Aquí, o foliamos todos o el expediente al río!

Cuando se menciona el concepto de "foliado" del expediente electrónico estamos hablando de la obligación determinada por el artículo 32 de la Ley 11/2007. El punto 2 de este artículo dice lo siguiente: "El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico". El expediente electrónico entonces, será un objeto digital formado por: (i) cada uno de los documentos electrónicos producidos según el procedimiento adecuado; (ii) la relación lógica y/o de prelación que exista entre ellos: (iii) las distintas firmas electrónicas que hayan utilizado; (iv) los metadatos de cada uno de los documentos electrónicos producidos más los propios de la contextualización del expediente. El objeto digital producido deberá ser configurado en XML, o así lo advertirán las Normas Técnicas derivadas del Esquema Nacional de Interoperabilidad. Éste embrollo tecnológico que obligará a más de uno de replantearse muchas de las opciones de gestión de agregados que se están aplicando en la actualidad, será útil a la interoperabilidad si todas las administraciones lo aplican. Sino, no. Desde el punto de vista diplomático, y en este caso también archivístico, nos planteamos algunas dudas al respecto.

Esta foto pertenece a mfriki en Flickr

La primera de ellas es cuándo se realiza el foliado? Durante la producción de documentos, en el momento en que el expediente finaliza o en el momento que el expediente pierde sus valores administrativos y entra en fase inactiva?

En los dos primeros casos aparecen más dudas. Si foliamos los documentos pertinentes al expediente, podemos compilar el hash de cada uno de ellos y mantener la relación de prelación entre documentos mediante metadatos de relación Record to Record. Por ejemplo: "este documento es anterior al siguiente", "el siguiente es posterior al primero y anterior al tercero", etcétera. De este modo garantizamos integridad con el hash y orden de prelación con las relaciones. Este sistema es útil en la fase activa o de valor administrativo de los expedientes.

El problema aparece cuando en fases semiactiva o inactiva, se aplican medidas de retención y eliminación de documentos en el interior de los expedientes. Las relaciones se rompen y los hashes se modifican. Aparece un expediente nuevo que ha recibido la intervención de records managers. Su credibilidad se vuelve presunta, al haber franqueado la integridad inicial. Los documentos, a nivel individual, si han tenido firma electrónica, pueden pervivir fiables, pero convendrá reconstituir nuevamente el expediente. Es más, seguramente el expediente original no será franqueable, y habrá que hacer otro. Como demostramos la autenticidad y fiabilidad del primero? Con metadatos de eventos?

Soldada que Cristóbal Marín concierta con Juan de Alarcón el 21 de septiembre de 1555
Detalle de foliación a lápiz realizada por Luís Agustín Hernández Martín.
Sin duda la opción más senzilla para un foliado parece ser cuando el expediente finaliza su vida administrativa y cuando ya se han aplicado medidas de retención y eliminación de los documentos que forman parte de este expediente. Este foliado será útil para la conservación de los documentos, y en este caso la compilación del hash de cada uno de los documentos puede ser un valor eficiente para preservar la integridad de los documentos. Igualmente el uso de metadatos de relación Record to Record.

De todos modos? Que sentido tiene foliar expedientes que en el mundo analógico ya no se folian? En el mundo analógico, la prelación de fechas (sin ser concluyente ni mucho menos) es la que marca el orden de los documentos y, por tanto, de las distintas transacciones que configuran un expediente. Todos estos argumentos parecen razonables y aplicables a los expedientes producidos por un procedimientos reglado. En los dosieres y agregados no sujetos a procedimientos reglados, mucho más creativos, que camino deberemos seguir?

