligeros en la interpretación del método y los procedimientos?

2. Estrategia y liderazgo decisivo. Las normas plantean la necesidad de que la alta dirección de las organizaciones que quieran certificarse lo tengan claro y apuesten de manera decidida hacia el perfeccionamiento del SGD. Lograda esta implicación, las posibilidades de éxito son mucho más claras, que si la alta dirección ni lo contempla o lo trivializa. El reto: como lograr que la alta dirección acepte este reto? Deberemos informar de todo lo que implica la mejora (o la implantación tout court) de un SGD? Deberemos informar que supondrá un largo y arduo trabajo? Que los SGD son estructuras muy complejas, que necesitan constante repaso y verificación, y que implican una suma de acciones y agentes importante? Deberemos informar que hay implicaciones evidentes en la redefinición de la arquitectura de los sistemas operacionales? Que seguramente se acabará generando una reubicación organizativa? Que será necesario la consolidación de un equipo de trabajo que trabaje en equipo? Que será básica una coordinación potente y constante, con conocimiento de causa y con viabilidad para realizar cambios complejos? Como convenceremos a la alta dirección de todo esto? Que indicadores infalibles deberemos considerar? La experiencia en la implantación de SGD demuestra que los cambios pueden llegar a ser profundos, para bien, pero profundos, y esto requerirá una inversión en tiempo y económica seguramente importante. A no ser que la organización lleve ya trabajo hecho. En este caso: si el trabajo se adecua a lo que sugería la ISO 15489 prevaldrá a otros sistemas de gestión documental? Quizás lo más operativo, con el fin de simplificar el largo debate que puede generarse con la alta dirección es que esta haya ya recibido formación en este sentido. Deberemos empezar a colocar formación en GD en los MBA? Pues no estaría mal, teniendo en cuenta que de buen seguro ya reciben información sobre calidad (ISO 9000) y seguridad de la información (ISO 27000).

3. Sistema y Contexto. No hay duda que la definición de SGD y de Contexto son uno de los mayores logros de estas normas. Sobretodo la de contexto, mucho más diplomática que archivística, lo que redunda en un conocimiento más profundo de la organización y sus circunstancias. De hecho el análisis que proponen estas normas son casi un psicoanálisis de la organización, una revisión exhaustiva de sus procederes y argumentos productivos, en lo tocante a la documentación. Por este motivo, la adaptación a estas ISO por parte de la organización puede suponer una mejora no solamente en lo relativo a la GD sino incluso para sus sistemas de gestión en general. Este elemento puede ser un argumento potente sumado a los necesarios indicadores, numerales y que redunden en una producción sostenible, en el recorte de gastos, en la mejora productiva, en un saneamiento de "conductas" técnicas e incluso humanas. No se trata pues de simplemente mejorar en los sistemas de seguridad como la ISO 27000, sino en mejorar el total de la empresa. Las normas 30300 mejoran más que las propias de seguridad de sistemas, y eso es muy importante.

4. Transparencia, responsabilidades y reutilización de la información. Estos son los beneficios de mayor calado que proponen las normas. Una mayor transparencia: toda la información bajo control, sistematizada y con la mayor calidad posible. Responsabilidades claras: todos los agentes saben sus competencias, las realizan de manera controlada de modo que la rendición de cuentas es más consistente y justa. Reutilizar la información: el control sobre los datos y la significación de los documentos permite que pueda explotarse su contenido sin tener que inventar de nuevo cada vez que se inicia un proceso productivo. La transparencia es un valor incluso de calado social. El reparto de responsabilidades un gesto de justicia. Y la reutilización de la información ... una buena intención pero una difícil apuesta. De nuevo nos encontramos ante el problema de los indicadores: como demostrar que la información ha podido ser reutilizada? Como demostramos que esto ha redundado en mejoras? Se trata de percepciones de negocio de orden psicológico difíciles de calibrar. Aun así, no cabe duda que de lo que se trata es de potenciar un mayor conocimiento de la información que produce la empresa y un mayor conocimiento de los procesos que esta articula. Para ello la necesidad de espacios colaborativos donde la información se comparta, esté "liberada", una política de transparencia "interna" es de necesaria implantación. Son motivos atendibles, comprensibles pero que será necesario explicar muy bien. El gestor documental como terapeuta.

5. Mejora continuada. Este es el paradigma en que se fundamentan las normas. Se es consciente que un SGD no se implanta ni en uno, ni en tres, ni en seis meses, sino que se trata de un modo más organizado de trabajo. Las implantaciones durarán desde el día en que se inicie la primera consultoría. Para dar continuidad serán necesarios profesionales del tema: archiveros, gestores documentales, informáticos, juristas, técnicos de organización, etc. Una labor de equipo para demostrar que nos encontramos en un procesos "sostenible" de mejora continuada. Porque en realidad, lo que se encuentra detrás del eufemismo, es un verdadero "desajuste constante", unos entornos de trabajo siempre perfeccionables. El famoso "kaizen", la idea de "cambio positivo" debe de ser esto, y no la pérdida de tiempo en supuestas mejoras intangibles con la excusa de que servirá para algo. Para que la norma tenga razón de ser las organizaciones deberán interiorizar que necesitan de especialistas en esto. Especialistas para el kick-off, para la consultoria, pero sobretodo para "desde dentro" apostar por esta mejora continuada. A nivel profesional es importante que las empresas que realicen consultoría pregunten en primer lugar si la organización dispone de personal cualificado. El primer consejo, en caso de que no hubiera, será que lo dispongan, como elemento fundacional de una mejora continua real. Sino es así, los únicos beneficiados serán las empresas de consultoría, que no es poco, pero no es suficiente si pensamos en nuestra profesión como colectivo. La tutela de nuestra profesión es necesaria desde todos los ámbitos por el simple hecho que no somos de fácil justificación, aunque a nosotros nos lo parezca.

Por todo ello hablamos de las 30300 oportunidades que se presentan en el ámbito laboral si se interiorizan adecuadamente estas normas. No son la panacea. Ninguna norma lo es. Pero si nos las tomamos como el marco de excelencia posible en las organizaciones, podremos siempre usarlas para mejorar en nuestras posibilidades profesionales. No se trata de normativas para crear solamente un nuevo perfil profesional, el de auditor. Sería simplificar en exceso la "spanish proposal", sería, incluso, trivializarla. Se trata de tomar su publicación como un argumento guía para que tanto a nivel externo a la organización como a nivel interno, todos los perfiles profesionales, gestores documentales, documentalistas, archiveros, gestores de información, etc., tengan una cabida adecuada. Hay que expandir a los profesionales, cuantos más haya en las organizaciones, cambios más tangibles existirán.

Las organizaciones son absolutamente soberanas en sus decisiones. Pueden afrontar el problema o externalizarlo. Da igual, deberán dar respuesta a medida que el contenido digital aumenta. En cuatro o cinco años, incluso en un entorno de crisis tan violento, la necesidad de implantar SGD normalizados será inevitable. O eso esperamos. O eso queremos. O eso soñamos.

Comentaris

Anònim ha dit…
Si alguien ha instrumentadod el análisis contextual del proyecto InterPARES se percatará de que lo establecido por la IS0 30301 es prácticamente una copia del mismo y no tendrá problemas en aplicarlo coincido en que es más diplomática que archivistica. Saludos, Alicia Barnard
ISO 30300/30301 doesn’t say that Management System for Records should be created and managed by records management professionals. That clearly allows MSR to be “hijacked” and possibly abused by others (e.g. Quality Management specialists).
With my best regards, - Natasha Khramtsovsky
Gracias por el resumen para los que no hemos podido asistir.

La idea que más me ha gustado es: "...la adaptación a estas ISO por parte de la organización puede suponer una mejora no solamente en lo relativo a la GD sino incluso para sus sistemas de gestión en general"
Benvolgut Joan:

