dissabte, 9 d’abril de 2011

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

Las unidades documentales no son entidades intelectuales vacías. Están cargadas de propiedades que las significan. Entendiendo una propiedad como esa cualidad peculiar o característica, como aquel atributo esencial que identifica una entidad y la diferencia de otras, en el mundo de los documentos podemos hablar de tres tipologías concretas: las propiedades significativas, las esenciales y las legales.

Las propiedades significativas son aquellas características formales que permiten la representación inteligible de un documento. Han sido definidas por Andrew Wilson como las características de un objeto digital que deben ser preservadas con el fin de asegurar la accesibilidad, la usabilidad y su comprensión permanente, así como su capacidad para ser aceptadas como evidencia de lo que representa y transmite el documento. La Diplomática, a las propiedades significativas, las ha llamado tradicionalmente características intrínsecas y extrínsecas, y en la actualidad también las llama forma física y forma intelectual. Así pues, las propiedades significativas son las características de su representación, su aspecto y todo aquello que permita identificar la unidad documental de manera única.

De naturaleza más conceptual son las propiedades esenciales. Estas derivan de la adecuada disposición y determinación de la forma física e intelectual de los documentos, por tanto, de las propiedades significativas, y de la delimitación del concepto “esencia”. El proyecto de Andrew Wilson equipara las propiedades esenciales con el de “esencia”, mientras que nosotros creemos que son dos cosas distintas aunque complementarias. Si entendemos el documento como información registrada en un soporte y la esencia como un concepto metafísico, la esencia del documento sólo sería ser información registrada en un soporte. Si entendemos la esencia como un concepto diplomático, es decir, el documento es la representación de una función y de la autenticidad de la misma, el concepto de esencia varía. La esencia de los documentos es que sean considerados fiables y auténticos, no que sean sólo registrados, y eso pasa porque grabar no es una tarea imparcial o automática, se trata de una manifestación de voluntad, es una acción social. Es a partir de esta manifestación de voluntad que se derivan una propiedades significativas que significan esa entidad de forma unívoca y singular. Estas propiedades no son la esencia de la entidad en sí misma porque por si solas no son constitutivas de la necesidad de autenticidad de la misma. Nada es gratuito en un documento. Es por este motivo que diferenciamos las propiedades significativas de las esenciales. 

Nosotros pensamos que las propiedades esenciales de un documento son la fiabilidad, la autenticidad, la integridad, la identidad, la accesibilidad y la usabilidad. Son propiedades clave para la confianza en los documentos, la clave de la confianza en los sistemas basados ​​en documentos y, por tanto, la clave de la preservación a largo plazo de los documentos.

Cuando el documento es digno de confianza, fehaciente y nos lo creemos, entonces decimos que es fiable. Cuando el documento es y representa lo que dice ser y representar, es decir, que lo es, esto quiere decir que es auténtico, que se puede identificar una identidad y que es íntegro. Cuando el documento dispone de una forma física, de una forma intelectual completa y ha sido configurado con precisión y exhaustividad a partir de un procedimiento de elaboración pertinente, entonces el documento es íntegro. No hay menospreciar además que el soporte empleado tiene que ser resistente. La integridad no se reduce sólo a la representación. El documento es íntegro cuando está entero. Y está entero cuando tiene todo lo que tenía en el momento de su producción, así como todo aquello que se ha ido incorporando. Cuando el documento puede ser atribuido a un agente productor, cuando dispone de los atributos completos en la forma intelectual, cuando dispone de signos auténticos y certificados que lo verifican, entonces podemos demostrar su identidad: el documento es, pertenece, ha sido producido y / o recibido por esta persona. Cuando sé dónde encontrar el documento porque está bien custodiado y además su integridad aparece convenientemente preservada, entonces decimos que el documento es accesible. Además, cuando es inteligible al ojo humano y cuando es legible y representable por parte de una máquina, cuando puede ser entendido e interpretado, entonces el documento es usable.

Una vez verificadas las propiedades esenciales y determinadas las propiedades significativas de cada documento conviene verificar dos propiedades adicionales de origen contextual que llamamos propiedades legales. Estas son la certeza y la evidencia. 

Que un documento sea cierto es que hemos demostrado que existe, que es un elemento del mundo real. En entornos electrónicos sin embargo, su existencia no deja de ser una ilusión porque necesitamos de un hardware y de un software que lo representen. Como demostrar su certeza, su realidad? Es cuestión de confianza en la representación pero también en cuál es el origen de la representación: si se hace en un entorno seguro; si ha sido preservado de manera fiable; entre otros muchos aspectos. La certeza es una propiedad que aporta el sistema jurídico que cree en documentos y hace que los colectivos de personas que viven en él, se lo crean. Para poder hacerlo debe proponer entidades ciertas que sean verificables. Y por tanto, que una vez verificadas puedan ser certificadas. De hecho este es el origen de la acción administrativa de certificar: demostrar la existencia y validar la realidad de una acción jurídica. 

Una vez verificada la existencia de ese documento, entonces puede convertirse en evidencia. Una evidencia es lo que acontece clarividente al intelecto, pero sobre todo es lo que puede convertirse en "prueba". La certeza de la existencia del documento permite la capacidad de evidenciar una prueba de la acción jurídica realizada. Pero para que esto ocurra, es necesario que la legislación haya admitido la posibilidad de que una evidencia documental se convierta en prueba, y a la vez que el sistema judicial pueda hacer uso para verificar una realidad verdadera, pertinente y justa. Por este motivo decimos que tanto la certeza como la evidencia son dos propiedades que adquieren los documentos en el momento que entran a formar parte de un sistema jurídico, con unos sistemas judicial, legislativo y ejecutivo bien delimitados. Si esta concreción no la encontramos, si no hay un sistema que diga que el documento puede ser prueba, entonces el documento sólo es testigo de sí mismo, pero en ningún caso verificable ni su origen ni la naturaleza de su contenido.

Ante estas tres tipologías de propiedades, no hay una prioridad por una u otra, todas son igualmente importantes, todas son solidarias unas con otras, todas corroboran la validez de la información de los documentos y de los propios documentos. No se trata de marcar prioridades muy severas como hacen algunos proyectos donde, por ejemplo, la accesibilidad es el objetivo final o donde la autenticidad es la prerrogativa fundamental a preservar y demostrar en un futuro. Un documento poco íntegro puede favorecer la accesibilidad y la usabilidad, pero puede comprometer la autenticidad del documento. De igual manera si el documento no es suficientemente usable no hay manera de demostrar su autenticidad y su capacidad evidencial. Si el documento no se representa de alguna manera clara, no hay certeza certificable.

Dicho esto, sí es cierto que los esfuerzos actuales se están centrando preferentemente en tres de las seis propiedades esenciales: la integridad, la accesibilidad y la usabilidad. Son las propiedades más relacionadas con la parte "física" de los documentos electrónicos y en su representación. Sin estas capacidades activas, las otras propiedades más asociadas a la "confianza" y a la convención social, como son la fiabilidad y la autenticidad, son más difíciles de determinar. En cuanto a la identidad, es evidente que requiere de unos esfuerzos tecnológicos adicionales porque es la que está más expuesta a problemas de seguridad: suplantación de la identidad, poco respeto por la intimidad, desprotección de los datos personales, etc. Por este motivo han salido propuestas como la firma electrónica y por eso hay un interés muy activo en el que se aplique. La prueba la tenemos en que, a pesar de las importantes carencias a nivel de preservación, es la que está más regulada legalmente.

Cap comentari:

Publica un comentari a l'entrada