Vés al contingut principal

El Perfil Documental: el document, les seves circumstàncies i els seus límits

Motivada per una traducció ràpida del concepte Record profile utilitzat pel projecte InterPares 1, que a la vegada deriva d'una traducció de l'expressió italiana Profilo documentario, ha arribat a la Diplomàtica en català i castellà el concepte de "Perfil documental". Amb aquesta expressió, que encara no ha fet una especial fortuna en el llenguatge professional d'arxivers, gestors documentals, gestors de la informació o informàtics, s'amaga el que comunament es coneix com a "Esquema de metadades".

El Perfil documental, en rigor, és aquell conjunt de metadades que permeten compilar un seguit d'atributs relatius al contingut, al context i a l'estructura d'un document electrònic. Dins els atributs de contingut podem trobar aquella informació relacionada amb l'objectiu, missió i identitat del document; els atributs de context situen en l'espai, el temps, l'entorn de producció, l'usabilitat i les possibilitats d'accés del document; els atributs d'estructura referencien les seves característiques físiques i intel·lectuals, la informació relacionada amb l'entorn electrònic que es pot utilitzar per a la representació del document, entre altres coses. De fet un Perfil documental, tal com l'estan entenent i aplicant les diferents ciències, pot ser tant obert i extens com es vulgui, amb una capacitat expansiva sense límits. I aquest és el principal defecte del propi perfil.

L'origen del Perfil documental, però, no es troba amb l'aparició dels documents electrònics. És molt anterior. De fet qualsevol anotació que es realitzés, de manera addicional, al costat, a l'interior, al dors d'un pergamí documental, posem per cas, es podia considerar un protoperfil documental. Qualsevol anotació realitzada amb posterioritat a l'elaboració del document, que aportés informació relativa al seu contingut, al seu context de producció o arxivament o a les seves característiques estructurals, es podia considerar informació de perfil. La característica fonamental a recordar d'aquesta pràctica antiga és que la informació de perfil es trobava físicament ubicada en el mateix document i no de manera separada o autònoma.

El Perfil documental, per tant, és una anotació del document original, associada física o lògicament al propi document. Sense document no hi ha perfil possible, sense perfil ens manca informació important d'origen contextual relativa als usos o al contingut del propi document. El Perfil documental és solidari del document i l'ajuda a comprendre, a contextualitzar, a explicar, a preservar i a constatar-ne la seva autenticitat i fiabilitat. És, als ulls de la Diplomàtica, un element prioritari.

Com ens el trobem actualment en entorns electrònics? El trobem configurat dins l'entitat intel·lectual anomenada objecte digital. Aquest ve conformat per un document, més un format de dades, més un conjunt de metadades. És el concepte Contingut [3] que vàrem analitzar fa uns quants dies en aquest blog. Aquest objecte digital aglutina el document pròpiament dit, les seves circumstàncies de producció, gestió i eventual arxivament, i la seva codificació en format binari.

Les circumstàncies de producció, gestió i eventual arxivament configuraran el seu perfil documental. Un perfil que haurà de ser tant complet com sigui possible, d'igual manera que demanem als documents que siguin complets perquè puguin produir efectes. Haurà de ser clarivident, accessible i usable a l'ull humà i a la màquina. I, per sobre de tot, haurà de ser inexcusablement pertinent al document que s'associa. Perquè en entorns electrònics, disposar el perfil físicament en el document és difícil, i per tant anirà associat. En cap cas, com hem dit, ni separat ni autònomament disposat.

I amb aquesta reflexió arribem de nou, al problema del perfil que hem apuntat al principi. Fins on ha d'arribar aquest perfil? Quins són els límits informatius d'aquest perfil? Diplomàticament diríem que els límits es troben en el propi document i en aquells altres documents als quals pugui fer referència o estigui associat indefectiblement a l'interior d'una unitat documental composta, per exemple. Però aquest apunt procedent de la Diplomàtica clàssica és precisament un dels més criticats a aquesta ciència. Els paradigma actual d'hipertextualitat, els objectius dels webs semàntics, de les ontologies informàtiques, dels llenguatges RDF, OWL, etc., apunten a unes xarxes d'atributs que, de manera solidària i sobretot extensíssima, poden informar sobre un context fins a l'infinit. Tanmateix, aquest és també un dels problemes d'aquests paradigmes, cada ontologia és una possible interpretació del document, i per tant, també podrien aquestes ontologies ser inacabables.

