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Qué es una entidad de validación?

Así como el Mensaje parece el fundamento de la existencia de cualquier producto de información, para garantizar la capacidad representativa y para fundamentar su credibilidad se necesitan algunos complementos.

Uno de ellos es la llamada entidad de validación. No es estrictamente una unidad documental porque no puede vivir por sí sola y no tienen sentido sin el objeto de su validación. En todo caso la complementa. Existen tanto en el mundo analógico como en el electrónico y son fundamentales a la hora de dotar de credibilidad cualquier unidad documental, que, lógicamente, lo necesite. No son obligatorias, pero allí donde se necesitan han de soportar la presión de poder superar la prueba del tiempo. En entornos electrónicos, cada vez más, deberán existir para cualquier contenido digital. Son indispensables para garantizar las propiedades esenciales de cualquier documento y entre éstas contamos con las que permiten confiar en él (autenticidad o fiabilidad) y con las que permiten acceder (accesibilidad y usabilidad).

La entidad de validación por excelencia en entornos electrónicos es la firma digital. Técnicamente se puede definir como un mecanismo de codificación orientado a la constatación de la identidad de la persona que lo aplica y de la integridad (o no corruptibilidad) de la estructura de la representación documental. Legalmente se pretende que la firma electrónica haga la misma función de validación que cumple una firma autógrafa o delegada en los documentos en papel. Las dificultades técnicas de la firma digital no pasan por su aplicación, que es relativamente sencilla, sino por la gestión de los documentos firmados digitalmente. Las firmas autógrafas tenían la vigencia de la persona que firmaba, las digitales tienen vigencias reducidas que oscilan entre los 4 y los 10 años. A los efectos de la preservación digital, la firma se convierte en un inconveniente. La solución aportada por las agencias que certifican las firmas, es la resignatura periódica de los documentos mediante un sello de tiempo. No es una nueva firma atribuible al individuo que firmó inicialmente, sino un sello certificado por una agencia que constata que se ha refirmado bajo unas medidas de control consistentes. Sin embargo, resellar un documento periódicamente hasta el fin de los tiempos es un contrasentido que ninguna sociedad anterior, al menos desde época romana, se había planteado. Se necesitan otras soluciones para encarar la preservación digital de los documentos firmados electrónicamente.

Hay que añadir que cualquier firma digital viene soportada por un certificado digital emitido por una autoridad o agencia de certificación, que controla, gestiona y produce este elemento que permite dar más solidez a la firma electrónica. Así, la firma identifica a la persona (o la tarjeta de la persona) que firma, y el certificado, además, aporta la información necesaria para constatar que la tarjeta utilizada por aquella persona ha sido emitida por una autoridad competente y que su uso ha sido pertinente y adecuado.

Otras entidades de validación son posibles. Passwords, pins, un hash calculado, sistemas de reconocimiento biométrico, etc., se aplican totalmente o están en fase de desarrollo. El problema de cualquier entidad de validación es la manera como se demuestra que pertenece con certeza a la persona que dice que representa. Este inconveniente activa sistemas de control y medidas de seguridad, que en entornos electrónicos cada vez se hacen más complejos debido a su debilidad manifiesta ante el progreso constante de las operaciones de modificación y corrupción. En los próximos años veremos surgir muchos sistemas nuevos que permitirán validar con más consistencia o menos, cualquier contenido digital. Veremos sin embargo, cuál será su fortaleza y en qué elementos se fundamentarán para poder creer en esta validez. A los efectos de preservación, toda suma de complejidad tecnológica y sobre todo de medidas criptográficas, acudirán claramente en contra. Hay que pensar alternativas tecnológicas sencillas a pesar de asumir posibles riesgos de seguridad.

Existe una entidad que ejerce a la vez de unidad documental y de entidad de validación. Se trata del perfil documental, es decir, la relación del conjunto de elementos descriptivos que permiten la identificación unívoca de un documento electrónico. Su existencia se configura mediante un conjunto de metadatos que se asocian a una unidad documental y pasan a formar parte de él. En entornos electrónicos esta entidad es fundamental a fin de garantizar las propiedades esenciales de cada documento en el momento de su producción y en un futuro.

Decimos que también es una entidad de validación debido a que su completitud puede permitir verificar la credibilidad de la unidad documental. En ausencia de otras entidades de validación como firmas, certificados o passwords, su mera existencia con un mínimo de atributos completados puede permitir confiar en el documento electrónico que estamos evaluando.

El perfil documental pues, se convierte en el eje de cualquier preservación a largo plazo. Se asocia a la unidad documental, pero permite acrecentar su información con la incorporación extensible de datos adicionales relativos a eventos, personas que lo han usado, acciones de migración, etc.

Decimos que es unidad documental porque podría convivir sin el documento. Se podría eliminar el documento porque ha acabado su vida según prevé el calendario de conservación. Pero se podría preservar el perfil documental de ese documento como testigo de su existencia pasada, con una información mínima de contexto, estructura y contenido que permitiera reconocer su existencia a pesar de haber sido eliminado. Se trata de una entidad muy útil para disponer, por ejemplo, de un registro de unidades documentales eliminadas. El perfil documental es pues, un conjunto de metadatos que describen una unidad documental, pero también se puede entender, en sí mismo, como un metadocumento.

Hablamos de "entidad" y no de "unidad" de validación. Entendemos que si la validación es el fruto de una aplicación dinámica o interactiva y fruto de un proceso en realidad tratamos de un conjunto de unidades de validación que permiten dotar de fortaleza cada entidad de validación. Incluso, distintas entidades pueden configurar otra entidad superior de validación. Por ejemplo, la unión "firma digital" y "certificado digital" configuran una entidad de validación en su conjunto. No hay que confundir "entidad de validación" como entidad intelectual con "entidad de validación" como persona jurídica que certifica la verificación de documentos electrónicos.

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