Comentaris

archivistica ha dit…
En mi opinión, el índice electrónico tiene su sentido en la remisión del expediente a otra Administración, por ejemplo. Es decir, sirve para comprobar que el envío y recepción de todos los documentos del expediente es correcto.
Por tanto pueden generarse índices electrónicos durante la tramitación (es lo que en el sistema eBalduque del Ministerio de Industria denominan "subexpediente").
Además, una vez cerrado el expediente, el índice deja constancia de los documentos que lo forman.
Llegado el momento de la eliminación, en el caso que planteas de eliminación de determinados documentos del expediente, podrías generar un nuevo índice electrónico, si crees que es necesario.
Saludos
María José Aldaz
http://archivistica.blogspot.com/
Hola Maria José, gracias por tu comentario. Me pregunto si en estos casos que planteas el índice es opcional o es el ya existente en el cierre del mismo? És decir, se crea a demanda o se utiliza uno existente. Sin duda tiene sus funciones, no se pueden negar, pues ya que la ley obliga a ello, hay que pensar en estas utilidades. El problema subyacente de la indización de un expediente, creo y tal como se está planteando en las Normas Técnicas derivadas del ENI, es que bloquea el objeto digital creado y no permite su modificación. Todo correcto, por otra parte: más seguridad, integridad completa, autenticidad y fiabilidad más que presunta. Pero no permite la posible inclusión, ya no digo de documentos adicionales, sino de metadatos de eventos posteriores, de contexto archivístico, entre otras cosas. Te obliga a encapsular en un nuevo objeto con todo aquello adicional que queramos colocar. Bueno, no sé si esto es muy funcional o no. Habrá que verlo.
archivistica ha dit…
Hola Joan, la verdad es que yo (y creo que algunos más) andamos pensando hace tiempo en esto del índice electrónico.
El ENI se va a quedar corto, sin prever todas las posibles casuísticas que van a darse, como la sustitución de un índice electrónico por otro generado en un momento posterior, la necesidad o no de generar el índice en el momento de cierre del expediente...
Pero al fin y al cabo lo que le preocupa al ENI es la interoperabilidad y para la remisión de expedientes el índice electrónico cumple su función.
Luego ya veremos los archiveros cómo somos capaces de gestionar conversiones, copias de copias, índices y todo lo demás.
En la implementación de los metadatos, de acuerdo a esos metadatos "inmutables", pero eso no quita que existan cuantos metadatos sean necesarios, por ejemplo en el sistema de gestión de Archivo.
Bueno, no me enrollo más..
Anònim ha dit…
Joan, el nivell aquí és molt alt i la meua pregunta molt tonta, però és que m'estic tornant simple per moments: l'objectiu de l'índex (que d'altra banda, és un sumari, no un índex) és només per als casos d'interoperabilitat entre Administracions?

Interoperabilitat vol dir que jo els hi enviaré l'expedient? que podran accedir al meu sistema? No tenim ja models, com l'OAIS d'encapsulat que permeten provar que la transferència d'objectes digitals és segura? O estic barrejant conceptes?

Laura (Orenga)
Hola Laura,

1.- L'objectiu de la foliació és que tots els tràmits que generen unitats documentals simples produïts a l'interior d'un expedient tinguin un ordre de prelació que doti de fiabilitat el producte expedient final.

2.- L'expedient es crea amb un objecte digital que conté un índex amb la relació de tots les unitats documentals simples signades o no electrònicament. L'índex, es signa també electrònicament i a partir d'aleshores no podrà ser modificada la seva integritat.

3.- Això fa que, tot i haver salvat el tema de la preservació a llarg termini dels documents signats, amb l'aposició de signatures dettached, la signatura final de l'índex torna a crear un document amb dificultats de preservació.

4.- Un cop signat l'índex i tancat l'expedient i l'objecte, no pot tornar-lo a obrir i afegir metadades d'esdeveniments en fase semiactiva, per exemple.

5.- Un cop arriba a la fase inactiva, l'expedient només podrà ser encapsulat dins d'un nou objecte digital de preservació amb metadades PREMIS i METS.

6.- Interoperabilitat vol dir que podràs enviar una còpia de l'índex primer per veure si és el que necessiten. Vol dir que pot enviar una còpia de l'objecte digital expedient, que l'altra administració des d'un punt de vista lògic i tècnic podrà consultar. I vol dir que fins i tot l'altra administració podria continuar l'expedient, però en aquest cas l'índex el faria l'administració que el finalitzi.

7.- OAIS es permet tractar amb objecte digitals transferits a un repositori digital de documents inactius. En canvi la producció d'expedients es fa en fases actives o semiactives en entorns de producció no standaritzats per OAIS (no és el seu objectiu) sinó per les famoses ISO 15.489 i ara les ISO 30.300.

8.- Els sumaris per la bibliografia no?

Salut!
Anònim ha dit…
Molt aclaridor! Bé, en realitat hauré de meditar i pair les respostes.

És a dir, que tornaré a preguntar...

Moltes, moltes gràcies! Estic fent una gran promoció del blog!

Laura
Gràcies a tu Laura. Tu pregunta i a veure si et puc donar resposta, que la cosa no és massa fàcil! I gràcies per la promoció!

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