Voldria posar de relleu les teves oportunes indicacions relatives a la necessitat d´establir sinergies amb les escoles de negocis a fi i efecte d´abastir-los dels necessaris coneixaments en gestió documental. En aquest sentit es tracte d´explicar que la Gestió Documental ha d´acompanyar i situar-se en el mateix rang que les polítiques de qualitat, seguretat i altres. Cal explicar que les polítiques de gestió documental han d´estar en el nucli dur de les estratègies de les organitzacions i acompanyar les actituds de lideratge. Els arguments basats en una estratègia de millora continuada estan plenament interioritzats en les organitzacions modernes i dinàmiques -amb independència del seu tamany i/o sector d´activitat. Pel que fa referència estrictament al sector professional de l´arxivística, urgeix -des de l´àmbit català- establir sinergies amb les escoles de negocis, associacions empresarials, cambres de comerç, ... a fi i efecte de "normalitzar" la professió i situar-la en paràmetres europeus (vegi´s per exemple l´Associació d´Arxivers Francesos, on el 60% dels seus associats treballen a l´àmbit privat). Cal que l´Associació d´Arxivers-Gestors de Documents de Catalunya es posi les piles i planifiqui un full de ruta, marcant objectius i establint un calendari d´actuacions. Finalment, posats a establir sinergies i omplenar la motxilla amb més raons, també ens cal buscar la col.laboració d´experts que ens ajudin a quantificar -creació d´indicadors- com una bona gestió documental té una incidència positva en el compte de resultats de les organitzacions. És temps de crisi. És temps d´oportunitats.
Docufilos ha dit…
Me sumo al agradecimiento de Fernando por resumir la Jornada a los que no pudimos asistir.
Respecto al artículo me parecen muy acertados los puntos estratégicos donde se debe mover la comunidad archivística, sobre todo los dos primeros. Esto ahorraría, y lo digo por experiencia, "muchos años" de consolidación de un proyecto documental en una empresa grande. Y, aunque a muchos suene a chino mandarín, se podría aprovechar esta oportunidad para integrar las TIC y redes sociales como mecanismo de comunicación y visibilidad.
Para Alicia: no hay duda que la contextualización diplomática es la más completa posible y en eso hay acierto por parte de la ISO 30300. Es problema subyace en conocer demasiado bien el contexto ... y no poder realizar después las medidas de mejora. Querrán las empresas hacerse semejante psicoanálisis?
To Natasha: Absolutely agree with you!
Para Fernando: no hay duda que ante la falta de un "producto" para vender, lo que necesitamos argumentar es que nuestra gestión implica organización más precisa, simplificación de procesos y conocimiento transversal. Para ello necesitamos indicadores, indicadores e indicadores. Hay que ponerse manos a la obra en este sentido!
Per l'Albert: has fet un bon resum de tot plegat. M'adhereixo a reclamar a l'Associació d'Arxivers de Catalunya un posicionament actiu alhora de començar a establir contactes "professionals" amb altres sectors econòmics per mirar d'activar allò que des de fa temps veiem, però no sabem exactament perquè, no acaba de millorar del tot. Això és el que sempre m'ha sorprès més. Merci per participar!
Para Mónica: no hay duda que necesitamos ser proactivos y más listos que nunca. Vendemos mejora, pero necesitamos indicativos. En realidad, en nuestro trabajo ordinario, y gracias a nuestra visión transversal, reconocemos los errores en muchas partes y posibilidades de mejora evidentes. Pero algo hay que no acaba de funcionar para mejorar nuestra visibilidad. Quizás es un problema cultural de nuestro país, y ante eso hay que batallar mucho. Pero bueno, cada día somos más. Gracias por participar nuevamente!!
6TIC ha dit…
Primerament comentar que l'article és molt interessant i que ens hem sentit plenament identificats.

Som 6TIC (www.6tic.com) una empresa de nova creació formada per 4 diplomats en Biblioteconomia i Documentació que es dedica a la gestió documental per a empreses. Treballem implementant una eina de gestió documental anomenada Sharepoint de la casa Microsoft. Paral•lelament, també creem bases de dades per les empreses el programa Lightswitch.

Voldriem preguntar com està l'estat de la qüestió pel que fa a l'Associació d'Arxivers de Catalunya tenen contactes aamb altres sectors econòmics,escoles de negocis, associacions empresarials, cambres de comerç, ... En definitiva si ens podeu donar recolzament en aquest sentit doncs tot just estem començant i ens calen contactes i clients.

Tot i que nosaltres ja n’hem creat alguns indicadors propis, no estaria de més trobar la col.laboració d´experts que ens ajudin a quantificar com una bona gestió documental té una incidència positva en el compte de resultats de les organitzacions.

Gràcies

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