Vés al contingut principal

Agents productors de documents electrònics

Atès que la Diplomàtica pretén demostrar i preservar l'autenticitat dels documents tradicionals i electrònics, convé determinar amb precisió qui és l'autor de cada document. Autor és en molts casos sinònim de responsable. Ara bé, veurem que aquesta responsabilitat es pot acabar distribuint en diferents persones. En entorns electrònics, la delimitació de l'autor del document s'ha orientat a l'anàlisi de la signatura electrònica i del certificat que li dóna suport. En aquest instrument hi podem trobar totes les dades fiables que ens permetran imputar la identitat del responsable de l'acció jurídica transmesa de manera documentada. O com a mínim la responsabilitat de la persona que va signar. Tanmateix considerem que aquesta constatació és feble i que calen més elements de control. En un entorn de producció burocràtic hi solen participar diferents agents. Pensem que val la pena fer un repàs dels possibles agents que participen en la producció de documents amb l'objectiu de millorar la fiabilitat dels productes d'informació que generem i amb la intenció de poder imputar les responsabilitats d'una manera més justa i completa.

Així, els possibles autors que participen en la producció de documents són: l'autor intel·lectual, l'autor de l'acció jurídica, l'autor material.

Autor intel·lectual (Creator): L'autor que motiva l'acció jurídica, que li dóna suport i que li atorga validesa amb la seva pròpia presència en el cas d'instàncies públiques. Arxivísticament es pot associar al productor, és a dir, a la persona física o jurídica responsable d'un fons documental. En el cas d'una Administració pública, l'autor intel·lectual és un Ajuntament, una Diputació, un Govern Autonòmic,  un Estat, un Consorci, una Mancomunitat, etc. En el cas de l'empresa privada, qualsevol entitat amb personalitat jurídica pròpia. Les persones físiques a títol individual o com a col·lectiu de persones físiques poden ser autors intel·lectuals. L'autor intel·lectual en definitiva, és l'autor en nom del qual es fa un document.

Autor de l'acció jurídica (Author): L'autor que fa l'acció jurídica que es materialitza mitjançant un document. En la majoria de casos coincideix amb l'autor intel·lectual, però a vegades no. L'autor que manifesta la voluntat de realitzar una acció jurídica és el responsable primer del document. Pot redactar físicament el document o delegar aquesta funció en un autor material. L'autor de l'acció jurídica pot ser una o més persones físiques, o una o més persones jurídiques. L'autor doncs, pot ser individual o col·lectiu.

Autor material (Officer): L'autor que executa i produeix el document. En el cas d'unitats documentals simples, l'autor material pot ser un. En el cas d'unitats documentals compostes, els autors materials poden ser més d'un. En aquest cas, informar sobre la totalitat dels autors materials dotarà, de ben segur, d'una major fiabilitat al producte final. L'autor material no té perquè ser la persona que signa el document, el qual segurament serà l'autor de l'acció jurídica. També es pot esdevenir que l'autor material i l'autor de l'acció jurídica siguin la mateixa persona. I fins i tot ens podem trobar que les tres autories que estem analitzant siguin assumides per una sola persona. És qui confecciona la forma física i intel·lectual dels documents, per aquest motiu pot rebre el nom de redactor (writer). Tanmateix en entorns electrònics els documents no tenen perquè ser sempre "escrits". Per aquest motiu hem preferit optar preferencialment per la persona amb la competència, treballador laboral o funcionari, que executa el document.

En funció de la complexitat de l'òrgan productor les tres autories poden coincidir en un sol agent o bé repartir-se la competència per a produir els documents en tres o més agents. El més important a retenir és que l'autoritat i la identitat sobre els documents produïts no pot recaure exclusivament en la persona signatària que valida en darrera instància el document, sinó en la xarxa d'agents que interactuen per a produir el document. Aquesta solidaritat en les responsabilitats dota de major fiabilitat els documents, això és inqüestionable, i permet a totes les partes la confecció de documents acurats, complets i amb capacitat efectiva.
A part d'aquestes tres autories podem trobar altres agents que participen en la producció de documents electrònics. Es tracta de l'originador i del recopilador de dades.

Originador (Originator): Els documents electrònics poden ser produïts en el sistema propi o rebuts per via telemàtica o electrònica. En aquest segon cas, l'originador serà la persona titular del correu electrònic des d'on s'ha enviat el document. D'aquesta manera es perfecciona el coneixement de les responsabilitats sobre el document transmès. L'originador pot coincidir o no amb l'autor intel·lectual que l'ha produït en el sistema extern. Per aquest motiu, convé clarificar l'origen i la provinença del document electrònic. Més fiabilitat i més elements d'anàlisi per a verificar una autenticitat plena en el document.

Recopilador de dades: En entorns on es compilen dades mitjançant formularis, les quals poden acabar produint documents, la delimitación del recopilador de les dades pot ser útil. En ell recau la responsabilitat d'una recollida de dades de qualitat que permetran, en segona instància, la producció de documents de qualitat, acurats i sense errors ni contingents ni decisius. No és exactament un "autor material" perquè no està, d'entrada, confeccionant documents. Ara bé, de la seva tasca dependrà el poder realitzar-los o no.

No cal oblidar el beneficiari o destinatari de l'acció jurídica.

Destinatari (Addressee): Es tracta de la persona beneficiària de l'acció jurídica o qui en rep les conseqüències. Pot ser una persona física o jurídica, individual o col·lectiva. El seu arxiu custodiarà el document produït.

