Els excessos de l'Accés

Arran d'un curs sobre "Com realitzar quadres de Seguretat i Accés" que hem realitzat aquestes darreres setmanes amb la Laura Orenga, arxivera del Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya, i gràcies a l'Associació d'Arxivers de Catalunya que l'ha promocionat, ha sorgit la necessitat de definir alguns conceptes que, si bé semblen sabuts i interioritzats, costa a vegades utilitzar adequadament en els moments necessaris. Els conceptes són els d'Accessibilitat, Accés, Règim d'Accés, Règim de Seguretat o Protecció de dades personals. Una de les funcions de la Diplomàtica és definir una terminologia que permeti la comprensió dels components interns dels documents. Uns d'aquests components són les anomenades propietats essencials o significant properties dels documents. Una d'elles, a més, és pròpiament l'Accessibilitat. Per aquest motiu hem volgut aportar la nostra opinió sobre tota aquesta terminologia amb la voluntat d'aportar més claredat a l'assumpte. L'altra cosa és que en siguem capaços. Anem-ho a provar.

Segons la Diplomàtica, l'Accessibilitat és una propietat essencial o significativa de qualsevol document, la qual permet que aquest sigui usable i estigui disponible amb plena integritat. Això vol dir tres coses:

1.- Que puc fer servir el document, per tant que és intel·ligible a l'ull humà i que, en un entorn electrònic, també és llegible per part d'una màquina. Convé precisar que en un entorn no electrònic, on tractem amb documents analògics, l'ajuda d'una màquina no és imprescindible. També cal dir que perquè sigui intel·ligible a l'ull humà en un entorn electrònic, la màquina l'ha de saber llegir però també representar adequadament.

2.- Que el tinc a disposició del què necessito, en el moment precís en què el necessito.

3.- Que el tinc complet. La completesa es pot considerar de dues maneres: o bé que tinc el document tant complet com ho era en el primer moment en què es va fer (això admet la possibilitat d'accedir a esborranys, versions o documents instrumentals que no necessàriament han d'estar acabats o en fase d'original), o bé que tinc el document tant complet com ho era en el primer moment i a més a més, amb totes les metadades d'esdeveniments i de preservació que s'han anat afegint a mida que el document ha estat utilitzat, gestionat o tractat arxivísticament.

L'Accessibilitat, per tant, permet que la persona pugui gaudir del dret democràtic d'accés a una determinada informació que li ve conferit per l'article 105 de la Constitució. Però per altra banda, pressuposa que, un cop verificat la possibilitat de gaudir d'aquest dret, existeixin uns mecanismes que permetin l'accés físic a l'unitat documental i al seu contingut.

Això fa que en realitat existeixin dues accepcions possibles del concepte Accés i que se'n derivin dues de Règim d'Accés, entès com el conjunt d'elements que afavoreixen l'acompliment d'aquesta possibilitat per part de l'usuari.

Accés [1]: El dret democràtic d’una persona a accedir a una determinada informació. De la que se'n deriva una de Règim d’Accés[1]: Règim que regula el grau d’accés a la informació que poden gaudir les persones físiques i jurídiques.

Accés[2]: La possibilitat o l’acció de disposar d’una informació existent en un fitxer (o també entès com a document electrònic o no, o com a conjunt de dades). D'aquesta també se'n deriva una segona accepció de Règim d’Accés [2]: Conjunt de mesures de control de seguretat derivades d'un Règim de Seguretat aplicat als documents i ales dades.

L'Accessibilitat doncs, ens permet accedir a documents, al seu contingut i a la compilació de dades que els fan possibles. Dins d'aquestes dades hi hauria les dades de caràcter personal que gaudeixen d'un règim legislatiu que en regula l'accés de manera determinada i més concreta.

Podem definir les Dades de caràcter personal com aquelles que conjuntades amb d’altres poden aportar informació relativa a la intimitat i a d'altres aspectes relacionats amb un individu que requereixen una protecció especial i no són de difusió lliure. En aquest sentit la protecció cal entendre-la com una especificació del Règim d’Accés [1] i de l'aplicació d'un Règim d'Accés [2] amb unes mesures de control que cal aplicar en funció de l’existència o no d’aquest tipus de dades.

Existeix una apreciació complementària a l'Accessibilitat que cal recordar i no oblidar. Es tracta de la capacitat del document de ser usable i disponible amb plena integritat, amb el mínim de barreres possibles. Aquesta especificació de la definició s'adreça a afavorir l'accés a col·lectius amb minusvalies i s'acostuma a associar a entorns web. Per la Diplomàtica un lloc web pot ser considerat com una unitat documental composta per diferents pàgines web.

L'esforç terminològic per poder ubicar els conceptes Accessibilitat i Accés en tot moment de manera adequada, demostra les possibilitat de confusió que ens podem trobar quan n'estem definint els principis, les aplicacions pràctiques, els usos o els abusos de les mesures de control, entre tantes altres variants. Les dificultats d'accés als conceptes clars i concisos ens impedeix sovint parlar un vocabulari comú entre els diferents sectors implicants en la Seguretat i l'Accés als documents. Perquè no fem l'esforç de dir les coses de manera més simple?  

Comentaris

Andreu Gurrera ha dit…
A mi m'interessa, és més, pots fer-nos arribar el material referent al curs? suposo et refereixes al curs "Com es fa un quadre d'accés a la documentació" publicat a l'AAC; vaig estar mirant de fer-lo, però els horaris (a banda dels preus) no acompanyaven per als estudiants de l'ESAGED...
Hola Andreu. Pots consultar el material del curs que vàrem fer a la nova pàgina: Diplomàtica i Gestió Documental, o al link: http://www.slideshare.net/JoanSolerJimnez/com-es-fa-un-quadre-de-seguretat-i-accs
Andreu Gurrera ha dit…
mercès!!
just acabo de crear una criatura, res, un marrec,...
miro d'alletar-lo degudament...
http://andreugurrera.blogspot.com/
Salutacions!

Entrades populars d'aquest blog

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

Evidencia, prueba y testimonio.

A la recerca del panellet autèntic!!