Això em fa pensar en aquelles persones que volen explicar-te una cosa i comencen a recordar elements contextuals que van afegint per la via de l'oració composta coordinada o iuxtaposada, i que no acaben de concretar mai allò realment rellevant del discurs que volen transmetre. Amb perfils documentals extensos, i per tant, amb esquemes de metadades extensos, ens perdem per les branques de la descripció. Volem ser tant analítics, que perdem les virtuds de la síntesi i del propi document, que va ser fet només amb una intencionalitat concreta i pertinent i no per a altres coses. Descriure per la via d'un perfil documental és interpretar. I interpretar té uns límits, sinó derivaríem la intepretació documental cap a principis relativistes, post-moderns i creatius, que ens farien perdre la vista i el control sobre aquest. Amb els nous llenguatges descriptius polim fins a la sacietat la forma, però correm el perill d'oblidar el contingut.

Comentaris

Anònim ha dit…
Joan,

Només felicitar-te per la iniciativa d'aquest bloc, que no només aporta un plus important a la professió, sinó que t'obliga a tu a endreçar i plasmar conceptes i idees molt sovint difícils de desgranar. I a més a explicar-les. Una molt bona feina i un molt bon professional.Felicitats.


Salut i blocs!

Joan Pérez Ventayol
Gràcies Joan. Com bé saps no és gens fàcil explicar segons què, però d'aquesta manera es posa a sondeig de les persones que ho llegiu i la vostra opinió permet perfeccionar-les o descartar-les. Salut company!

Entrades populars d'aquest blog

Propiedades significativas, esenciales y legales de los documentos

Las unidades documentales no son entidades intelectuales vacías.Están cargadas de propiedades que las significan.Entendiendo unapropiedadcomo esa cualidad peculiar o característica, como aquel atributo esencial que identifica una entidad y la diferencia de otras, en el mundo de los documentos podemos hablar de tres tipologías concretas: las propiedades significativas, las esenciales y las legales.
Laspropiedades significativasson aquellas características formales que permiten la representación inteligible de un documento.Han sido definidas por Andrew Wilson como las características de un objeto digital que deben ser preservadas con el fin de asegurar la accesibilidad, la usabilidad y su comprensión permanente, así como su capacidad para ser aceptadas como evidencia de lo que representa y transmite el documento.La Diplomática, a las propiedades significativas, las ha llamado tradicionalmente características intrínsecas y extrínsecas, y en la actualidad también las llama forma física y f…

Evidencia, prueba y testimonio.

Una de las innovaciones de la traducción española de las ISO-30300 y 30301 es el uso extendido del concepto "evidencia", denostando los clásicos "prueba" o "testimonio". Es una consecuencia natural de la progresiva adopción de los conceptos anglosajones en el vocabulario de las ciencias de la información. Otra consecuencia es precisamente esta: incluir en las ciencias de la información, otras disciplinas que hasta hace poco años era auxiliares de la historia, como la diplomática o la misma archivística. Es una tendencia marcada por las necesidades de nuestra sociedad y no es imputable exclusivamente a exigencias de mercado. El caso pues, del concepto "evidencia" es una conquista más de esta nueva manera de ver las cosas. En ningún caso, nos parece mal.
Pero sí que es cierto que en las comunidades de uso con una larga tradición basada en el derecho romano (hablo de países europeos no anglosajones) la aparición del concepto "evidencia" …

A la recerca del panellet autèntic!!

Quin és el panellet més autèntic? Quin és l'original? Aquesta és la petita recerca que hem realitzat durant aquesta setmana i que malauradament no donarà resposta al dubte més manifestat: de moniato o de patata? Aquest tema no té resposta, tants productors, tantes opinions. El que farem en aquest post és observar quines estratègies se segueixen per "vendre" com a autèntics i, per tant, com a millors, diferents autors de receptes de panellets. 
Ara us preguntareu? Què té a veure amb la Diplomàtica aquest assumpte? Si seguim escrupulosament la teoria no hi ha raons ni natura jurídica en una recepta de panellets. Tanmateix, sí que podem observar com s'utilitzen mecanismes propis dels documents de natura jurídica per dotar d'autoritat i de credibilitat aquestes propostes. L'autenticitat, entesa com a un valor de qualitat, obliga a utilitzar tots els mecanismes a l'abast i què millor que fer-ho amb les estratègies típiques dels documents de natura jurídica? P…