La Diplomàtica dels documents electrònics contempla aquestes cinc figures. Ara bé, la seva delimitació es pot realitzar de manera organitzada i, fins i tot estandaritzada. Hi ha tres elements que convé tenir en compte: (i) els agents estan distribuïts segons un organigrama; (ii) pocs organigrames reflecteixen amb precisió la distribució real de les competències; (iii) l'associació de les competències a una o més sèries documentals en producció. En una bona dialèctica entre organigrama, quadre de competències i quadre de classificació documental trobarem l'encaix més fiable de les responsabilitats en la producció documental. Per a fer això cal definir molt bé el quadre de seguretat i accés a la documentació de l'organització. En aquest sentit pot ser útil recordar que els agents productors es poden dividir en àrees d'usuaris, grups d'usuaris i individus singulars. Mireu-vos la nostra proposta de quadre de seguretat i accés, i la gestió proposada pels agents productors.

La figura dels agents apareix al conjunt de metadades proposades per PREMIS, per ser un dels elements fonamentals a preservar per les responsabilitats associades a l'autenticitat dels documents. Aquest vocabulari, tot i que admet que no es troba en els seus objectius la determinació de tots els possibles agents, sí que aporta un element innovador. Contempla com a agents possibles "persones", "organitzacions", però també entitats que poden actuar com a agents, com ara esquemes que han estructurat de manera estandaritzada aquestes figures, per exemple MARC, vCARD, MADS, entre altres. Aquests esquemes estandaritzen una fitxa d'identificació de cada agent possible que permet el seu reconeixement de manera homogènia allí on s'apliquen.

La MoReq2 tampoc tracta amb detall el tema dels agents, però aporta en canvi la menció a un agent fonamental des de la prespectiva de la custòdia dels documents produïts:

Agent responsable de la custòdia (Custodian): És la persona o unitat organitzativa que està en disposició d'un o més documents. No és pas un agent productor, és simplement un gestor preservador dels documents que permet el seu retrobament i reutilització. La responsabilitat recau tan als custodis de "documents" com de "records". Una bona custòdia dels documents també incideix en una fiabilitat més gran del sistema de gestió de documents, a més de ser una acció preventiva de cara a la preservació de l'autenticitat d'aquests.

Una problemàtica associada als agents és la dels drets de propietat intel·lectual que les seves intervencions poden disposar. No es tracta simplement d'executar accions jurídiques documentades, en alguns casos la confecció de documents acumula drets que convindrà preservar segons la legislació vigent. Aquest però, és un tema que caldria analitzar amb més detall.

Comentaris

Entrades populars d'aquest blog

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

Las unidades documentales no son entidades intelectuales vacías.Están cargadas de propiedades que las significan.Entendiendo unapropiedadcomo esa cualidad peculiar o característica, como aquel atributo esencial que identifica una entidad y la diferencia de otras, en el mundo de los documentos podemos hablar de tres tipologías concretas: las propiedades significativas, las esenciales y las legales.
Laspropiedades significativasson aquellas características formales que permiten la representación inteligible de un documento.Han sido definidas por Andrew Wilson como las características de un objeto digital que deben ser preservadas con el fin de asegurar la accesibilidad, la usabilidad y su comprensión permanente, así como su capacidad para ser aceptadas como evidencia de lo que representa y transmite el documento.La Diplomática, a las propiedades significativas, las ha llamado tradicionalmente características intrínsecas y extrínsecas, y en la actualidad también las llama forma física y f…

Evidencia, prueba y testimonio.

Una de las innovaciones de la traducción española de las ISO-30300 y 30301 es el uso extendido del concepto "evidencia", denostando los clásicos "prueba" o "testimonio". Es una consecuencia natural de la progresiva adopción de los conceptos anglosajones en el vocabulario de las ciencias de la información. Otra consecuencia es precisamente esta: incluir en las ciencias de la información, otras disciplinas que hasta hace poco años era auxiliares de la historia, como la diplomática o la misma archivística. Es una tendencia marcada por las necesidades de nuestra sociedad y no es imputable exclusivamente a exigencias de mercado. El caso pues, del concepto "evidencia" es una conquista más de esta nueva manera de ver las cosas. En ningún caso, nos parece mal.
Pero sí que es cierto que en las comunidades de uso con una larga tradición basada en el derecho romano (hablo de países europeos no anglosajones) la aparición del concepto "evidencia" …

A la recerca del panellet autèntic!!

Quin és el panellet més autèntic? Quin és l'original? Aquesta és la petita recerca que hem realitzat durant aquesta setmana i que malauradament no donarà resposta al dubte més manifestat: de moniato o de patata? Aquest tema no té resposta, tants productors, tantes opinions. El que farem en aquest post és observar quines estratègies se segueixen per "vendre" com a autèntics i, per tant, com a millors, diferents autors de receptes de panellets. 
Ara us preguntareu? Què té a veure amb la Diplomàtica aquest assumpte? Si seguim escrupulosament la teoria no hi ha raons ni natura jurídica en una recepta de panellets. Tanmateix, sí que podem observar com s'utilitzen mecanismes propis dels documents de natura jurídica per dotar d'autoritat i de credibilitat aquestes propostes. L'autenticitat, entesa com a un valor de qualitat, obliga a utilitzar tots els mecanismes a l'abast i què millor que fer-ho amb les estratègies típiques dels documents de natura jurídica? P…