A voltes amb "document", "record" i "document d'arxiu"

És cert que es tracta d'un tema recurrent i que pot arribar a fer-se pesat, però encara ens trobem algunes situacions on la distinció entre un "document" i un "record" es manifesta de manera peculiar. Dins el nou coneixement que s'està derivant de l'aplicació de l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, ens trobem una comunitat d'usuaris que entén el "document" com qualsevol manifestació escrita en un entorn electrònic que no es trobi signat electrònicament i que no disposi de metadades. Per altra banda, el "record" s'interpreta com aquell document que ha estat signat electrònicament i que incorpora un perfil documental amb metadades de context, estructura i contingut. Aquesta distinció és purament funcional, adaptable a les necessitats de distinció entre les entitats intel·lectuals que es produeixen a partir de processos de negoci ben delimitats. Cada entitat intel·lectual, mentre està en fase d'elaboració, es troba en una versió no definitiva que encara no ha estat validada i, per tant, ha de ser entesa com a "document". En el moment en què la persona competent el signa electrònicament, s'entén que el document esdevé "record". Pel que fa a les metadades, s'entén que ja s'han anat incorporant al "record" mentres ha estat en fase de producció, tot i que també es poden considerar metadades que s'aportin a posteriori (per exemple, metadades que informin sobre els esdeveniments que succeeixin al voltant o amb aquest "record").

La distinció, insistim, és molt funcional i separa en dos entitats el que en realitat són els dos primers estats de transmissió de qualsevol document. El "document" seria l'esborrany o versió no final, i el "record" seria l'original. En el primer cas el document seria incomplet i inacabat, en el segon el record seria una entitat finalitzada, completa i amb capacitat de produir efectes jurídics.

Davant d'aquesta distinció tenen sentit en entorns electrònics les traduccions arxivístiques de "document" per document i de "record" per document d'arxiu? La distinció entre un document i un document d'arxiu rau en què el primer és inacabat i incomplet i el segon incorpora signatura electrònica i metadades? En certa mida podríem arribar a un acord i acceptar aquesta proposta, però aleshores molts arxius objectarien que en realitat un "document d'arxiu" no es caracteritza necessàriament per ser un "original", sinó per ser testimoni de l'activitat del seu productor, sigui una activitat finalitzada o no. El document d'arxiu pot incorporar les capacitats testimonials de documents no primitius, no complets i sense efectivitat jurídica. I en aquest sentit, s'inclourien tant els "documents" com els "records",  de manera que la distinció no tindria cap sentit.

Tot plegat també ens porta a tractar d'aquells entorns de producció on els processos de negoci no estan definits segons un procediment pautat, com ara les unitats de xarxa corporatives. Hem de tractar totes les entitats intel·lectuals codificades en binari com a "documents" incomplets i inacabats? Si és així, hem de pressuposar que poden generar una versió final i original que esdevingui "record". Aleshores, tots aquells documents que hi ha a les xarxes corporatives podrien ser eliminats i descarregar els servidors de bits innecessaris? Qui s'arrisca a eliminar tota aquesta documentació sense por? El problema rau en què existeix molta documentació electrònica que no disposa de signatura electrònica i ni molt menys té incorporades metadades (com a molt les quatre "propiedades" omplertes) que no poden ser considerades com a "records", segons la definició que s'aporta, però que en alguns casos poden ser documents amb capacitats testimonials a llarg termini. Ara bé, per a conservar aquestes capacitats testimonials i per a gestionar-los en entorns electrònics com haurem d'actuar? Els haurem de signar electrònicament i associar-hi metadades? Els arxius històrics del futur només acceptaran "records" o també acceptaran "documents" com a testimoni de tendències, probabilitats, possibilitats no reexides, propostes mai finalitzades o d'idees brillants que mai van esdevenir-se?

La proposta de "document" per versió no finalitzada o en fase de treball i de "record" per document signat electrònicament i metadades és útil, sempre i quan existeixi la signatura. Però aleshores hem de menystenir la possibilitat d'assignar altres tipus de validació sobre els documents que no impliquin signatura, com ara un simple càlcul de hash incorporat a les metadades, la traça d'un password o una simple mosca? El problema no rau doncs, en la definició o en els dos estats de transmissió que permet delimitar, sinó en la necessitat o no de signatura electrònica. La llei actual és restrictiva en aquest sentit i continua emulant principis antics.

I per acabar, el tercer estat de transmissió d'un document és la còpia. Una còpia és un "record" o un "document"? Diplomàticament podria ser un "document" (una entitat sense capacitat jurídica, d'ordre instrumental i merament informativa, per exemple) o un "record" (una còpia autèntica amb capacitat dispositiva). I en tots dos casos, possibles documents d'arxiu.

Comentaris

Entrades populars d'aquest blog

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

Evidencia, prueba y testimonio.

A la recerca del panellet autèntic!!