Vincle diplomàtic per a l'autenticitat documental

Tots els professionals del sector de l'Arxivística i la Gestió Documental coneixen el concepte de vincle arxivístic. Es tracta del nexe que relaciona de manera lògica i necessària la documentació que composa l'arxiu produït per un ens. A nivell de fons és la relació lògica existent entre les diferents sèries que contextualitzen cada una de les funcions i activitats realitzades per l'ens. A nivell de sèrie és la relació lògica entre cada una de les unitats documentals que la composen. I a nivell d'unitat documental composta és la relació lògica existent entre cada una de les unitats documentals simples que la composen i la fan considerar com a unitat. Aquesta relació lògica ha de ser demostrada i sovint no és fàcil de detectar. Diferents elements formals en els documents permeten la seva demostració: numeracions, codis de classificació, números de registre, etc. Tots aquests elements permeten demostrar que existeix una voluntat per part de l'ens productor de disposar d'una relació ordenada dels seus documents que sigui suficientment útil per a la seva localització i reutilització. El vincle arxivístic és un concepte acceptat i provat arreu.

Ara ens preguntem si existeix un vincle de tipus diplomàtic que completi el vincle arxivístic. Cal en primer lloc preguntar-se per a què el podríem necessitar un vincle així i què aportaria de diferent al vincle arxivístic. Creiem que la utilitat del vincle diplomàtic rau en què permet demostrar una relació lògica i solidària entre elements formals dels documents que ajuden a la verificació de la seva autenticitat. Per assolir aquest objectiu el vincle arxivístic serveix però no del tot. Serveix per posar en context cada una de les unitats documentals produïdes, i un cop verificades les seves interrelacions, demostrar una certa fiabilitat en el sistema de producció, preservació i conservació. Però no per aquest motiu demostraríem l'autenticitat documental perquè la constatació de la identitat d'un document no busca l'avaluació de la seva autenticitat, sinó la pertinença de formar part del fons del productor. Cal doncs, trobar el vincle diplomàtic que permeti constatar l'autenticitat dels documents que formen part d'un fons documental.

On es manifestaria aquest vincle diplomàtic i com el podríem constatar?

1.- Es manifesta en cada un dels elements que composen la seva forma intel·lectual, és a dir, en el conjunt de clàusules i fórmules utilitzades per a confeccionar un document original. Cada clàusula, signe o element formal, per petit que sigui, aporta un coneixement sobre el context, contingut i estructura del document. Cap d'aquestes clàusules ha estat gratuïta, totes acompleixen funcions específiques a l'hora de demostrar no només l'autenticitat, sinó tot el compendi de propietats essencials necessàries perquè un document pugui ser considerat complet, primer i efectiu.

2.- En entorns electrònics es manifesta en la relació existent entre el document pròpiament dit i el seu perfil documental. Contingut, context i estructura es trobaran descrits en el perfil documental a fi i efecte de disposar d'una constatació paral·lela al document original per a poder certificar l'autenticitat del document.

3.- Vincle diplomàtic és el que existeix entre el document i les seves unitats de validació. Cada unitat de validació és pertinent a aquell document i només en aquell. La constatació de la identitat i de la manca d'agressió sobre la integritat permetrà delimitar l'autenticitat d'aquell document, en el cas de les signatures electròniques. Les unitats de validació tanmateix, hauran d'estar documentades a l'interior del perfil documental per tal que qualsevol tecnologia criptogràfica o invalidant als efectes d'una llarga preservació, pugui ser sempre coneguda, tot i haver prescindit d'ella.

Forma intel·lectual, descripció autenticant i compromís solidari entre document i unitat de validació permetran una constatació fiable de l'autenticitat del document ara i en un futur. Si no hi ha vincle diplomàtic entre aquestes tres elements, la confiança en el document simplement es trenca.

Comentaris

Entrades populars d'aquest blog

The Nota - Anàlisi diplomàtica

L'Original "of the Nota" - Anàlisi diplomàtica

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos