El document "in fieri"

Parlàvem al darrer post de la diferenciació entre document i record i de les dificultats per associar algun d'aquests conceptes al de "document d'arxiu". El post ha tingut diverses reaccions qüestionant el text i aportant punts de claror on la meva idea era confosa. Agraeixo tots els comentaris rebuts, que permeten perfeccionar idees i aportar major comprensió a les idees expressades. Aquest és l'objectiu d'aquest bloc, no pas el de ser doctrinari.

Una de les primeres conclusions extretes del debat suscitat amb el darrer post és que tant la Moreq2 com altres instàncies i textos legislatius accepten la diferenciació entre document entès com a esborrany de document i el record entès com el document original que és primer, complet i, per tant, pot provocar efectes jurídics. El que no s'ha acceptat és que tot document original ho sigui perquè disposa de signatura electrònica, cosa que celebro, tot i que és un tema que seguirà motivant converses. Davant la neta distinció entre document i record, volia afegir un concepte derivat del coneixement diplomàtic dels documents que pensem pot aportar elements d'anàlisi addicionals aplicables a la gestió documental.

[1] Es tracta del concepte document "in fieri" o, tal com ha transmès la literatura anglosaxona record "in fieri" (document "in fieri" per tant, és la nostra traducció de record "in fieri"). Definiríem el document "in fieri" com aquell que, mentre està en fase d'elaboració i no ha estat completat, està precisament "in fieri", és a dir, en fase de configuració o en procés. Seguint les definicions acceptades amb anterioritat, el document "in fieri" seria un document, és a dir, un esborrany. Ara bé, si analitzem l'origen terminològic hem de dir que el document "in fieri" entès com un record "in fieri" està definint aquell document que s'està elaborant perquè esdevingui un original amb plena capacitat jurídica. Aquí detectem la subtil diferència entre (i) l'esborrany pur i dur, el que en àmbit anglosaxó es tradueix com a draft, (ii) el document instrumental que no requereix validació manifesta, i (iii) el document que s'està elaborant per a produir un record, que anomenarem document "in fieri" o record "in fieri". Un esborrany és un document fet per a prendre notes, un document instrumental és un record a tots els efectes però sense necessitat de validació, i el document "in fieri" és la versió que es considera més òptima per a desenvolupar el record final. Aquesta distinció és identificable si parlem de unitats documentals simples. Què passa amb les unitats documentals compostes com ara els expedients?

Podem dir que quan ens trobem amb un expedient finalitzat, tots els documents que en formen part de manera completa (eliminats els esborranys i versions innecessàries) poden ser tractats com a records. L'expedient en aquest cas és un agregació de documents originals, interrelacionats entre ells per una relació ajustada de causes i conseqüències documentades, on hi ha intervingut un conjunt d'agents en unes dates delimitades entre la data d'obertura de l'expedient i la data de tancament. Tots els documents que en formen part doncs, han de ser records. Tots els documents que han permès l'elaboració de records o bé que només tenen un carácter instrumental sense una necessitat específica d'esdevenir evidència, referència o amb necessitat de validació, són documents eliminables. Des d'aquest punt de vista per tant, el concepte de document "in fieri" només s'aplicaria als documents que estan en fase d'elaboració per esdevenir records i no s'aplicaria als documents destinants a ser només documents d'ordre instrumental. Així, un expedient obert aglutinaria documents "in fieri", amb records ja finalitzats, esborranys documentals i possibles documents instrumentals que no requereixen validació. A mida que els tràmits es van desenvolupant i finalitzant, només quedaran els records finalitzats.
[2] Existeix un altre entorn on el concepte "in fieri" pot ser d'aplicació. Es tracta d'aquelles entitats intel·lectuals fonamentades en una base de dades. En aquests casos els documents "in fieri" son aquells documents potencialment reelaborables a partir de la invocació d'un seguit de dades d'aquesta base de dades i que recobren "vida" en una nova representació. Són documents potencials, que poden ser produïts de nou i en qualsevol moment a petició d'una part. En certa mida, es manté l'antiga tradició dels protocols notarials on es preservava una breu informació sumària sobre un acte jurídic, que podia produir un nou document en qualsevol moment en què una part ho sol·licités, als efectes de disposar d'una còpia autèntica, d'una restitució documental per la pèrdua del primer original, entre moltes altres possibilitats. L'assentament registral, en aquest cas, era un document "in fieri" i, de la mateixa manera, un assentament registral en entorns electrònics disposat en  qualsevol base de dades actual fa la mateixa funció.

[3] Un altre entorn possible on aplicar aquest concepte és quan parlem d'entitats dinàmiques, experiencials o interactives. Els documents, en aquests casos, estan en permanent elaboració i no tenen en la seva natura una necessitat específica de fixació o estabilització. En aquest cas no podem parlar obertament de documents o d'esborranys de documents, perquè cada modificació, en realitat, configura una nova entitat documental diferent a l'anterior i no per això, més completa. En tot cas l'entitat està més plena, però no és condició de la seva natura ser plena per ser més completa. En aquest sentit, pensem que parlar de document "in fieri" per definir aquestes entitats pot ser útil i pràctic. Només en un moment final, amb una voluntat estabilitzadora, podríem parlar de records. Sense que, per altra banda, sapiguéssim quan aquest record s'esdevindrà de manera definitiva. Podríem fins i tot precisar que aquestes entitats dinàmiques són records "in fieri" pel fet que la necessitat d'elements de seguretat addicionals que permetin controlar la formació d'aquest document i l'existència de constants moments de validació de les dades compilades, doten a aquesta entitat documental la propietat de l'evidència, la capacitat de referència i la presumpció de fiabilitat i autenticitat.

Comentaris

Entrades populars d'aquest blog

The Nota - Anàlisi diplomàtica

L'Original "of the Nota" - Anàlisi diplomàtica

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos